人事檔案審核中的問題與探析

韓一紅

人事檔案記載個人的基本情況，歷史地、全面地反映個人的成長、學習、工作經歷，體現個人的基本誠信，是組織部門干部考查和個人工資、職稱晉升的依據。人事檔案是由一份份材料組成，這些材料除所學習、工作過的單位形成的以外，大部分還是經個人之手形成的。個人所填的形成檔案的材料將體現個人的歷史。就是說你是什么樣的人有什么樣的經歷大部分是你自己所“說”的。在我校2015年的全國干部檔案專項審核工作中，經審千余份檔案，發現好多問題是個人“有意”“無意”間造成的。本文以一個檔案工作者的身份，從檔案主體的角度來探析個人形成的檔案材料的問題（本文所述都以干部檔案為例），希望對個人在形成檔案材料時有所啟發，避免出現自己否定自己的情況。

一、經個人手形成的檔案材料

人事檔案的內容主要分為十大類，除第五類政審材料、第八類違反黨、政紀、國法材料和第九類里的工資材料及任免材料、第十類其它材料如體檢報告、報到證等不經個人形成外，其它大部材料中都有全部或部分是個人所填寫。第一類履歷材料。主要是干部履歷表和屬于履歷性質的登記表等材料。其中干部履歷表的填表說明里就明確要求“由本人實事求是地填寫”。干部履歷表可以說是截止填表時間干部檔案的簡縮表，內容包括經歷、學識，能力、社會關系等比較全面。第二類自傳、報告個人有關事項材料。此類從類名就可知是個人所寫。第三類考察、考核、鑒定、審計材料。此類主要是個人的年度考核，每年一填，比較能反映一個人的詳細經歷及所取的成績。第四類學歷、學位、職稱、培訓等材料。此類材料主要是學習、工作或培訓過的學校、單位所形成，但個人基本信息部分大都還是個人自填。第六類加入黨團材料的申請部分是個人所填寫。第七類獎勵材料里的姓名、出生年月等基本信息也是個人填寫。第九類里的出國（境）材料和代表登記材料部分也是個人所填。

二、發現的問題

此次干部檔案審核的主要關注點：三齡二歷一身份。三齡指年齡（出生年月）、工齡（參加工作時間）、黨齡（入黨時間），二歷指學習經歷、工作經歷，一身份指是否是干部身份。干部檔案的審核是全面地、對比性的審核。全面審核指整本檔案作為一個整體來看，如出生年月是看整本檔案里的所有帶有出生年月項的材料里的出生年月一致性。對比性審核指所填部分的前后對比。如在工作后填的履歷表的經歷部分同早期檔案中的經歷如學習經歷、工作經歷相互對比印證。在審核的千余份檔案中，發現問題也不少，在三齡方面主要是前后出現多個時間，如出生時間，在整本檔案里前后出現多個時間；在二歷方面主要是前后經歷不一致，如在履歷表里的簡歷與之前填寫的經歷或與其它表的簡歷不一致，具體表現是如在學歷信息里是1995年入小學，但在履歷表里的學習經歷項里入小學時間卻寫的是1996年。有些是在材料里填有取得學位、成績等，但卻沒有相關材料證明，如在材料里填有學位，但在學歷項里卻沒有取得學位的相關材料。甚至有的還有非常明顯的涂改現象。各種問題歸結起來可分為三種情況：一是有意的問題，二是無意的問題，三是確實是不知的問題。

1.“有意”的問題

此種問題是個人有意為之，為了獲得某種利益或某種資格，有意改變自己的出生年月，或將自己本來沒有獲得的學歷學位，而在填表時，卻填寫有。如：入團時年齡不夠，為了能入團，有意把自己的年齡填大，而在后來的表格里填真實的年齡，造成前后出生年月不一致。有的檔案里有好幾個出生年月，需大年齡時用大的，需小的用小的，更有甚者通過各種不正常方式，涂改自己的檔案，種種有意為之的問題，可能暫時會達到某種目的，但也在檔案里留下了污點，甚至關乎道德、法律，影響整個人的基本誠信。如在干部選拔前的檔案審核里，是對整本檔案的審核，此種污點會影響組織、人事部門對被審核人的評價。

