夏勃川：信息化管理是公關廣告行業的重要利器

王竹君

編者按：公關廣告行業的發展日新月異，不斷出現新的技術與業務形態，業務邊界也越來越模糊，這些都為行業的業務管理帶來了新的挑戰。北京自由超越信息技術有限公司長期專注于公關廣告行業ERP的研發與實施，專注于為公關廣告行業提供信息化建設服務，可以有效地支撐公關廣告行業的業務管理。為了了解ERP軟件管理的重要性，協調與密切公關廣告產業上下游的關系，以及深入了解行業管理要求等問題，《國際公關》記者對話該公司總經理夏勃川，聽他講述自由超越如何緊跟行業的發展變化，為行業提供適用和實用的管理軟件。

《國際公關》：您為何會將業務定位于服務公關廣告公司？與其他行業相比，服務公關廣告行業會有哪些不同？

夏勃川：很早之前，我們就開始接觸公關廣告行業，對行業的業務與管理模式非常熟悉。同時，我們也擁有長期和豐富的ERP軟件的技術開發經驗，根據多年的管理軟件的實踐，最終將我們的產品定位為公關廣告行業的ERP領域。FreedomERP正是我們推出的一款公關廣告行業專用的ERP管理軟件，主要是面向公關、廣告、營銷、傳媒、數字營銷等業務的全面管理。

我們認為，每個行業都有自己的信息化建設的特殊性，比如，我們知道的很多傳統行業，雖然看起來并非新興行業，但是他們對業務和管理中的數據和邏輯，都具有相當高的要求。同樣，公關廣告行業的管理軟件，也有其較為特殊的地方。這種特殊性，使得這個領域的信息化建設，很難用通用軟件或通用軟件的集成來解決，這也是我們定位的初衷，即專門為這個行業提供一套完整的符合業務管理要求的ERP軟件。這是一個比較狹窄但卻很深入的領域，我們做的不是通用軟件，而是深入這一領域的專業ERP軟件。

公關廣告行業對管理軟件的要求，主要體現在圍繞項目的業務管理上，包括客戶，合同，供應商，項目，采購，財務等一系列重要的業務管理環節，而且這些環節均有特別密切的聯系。同時，公關廣告項目的物料清單具有高度的靈活性、多樣性和離散性，這一點決定了和傳統制造業的ERP，以及傳統的項目管理有巨大的差異。

《國際公關》：公關廣告行業的管理核心是什么？

夏勃川：公關廣告行業，本身有復雜的形態和組成，在產業鏈的不同層級、不同規模、不同年代，甚至處于不同成長期的企業，對管理的核心要求都可能不同。就有一定規模的公關廣告的上游企業來講，其業務核心就是項目的管理。

不過，對用戶來講，這里有一個很大的誤區。所謂的公關廣告行業的項目管理，并不是傳統IT領域所講的項目進度管理（類似于微軟的Project軟件），傳統意義上的項目管理，通常適用于工程類的項目，其典型特征是：項目數量少，項目周期長（通常以數月或數年計算），規模大，過程規范（業務重復性強）。但對于公關廣告行業的實際情況，與之相比則是：數量多，周期短，規模不等，類型復雜。面向不同行業的客戶，服務類型從品牌服務到單個項目，任務的類型從簡單的文案設計到復雜的活動執行，涉及各種繁雜細碎的任務和模式，執行周期通常為幾天到一兩個月，周期非常短，變化非常快，而項目的數量卻很多。這種應用條件，很難將項目任務級別的管理，通過系統軟件去落實，即使企業上了所謂的項目進度管理，其實效也會大打折扣。

這種管理任務憑空增加了項目人員的負擔，項目人員在執行這樣頻繁多樣的項目過程時，精明和成熟的項目人員，通常有自己的規劃和管理的方法，基本上可以適應項目的節奏，但如果要使系統的項目任務管理，則必須有更多的約束。通常這樣的系統軟件，功能的實用程度不會超過微軟的Project或其他工程類的項目管理工具，簡單程度也不會超過項目管理人員自己的文檔工具，如PPT或EXCEL。所以，失敗的風險非常大，這些問題都是管理軟件落地的實際問題。

