醫用耗材的信息化管理

王矞輝+王惠+趙海宏+王保林

【摘要】 本文主要探討醫院醫用耗材全程物流高效率和嚴格的質量控制管理方法及流程。作者應用掃碼識別技術， 全程鏈路（臨床科室、設備處、供應商、患者）， 實現共享閉合管理；一鍵式掃碼， 取代繁瑣的手工鍵入；以產品字典為龍頭全程質量管控。醫用耗材管理， 實現科室申領、全院計劃、供應商供貨、設備處驗收入庫、庫房管理、出庫配送、患者使用、全程追溯、一體化管理， 做到了信息共享和互動；一鍵式掃碼技術， 取代了繁瑣的手工鍵入；以產品字典為龍頭確保了全程質量管控。為此， 系統應用大大提高了工作效率， 確保了醫院用械質量安全。說明采用掃碼技術和全流程鏈路互動管理， 質量全程把關， 解決了醫用耗材質控難點和效率低下的難題。

【關鍵詞】 醫用耗材；掃碼；網絡鏈路；信息共享；產品字典

DOI：10.14163/j.cnki.11-5547/r.2017.01.097

Informatization management of medical consumables WANG Yu-hui， WANG Hui， ZHAO Hai-hong， et al. Equipment Division， Third Hospital of Hebei Medical University， Shijiazhuang 050051， China

【Abstract】 This paper investigated measure and process of efficient and strict quality control management for whole course logistics of medical consumables in hospital. The author applied code scanning identification technique and whole course link （clinical departments， equipment division， supplier and patient） to accomplish closed sharing management. One-click code scanning was used to replace tedious manual typing. Product dictionary was applied as main method in whole course quality management. Management of medical consumables included application in departments， plan in whole hospital， supply from supplier， acceptance and storage by equipment division， storeroom management， delivery from storage， patient application， whole course retrospect， and integrated management for information sharing and interacting. Therefore， systematic application remarkably improved work efficiency， and guarantee quality and safety of medical consumables. Implement of code scanning technique and whole course link interaction management show whole course quality control， and resolve problems of difficulties and low efficiency of quality control in medical consumables.

【Key words】 Medical consumables； Code scanning； Network link； Information sharing； Product dictionary

1 醫用耗材管理的難點和重點

1. 1 醫用耗材應用迅速發展的管理需要 由于醫院的發展和醫療技術的提升， 醫用耗材應用也在迅速發展， 醫用耗材增速超過藥品增速， 近幾年國內年平均增速達到20%左右， 在醫院醫療用藥械占據舉足輕重的地位。本院是河北省骨科重點醫院， 骨科手術醫療是全院的主體， 2015年使用量達到數個億。醫用耗材的品種和數量逐年增加， 新品種不斷出現， 給醫院的管理帶來諸多難點：普通耗材（即低值耗材）品種多樣、規格龐雜， 庫房不足， 配送頻繁；高風險耗材（即高值耗材）使用多， 風險大， 需要多環節管控。為此， 本院把醫用耗材的管理重點放在全程物流的質量管控和管理效率的提高上[1， 2]。

1. 2 醫用耗材應用的質量管控要求 醫用耗材物流全程需要控制產品質量：包括產品供應資質， 主要是三證注冊資質合格， 注冊證在有效期范圍。在計劃、進貨驗收、入庫、出庫、使用諸多環節， 必須控制產品資質合格、在有效期范圍， 產品在有效期范圍， 發現任意一項不符合要求， 自動報警， 拒絕流通和使用[1， 2]。醫用耗材應用的質量管控具體要求見圖1。

1. 3 醫用耗材應用的效率要求 醫用耗材應用的效率體現見圖2。

2 用最合適的信息化構建醫用耗材管理方案

2. 1 醫院醫用耗材的物流描述

2. 1. 1 低值耗材物流 招標→供應商提供產品三證資質證件→設備處采購計劃→按計劃訂貨→供應商供貨→設備處質量和數量驗收→合格產品入庫→庫存管理→科室耗材請領→設備處按請領配送→科室收貨→日常查詢→設備處匯總報表→全程可追溯。

2. 1. 2 高值耗材物流 招標→供應商提供產品三證資質證件→科室備貨申請→設備處審核發送供應商→供應商備貨到科室（包括質量和數量驗收）→科室二級庫存管理→患者使用高值耗材→護士長驗收患者使用記錄→上傳醫院信息系統（HIS）收費→設備處一級庫即入即出→日常查詢→設備處匯總報表→全程可追溯。

2. 2 醫院醫用耗材管理的歷史追溯 本院長期追求醫用耗材管理的高效和質量的嚴格控制， 曾經經歷信息化的粗放管理， 90年代對醫用耗材管理主要滿足財務統計， 缺乏質量控制功能；2009年在高值耗材質量管控進行了大幅度改革， 建立了產品字典庫， 提供給全院科室共享；2015年進行了根本性的升級改造， 重點是全程控制產品質量， 可追溯， 全程閉合管理， 多方互動， 提升管理效率， 在關鍵環節， 實現一鍵式掃碼， 目的在于管理快速， 質控安全， 2016年基本達到預期。