2.“無意”的問題

無意的問題指出現的情況，不是個人有意為之的，而是自己認為不重要、無所謂，在形成檔案材料時，隨意填寫，如出生年月的陰陽歷問題，這個表按陰歷，另個表按陽歷，就出現出生月份不一致問題，更有甚者出現出生年不一致問題，如此陰陽歷問題雖不是嚴重問題，但也能反映出一個人對事情的態度。還有一種情況是在填表時，發現填錯了，如寫錯數字，隨意一改，認為不重要，不是什么大不了的事，但這可是嚴重的問題，因此種情況不好區分到底是筆誤還是有意改寫。若被認為是有意改之，則影響一個人的基本誠信。

3.“無（不）知”的問題

無（不）知的問題是自己認定了一個時間，但這時間可能不是最初形成檔案材料的時間，如入學時間，個人認為報到時間就是入學時間，但在形成的檔案材料里，在時間上與報到時間有出入，此種情況的表現是在所有個人形成的材料上都是一致的時間，唯獨與最初形成的檔案材料時間不一致。此種情況倒不影響對個人的基本評價，但也出現檔案內容前后不一致問題。還是一種情況是確實忘記了，如對入學時間，不像自己的出生年月一樣記憶深刻，時間長了就記不清了，填表時就容易出現前后不一致現象。如在填履歷表里的經歷項時填的入學時間是記錯的時間，這就與最初的入學檔案材料里的時間不一致了。

三、如何避免出現以上情況

個人檔案里出現的各種不一致問題，都會影響組織人事部門對個人的評價，為避免出現負面的不好的評價，除檔案部門的宣傳外，重要還是自己要對自己負責，這就要個人做到思想上重視，行動上體現。

1.思想上重視

思想上重視，認真對待每一份形成檔案的材料，因你是什么情況有什么經歷、成就很大一部分是你自己所“寫”的。如沒取得學位，但晉升評職稱時，需要必須有學位才能有資格參加，為能達到基本要求，獲得機會，在填寫形成檔案材料時，填上有學位，這或許能一時蒙過去，達到目的，但在檔案里就留下了與取得的學歷學位不一致現象。

不要有僥幸心理。材料入檔后就會跟隨自己一輩子，甚至去世后檔案還要保存好多年。單一的材料或許當時能達到一定的目的，但卻在檔案里留下了污點。對檔案的審核是整本的前后對比核查，此種僥幸在前后對比審核時就顯現出，會影響自己的誠信，甚至真正取得的成績也會被懷疑。

2.行動上體現

認真、如實的填寫每一份材料，就不會出現前后不一致現象。大多數材料不是每年都填的，如履歷表，是對一段經歷的記載，從所有檔案來看，最早是在1988年出現過填寫履歷表，在1999年又填過一次履歷表，除了單位變換過的外，個人檔案里到目前最多有兩份履歷表，時間跨度長達11年。每次履歷表的填寫都是對填表之前個人重要信息的濃縮。也有每年必填的年度考核，年度考核是每年度或每學年個人思想工作的總結，真實詳細的體現一個人的成長經歷，如在某單位內部的業務微調，在履歷表里一般不會詳細體現的，但年度考核里是可以記載的。對以后的個人考查，也是工作經歷的一部分。但有的人認為不重要，無所謂，沒什么可寫的，寫了也不會有人看的。但年度考核是考查一個人的詳細經歷的最好體現材料。如在填寫年度考核時，取得的成績，認真如實的填寫，在組織部門考核時，真實的記載為自己加分，但若實際沒有的成績，在填寫形成檔案的材料時卻寫上有，在組織核查時發現弄虛作假，直接影響基本的誠信。

對有些確實不知，或確實記不清的時間，可到組織人事部門申請查對。防止出現前后不一致的無意的問題出現。

3.及時上交檔案材料

人事檔案是由一份份材料組成的，有些材料是經個人形成的，首先到個人手里，檔案里沒有。對能證明自己經歷、學識、能力的材料要及時交到檔案管理部門，放在自己手里，組織人事部門不能全面的了解自己，在遇到有關選拔、推薦時，會因為檔案里的條件不夠而會失去機會。如：在推薦有出國經歷的博士人員信息時，本人都滿足條件，但出國經歷或是博士學位材料沒及時上交檔案管理部門，檔案里沒有相關資料，就有可能因達不到要求而失去機會。

人事檔案伴隨人的一生，體現個人的成長歷史，但人事檔案是不與個人見面的，建立個人自己保管的檔案備份，對每一重要時間、事項做個備忘，需要時找出直接填寫，防止出現忘記、記不清的現象。若需要什么信息，可直接查自己的備忘檔案，也是防止在填人事檔案時出現問題，影響個人的基本誠信。

（作者單位：臨沂大學）