因此，公關廣告行業的業務管理核心，并不是項目的進度或任務管理，其核心是項目財務管理，即針對項目整個執行過程，從立項，預算報價，采購，借款，報銷，支付，開票，回款，結算為主要周期，整個項目過程中貫穿的項目財務管理。以項目的成本控制為核心，圍繞項目、采購、財務密切相關的業務而展開的管理，才是公關廣告行業的業務管理的核心內容。而業務與財務的管理，也是公司必須進行管控的最核心和最基本的內容。

《國際公關》：FreedomERP可以給客戶帶來哪些管理上的價值？

夏勃川：FreedomERP涵蓋了公關廣告行業的核心管理業務，可以精確核算項目成本，為企業實現管理資源的積累，整合企業內部不同的部門資源，更高效地完成業務運營的管理。為業管，采購，財務等部門帶來很多管理上的幫助。同時，在這些領域的管理方面，與其他軟件相比，做得也更為深入和細致。

我可以舉以下例子，讓大家了解FreedomERP的深入與靈活的管理功能。

一、支持靈活和多級預算報價分類。我們的預算報價的分類不是固定采取一級或二級的簡單級別，而是可以多層級的，這樣就大大提高了業務人員預算的靈活性，企業什么樣的項目都有可能接觸到，不管是簡單還是復雜的項目，用戶都可以自如地完成項目預算。這種靈活性可以豐富用戶應用的場景，盡量滿足項目人員在管理上的要求。

二、豐富的預算報價功能。用戶可以在系統中同時完成項目的預算和報價，在預算和報價過程中，可以直接使用系統中標準的產品庫。報價可以導出多種格式的EXCEL。同時，系統可以提供完整的預算結算過程管理。

三、成本控制過程，更完整、更深入與實用。成本控制鏈，從項目的多版本的預算，多級別的預算明細以及預算明細的版本，關聯到項目的采購，借款，報銷，支付等多個業務環節，不僅深入細致，而且還結合各種應用的業務場景。與業務，采購，財務深入結合，解決企業管理的問題。為企業提供不同級別的成本控制的能力。

公關廣告行業涉及的成本的種類非常多，這一點在ERP中均有不同程度的體現，可以精確動態地為企業提供成本的核算。為項目人員和企業管理人員提供實時的項目核算數據。

《國際公關》：FreedomERP與其他軟件相比，有什么不同？

夏勃川：首先，FreedomERP是基于ERP的設計架構不同，其架構是以解決企業核心業務管理為目標而設計的，并不是單純解決某個層級，或某個領域的單個問題，因此，其設計上的要求及實施要求就比較高，更追求深入與精細。ERP講求的是業務系統的高度整合與融合，而不是簡單的拼湊或集成。

而且，應用軟件的領域也比較寬泛，不同的軟件也有各自的特長，比如，以OA為架構的軟件，強于流程管理與表單的定制，在企業內部的溝通，一般的行政與人事管理方面，相對應用較為普遍。但若以此類軟件來解決公關的核心業務，一定是會有問題的。主要原因就是，這樣的軟件不是以解決企業復雜業務問題為目標。同時，對于企業要求更加深入的管理要求，此類軟件也難于進一步拓展進而達成目標。而這一點，正是ERP軟件所高度關注的。

其次，設計目標不同，FreedomERP不是以解決通用的項目管理目標或服務型項目管理為目標，這個產品就是專門為公關廣告行業的項目而設計的，因此，對于行業來講，最具業務適用性，也最貼合行業的管理要求。

《國際公關》：自由超越的核心競爭力和品牌特色是什么？

夏勃川：我們產品的核心競爭力，是對于公關廣告行業定位的專注，以及對技術的深入。從2005年到現在，我們已積累了十多年的技術管理經驗，并一直隨著這個行業成長，專注的定位可以使我們對行業需求的理解更為專業，管理功能更為深入，大家可以看到，我們的案例全部是公關廣告行業的。而對于稍微跨不同行業的管理，需求是會有很大的差異的，那樣必然導致對本行業專注的程度不夠，因此，我們的核心競爭力與定位高度相關。