2. 3 現代化醫院醫用耗材管理的高標準要求 醫院信息化管理走過近30個年頭， 從粗放的信息化管理取代手工記賬管理， 到更多內容的信息化管理， 但是， 達到更理想的境地是永遠的追求。由于信息管理諸多技術的實現， 現代化醫院醫用耗材管理應當是更方便、更安全、更精細化。

本文追求的現代化醫院醫用耗材管理的高標準要求如下：①全流程信息鏈閉合互動， 完成數據標準一致和流程作業互聯的高效率。②以產品字典為質量管控龍頭， 內容詳盡、正確可靠、管控全物流質量保障。③供應商供貨終端、臨床科室請領工作站、設備處配送工作站， 緊密結合， 信息共享， 提升快速響應。④使用最合適的掃碼技術， 完成低值耗材掃描和高值耗材掃碼管理， 一鍵式掃描， 取代手工鍵入， 大幅提高操作效率和減少人為鍵入差錯。⑤充分利用數據庫的存儲能力和信息關聯能力， 實現全流程信息追溯， 患者使用耗材信息可以溯源到供應商供貨和生產廠家生產信息， 保護患者利益和醫院信譽。

2. 4 遵循醫院物流規律， 設計最合適的物流方案 作者遵循醫院物流規律， 設計例最合適的物流方案。耗材管理物流鏈見圖3。物流結構見圖4。

3 全程醫用耗材安全管控的關鍵技術

3. 1 全物流各環節的質量安全要求 醫用耗材物流質量安全是醫院管理的基本要求， 保障患者使用合格的醫用耗材， 是對患者的必要保護， 關系醫患和諧關系和醫院的健康發展。醫用耗材安全管控主要環節見圖5。

3. 2 全程質量管控的基本點 全程質量管控的關鍵流程點是管控耗材質量關， 具體如下。

3. 2. 1 醫用耗材資質字典管控 在供應商端建立程序控制， 由供應商準備產品資質數據， 包括三證資質信息數據和銷售人員資質數據， 為產品字典做前期準備， 信息涵蓋了醫院管理的所有內容， 共計70多項信息， 按國家藥監總局、國家衛計委、醫院規范填寫， 這是醫院自行準備無法做到的。供應商提供產品資質信息后， 與醫院進行信息交互， 醫院審核， 合格的作為設備處耗材字典， 并且， 實時監控， 對失效字典預警更換。耗材字典對醫用耗材全流程控制， 是醫院耗材質量控制的第一關口， 未通過的耗材字典， 醫院拒絕使用。

3. 2. 2 計劃訂貨產品資質保障 制定產品采購計劃， 是受產品資質字典控制， 只有由設備處審核通過的產品字典， 且資質有效期限有效， 才允許制定計劃。計劃來源：科室專科專用產品的預約、臨床科室高值耗材的備貨計劃、設備處上下限控制自動補貨、臨時計劃等， 只要計劃， 不管起源何處， 都受產品資質字典控制， 保障了計劃的質量可靠性。

3. 2. 3 供應商供貨保障合格產品 供應商供貨不是隨便供貨， 也是受醫用耗材產品字典管控， 供應商端的醫用耗材產品字典與醫院保持同步， 不符合資質產品和過期產品不能向醫院供應。

3. 2. 4 醫院進貨驗收、入庫保障合格產品 醫院進貨要進行嚴格驗收程序：低值耗材掃描二維碼， 驗收隨貨同行， 不符合資質的產品和有效期過期產品禁止通行。入庫時掃描二維碼， 比對驗收記錄， 只有驗收合格的產品并且數量正確， 才能入庫， 確保了入庫記錄是合格產品， 且避免重復。

3. 2. 5 庫房預警近效期產品 庫房管理能及時預警近效期產品， 其內容包括：醫療器械經營企業許可證將要過期預警、醫療器械生產企業許可證將要過期預警、醫療器械注冊證將要過期預警、產品有效期將要過期預警等。

3. 2. 6 拒絕出庫使用不合格產品 低值耗材出庫或高值耗材出庫使用， 自動查驗產品資質證件和產品本身有效期限， 只有合格產品能通過， 否則， 自動報警， 拒絕出庫或使用， 確保用械安全。

3. 3 全程的追溯管理 追溯從耗材物流任一點切入， 可以追溯耗材全流程信息。醫用耗材物流全程追溯見圖6。

4 提高醫用耗材管理效率的途徑

提升醫院醫用耗材管理的效率， 是醫院最關心的課題， 它關系節省勞動力， 快速滿足臨床科室需求， 節省流動資金占用。提升醫院醫用耗材管理的效率還必須保障供應產品質量的安全， 甚至要更好的提升安全等級， 效率和質量是矛盾的， 但必須整體統一考慮， 本院耗材物流確實做到了效率和質量管理的同步提升。

