淺談檔案管理在醫院中的作用

邢艷芳

【中圖分類號】R196.32 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-6851（2017）02--01

醫院是以診治疾病、照顧病人為主要目的的醫療機構。醫院的定義是：醫院是對群眾或特定的人群進行治病防病的場所[1]。作為社會組織的一員，有著保證社會成員身心健康的重要責任，在為社會服務的過程中也同樣產生著各種類型的檔案。醫院當中的檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分。通過醫院的檔案的建立和形成，可以認識到加強醫院當中的檔案管理工作，有利于醫院的管理的科學化，有利于服務水平的提高[2]。因此探索醫院檔案管理，發現當前存在的問題，不斷地完善醫院檔案管理，充分發揮好醫院檔案的功能，有著十分重要的意義。

一、目前醫院檔案管理的現狀及存在的問題

（一）專職人員數量不夠。縱觀現行各大醫院的檔案管理體制，其特點都是一般較少配備專職的檔案人員，長期以來由于檔案管理部門一直缺乏足夠數量的專職工作人員，致使檔案工作僅限于收集、整理、歸檔及利用等日常的工作，進一步的檔案鑒定、檢索工具開發及檔案材料編研等工作基本無暇顧及。

（二）檔案管理意識不強，檔案利用率低。雖然近年來檔案界對檔案利用產生的社會效益和經濟效益進行了廣泛的宣傳，但是社會公眾對檔案利用效益還是知之甚少。醫院以醫療服務為根本任務，長期以來對醫院檔案缺乏嚴格的考核，在實際工作中往往出現對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

（三）檔案管理機構不健全、管理范圍不明確。醫院檔案管理一般設在綜合檔案室。由于歷史的原因和醫院行業管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、音像檔案等，而醫療病歷檔案由病案室管理，其他各種檢查影像圖文檔案等分屬各科室自己管理，在一個單位內形成了多部門管理檔案的格局，并且各科室又沒有專職檔案員，檔案管理業務知識缺乏，檔案整理不規范又沒有時限性。

（四）檔案專業人員素質參差不齊。目前我國檔案專業人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發展的要求懸殊較大。檔案專業出身的人員較少，知識結構不合理，這些問題的存在使得他們缺乏鑒定文件資料內在價值高低的能力，判斷和鑒別能力不足，因此在收集工作中必然出現漏收或誤收的現象，往往也就造成了缺乏完整性和及時性。

（五）檔案管理未與醫療業務建設同步發展。在醫院的規劃中，一般對醫療設備、人員結構等都有比較詳盡的規化，而對檔案管理、檔案設備投入等考慮甚少，造成檔案管理水平不能與醫療業務同步發展。檔案管理水平的滯后，必將影響醫院管理水平的提高。近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理中廣泛運用，而檔案管理方面依然采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。因此，醫院必須調整管理思路，改進檔案管理的方法，應對形勢的要求。

二、加強檔案管理在醫院中的作用

醫院檔案是把醫院各種情況真實記錄下來，是對醫院歷史發展的總結，也為推動醫院遠期的發展提供了條件。因此適時加強相應的檔案管理工作，保證完善醫院的工作是當前的必要工作。

（一）加強學習，增強意識

檔案管理是醫院管理的一項重要的基礎性工作，與其他工作相比往往比較繁瑣、復雜和枯燥，這也是導致檔案工作人員難以避免的產生較強的職業倦怠感。為了提高工作人員的業務能力，醫院應不斷拓寬培訓渠道，定期對檔案人員進行多樣化的培訓。在培訓中，應千方百計創造實踐的條件，培訓的最終目的就是要把工作干得更好[3]。只有提升了檔案人員的業務素質，使他們更加熱愛自己的工作。與此同時，適當增加專職檔案人員的數量，充分重視檔案管理工作的重要性，在制定業務績效考核標準時給予檔案工作一定的權重，才能真正激發大家的工作動力。

（二）強化服務，主動提供

檔案管理的最終目的是為了滿足使用者對檔案的利用，因此，檔案工作者應該圍繞提供更加主動、優質的服務進行認真思考[4]。所以作為檔案管理工作者的我們就應主動地為查閱檔案者提供服務，積極尋找線索努力擴大檔案來源，為使用者提供急需的資料和幫助。當然這也需要在提供檔案服務的同時還應注意實現信息資源的共享。

（三）健全制度，規范管理

一是加強檔案室的制度建設，對檔案人員實行統一考核。二是加強檔案人員隊伍建設，不斷補充專業人員加入檔案隊伍，采取有效措施激勵他們及時、主動、認真收集不同門類的檔案材料，為醫院檔案工作規范化、科學化打好基礎。三是健全醫院檔案的規章制度，通過制定規范的歸檔、保密、保管、利用、借閱、鑒定、銷毀及檔案室管理等各項制度，這樣才能做好醫院檔案管理工作。

（四）完善設施，培養人才

加強檔案室的建設，另外，計算機軟件隨著知識經濟的發展而被廣泛應用，醫院應盡快建立信息化檔案系統，實行計算機管理，實施電子檔案，這樣不但可以快速準確檢索，獲取相關信息，提高檢索查閱效率，而且可以統計分析，為領導決策提供參考，提高工作效率，使檔案工作者有更多的時間去從事檔案信息的開發工作[5]。因此為了保證醫院檔案管理事業的發展，也就需要培養一批高素質的檔案管理人才。制定長遠的人才發展戰略，醫院想要獲得長久的發展，就必須具備高素質，高知識水平的綜合性人才[6]。

結論

綜上所述，通過了解現階段醫院的檔案管理中存在的問題，需要采取的措施很多，也體現了加強醫院檔案管理在實際工作中的重要性[7]。從而使醫院檔案管理水平得到提升。只有做好醫院的檔案管理工作，才能開創醫院管理新格局，為醫院現代化建設和醫療事業的發展提供保障。

參考文獻：

[1]郭子恒.醫院管理學[M].北京：人民衛生出版社，1995.17-17

[2] 欒學文. 淺析醫院檔案管理現狀、存在問題及對策[J].決策與信息旬刊，2015（4）：84-84

[3]劉運國，王祿生.鄉鎮衛生院管理培訓教材[M].北京：中國協和醫科大學出版社，2006.137-137

[4]韋柳萍.淺談檔案管理在醫院發展中的意義[J].醫學信息，2011（9）：2700

[5]李超.做好干部人事檔案管理的幾點體會[J].云南檔案，2007，9：15

[6]劉向民.資源化導向醫院人事管理制度對人才培養的重要性[J].齊齊哈爾醫學院學報，2014（15）：2284-2285

[7]李明珠.談檔案管理工作對醫院文化建設的重要性[J].黑河學刊，2012（8）：23-24