技術創新，也是我們的核心競爭力之一，我們不是簡單地通過技術集成拼湊而成的產品，而是認真嚴謹地分析行業需求，通過技術創新的手段，努力達到行業客戶的管理要求。

服務對于ERP軟件的實施非常重要，管理軟件不是給客戶安裝培訓完即可，而應努力讓系統在客戶內部使用起來并發揮作用。在實施過程中，我們會認真與客戶就內部的業務管理流程進行梳理，努力在實施中滿足客戶的要求，使之達成最好的實施效果，確保成功使用。

《國際公關》：請您分析一下，公關廣告公司信息化管理的行業現狀，以及他們應如何選擇適合自己的信息化管理軟件？

夏勃川：客戶應選擇適用和實用的軟件，而不是片面追求表面的大而全的系統。

對于公關廣告的行業管理軟件的選擇，用戶要有清晰和準確的認識，管理軟件的范疇非常寬，客戶在不同成長期，具有不同規模，對管理的要求均有可能不同。不能追求大而全的功能，有些客戶希望上一次系統，就想把企業所有的管理功能都覆蓋。那些表面看起來大而全的功能的系統，通常在實用性上和深入程度上，都可能達不到客戶的要求。這樣，產品的選型與項目實施的成功率也不會太高，客戶的投資亦難以得到保護。

因此，公關行業在選擇軟件時，應針對自己本階段的主要目標，制訂合理的信息建設規劃，以確保優先完成核心業務為主要目標。如果選型失敗，用戶只有在實施和使用后，才能覺出自己的決策有所偏差。

客戶在選擇軟件時，如何選擇實用與適用的系統，需要加深對軟件行業應用的了解，以及對自身管理的重點及迫切程度的了解。舉個簡單的例子來描述，不同類型的管理軟件在不同行業應用中存在差異，比如：“客戶關系管理”。

客戶關系管理對于不同行業的管理要求有著顯著的差異，管理的重點與內容完全不相同。對于大量最終客戶的行業應用場景，比較典型的是金融、電信的用戶，數量以數十萬或百萬計，這樣的客戶，通過記錄和分析客戶消費行業，進而提升客戶服務，挖掘新的銷售機會，產生新的價值會有很大幫助。再比如，房地產行業的客戶關系管理。一般都是通過記錄不同媒介帶來的用戶信息，進而轉化為客戶資料，以及銷售對象的過程管理的客戶關系管理，是將客戶轉化為銷售機會的過程管理。這個管理過程，通常伴隨著特殊的房地產行業的特點，如房地產項目，樓盤，戶型，價格，媒介等信息。我們通過這兩個應用場景可以讓客戶進行公關行業的同比，進而了解客戶關系管理在行業管理中的要求是什么，重要性有哪些，而不是盲目地選擇所謂的客戶關系管理或銷售管理。

公關行業，不具備電信、金融、汽車消費領域那樣大規模的客戶數量，同時，不同行業的客戶業務特點也不同，對于品牌服務來講，維系關鍵客戶的關系可能更為重要，對于開拓新行業與新客戶來講，數量也遠遠達不到房地產銷售新增的客戶數量規模。因此，公關行業管理軟件中CRM與銷售管理的需求的重要性和實用，就一目了然了。

類似的，我們還可以深入地對其他應用領域的功能進行分析，進而得到相同的結論。因此客戶在選型時不能只看表面的功能羅列，而需要深入了解軟件應用的知識以及自身對管理要求的重點在哪里，通常能專注有效地解決幾個核心問題，就已經很不錯了。

《國際公關》：公關廣告行業急劇變化，給信息化管理軟件行業帶來了哪些挑戰？請您分享一下，未來自由超越的發展方向和重心。

夏勃川：近幾年，公關廣告行業的業態出現了快速的發展和變化，行業面臨新的機遇與挑戰，業務的創新與融合不斷涌現，行業正面臨新的挑戰與機遇。作為專注于公關廣告行業的軟件服務商，我們也注意到了這一點。

我們的目標很明確，會繼續深入地與行業共同前進，密切跟蹤行業動態，充分了解新業太對行業的影響，通過技術創新，持續努力為行業提供更符合業務管理要求和使用習慣的應用軟件。隨著產品的進步，我們也將在未來分享更多的管理功能與經驗，讓客戶體會到真正的專注與專業。