4. 1 醫用耗材物流環節效率提升 提升醫用耗材物流各環節效率具體內容見圖7。

4. 2 全流程效率提升的總體考慮 全流程效率提升整體考慮， 關系到供應商供貨端、設備處采購供應、臨床科室請領和使用， 三方工作站不能孤立處理問題， 需要整體集成， 組成閉合環路， 保障數據的一致和互動及時響應。

本系統的總體設計， 在結構上做到了三位一體， 信息互動。供應商供貨與設備處保持同步， 信息互通， 體現在字典同步， 計劃采購同步， 供貨驗收入庫同步；臨床科室與設備處保持同步， 信息共享， 需求供應互動， 體現在方便科室請領， 清楚設備處耗材字典， 設備處及時掌握科室請領需求， 及時配送。

4. 3 重點環節效率提升的措施 重點環節效率提升措施如下。

4. 3. 1 低值耗材管理 二維掃碼驗收和入庫[3]， 改變傳統驗收和入庫筆筆鍵入信息， 實現一個供貨單一鍵式驗收或入庫， 過去幾分鐘或幾十分鐘的操作， 變得一鍵式掃碼通過。效率大大提升， 質量也得到保障， 避免鍵盤操作人為錯誤。此管理在國內尚屬先進。庫存設置供應上下限， 可以定期查詢預警， 依據預警信息， 進行調整后即可自動生成補貨計劃。

4. 3. 2 高值耗材管理 依據高值耗材的管理特點， 實現了掃描產品包裝的原始條形碼[3]， 完成掃碼備貨、掃碼出庫患者使用。本掃碼管理理念先進， 不需要醫院另行制作高值耗材條形碼， 節省了大量人工管理和材料成本。本掃碼管理方案， 人力節省了， 成本降低了， 效率大大提升了， 安全有保障， 而且比另行制作高值耗材條形碼方式， 更安全， 控制更準確。因為掃碼產品包裝原始條形碼， 能準確定位產品和批號、有效期， 只要不錯拿包裝， 就能實現精準管理， 與另行制作高值耗材條形碼比較， 可以防范人為失誤， 效率體現， 只需一鍵掃碼。

4. 3. 3 精細化的管理， 提升質控和效率 管理理念：做符合醫院實際的精細化管理， 在不降低管理效率的前提下， 能細則細， 有些工作做深做細， 還有利于提高質管和實效。主要體現在如下。

4. 3. 3. 1 掃碼方案精細化[4， 5] 低值耗材二維掃碼精細化自動組合， 一批供應多個產品， 二維碼一次供貨， 一次掃碼， 一次驗證， 多快好省， 改變傳統批量鍵盤入數驗收、入庫， 由鍵盤操作需要幾分鐘或十幾分鐘或更長時間， 縮短為一鍵式數秒完成， 效率高， 無差錯。

高值耗材掃碼， 對原包裝源碼掃描， 不鍵入信息， 自動生成產品名稱、規格、產品資質、批號、序列號、生產日期、有效期等， 掃碼快速， 質控好。不另行鍵入制碼， 大大降低管理成本， 無人為因素干擾差錯。

4. 3. 3. 2 全流程鏈路互動[4， 5] 全流程鏈路一體、精細化， 準確控制供應商產品資質正確提供， 供貨信息無誤；為科室工作站提供請領方便和信息標準；科室請領為設備處提供配送方便， 自動形成樓房、病區、科室請領標識， 便于配送。

4. 3. 3. 3 精細庫房管理和優質供應 庫房有序管理， 分清低值、高值管理；低值庫房供應和專科專用產品管理；單品種和組套產品管理。庫房分類計劃：科室專科專用不定期計劃， 能自動判別即入即出， 不占用庫房空間；高值耗材手術急用， 可以備貨申請， 及時通知供應商；一級庫存設置產品數量上下限， 可以自動輔助批量計劃；支持臨時計劃， 滿足特需。

4. 3. 3. 4 供應限制 自動限制供應商供貨數量， 自動限制供應商供貨金額， 自動限制供應商供貨次數， 以滿足醫院特殊控制需要。這些控制體現在設備處計劃控制， 驗收、入庫控制等環節。

5 本院信息化管理的效果

5. 1 新系統提升要點 新系統質控提升和效率提升表現具體分為6個方面。見表1。

5. 2 質量管控的全覆蓋 質量管控是醫院重中之重， 管理上必須滴水不漏。系統做到， 只要把好產品字典質量關， 醫用耗材全流程， 就可以自動防范。見圖8。

5. 3 全面管理效率提升 醫院的全面管理效率得到了很大的提升， 主要表現見圖9。由于系統還在不斷優化， 待硬件和其他條件成熟后， 還需要進行與供應商電子訂單， 手機互動；收費HIS互動等。

參考文獻

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