淺析如何做好社會保險業務檔案管理工作

孫雅

博爾塔拉蒙古自治州精河縣社會保險管理局新疆精河33300

淺析如何做好社會保險業務檔案管理工作

孫雅

博爾塔拉蒙古自治州精河縣社會保險管理局新疆精河33300

社會保險業務檔案是社會保險經辦管理工作中最基礎的工作之一，也是提高社會保險工作質量和科學管理水平，加強規范化建設的必備條件。希望本文的研究能夠對社會保險業務檔案管理工作的發展提供一定的參考意見。

社會保險業務；醫療保險；檔案管理；策略分析

根據人力資源和社會保障部、國家檔案局統一部署，各級社會保險經辦機構開展了社會保險業務檔案管理達標升級工作，通過達標升級活工作，增強社保經辦人員的檔案意識，促進和加強了社會保險業務檔案規范化管理，使社會保險檔案管理與社會保險業務工作得到了同步發展?，F根據自己近年來的工作經驗就如何做好社會保險業務檔案管理工作，談幾點體會。

一、社會保險業務檔案的具體內容

社會保險業務檔案是指社保經辦機構在辦理社會保險業務工作中形成的，記錄單位和個人繳納社會保險費、社會保險待遇核發及基金收支、管理情況應長期保存的文字、圖表、賬冊、數字信息等原始記錄，是全面、系統記錄參保單位和勞動者個人參保、繳納社會保險費，計發社會保險待遇的重要憑據。主要包括：（1）社會保險業務經辦中形成的各類基礎性業務資料；（2）向上級部門報送的各類業務統計報表和會計報表。

二、對做好社會保險業務檔案管理的幾點體會

（一）提高認識，把社會保險業務檔案管理擺在重要位置

一是加強組織領導，成立檔案管理領導小組。二是層層落實目標責任制，將檔案管理和社保業務工作同部署、同實施、同檢查、同考核。三是完善各項規章制度，規范管理。

（二）加強管理，夯實基礎，嚴把社會保險業務檔案質量關

能否做好社會保險業務檔案管理工作，關鍵在于能否抓住日常工作這個重點環節，打好社會保險業務檔案管理的基礎。為此，要從社會保險檔案的源頭抓起：一是抓好業務經辦關。做好參保登記、繳費申報、基金征繳、賬戶管理、退休審批、企業退休人員社會化管理和稽核等具體業務經辦過程中形成的各種資料。二是嚴把資料收集關。首先要明確歸什么。要嚴格按照《社會保險業務檔案管理規定（試行）》中明確的歸檔項目及內容，把社會保險業務經辦機構在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄作為歸檔的內容。其次要明確誰來歸。要做到責任到人。最后要明確怎么歸?？赏ㄟ^兩個步驟來完成，即檔案收集、檔案整理。檔案收集時注意把有查考利用價值的材料收集完整，發現有缺失的及時補齊，做到真實完整。三是把好社保檔案整理關。在檔案整理過程中，要始終堅持科學分類、合理組卷的原則。同時實行層層檢查制度，嚴格把關。特別是在醫療保險檔案管理工作中，應該針對不同居民的情況來建立不同的檔案資料，并建立參保居民的個人賬戶數據庫，將參保居民的照片、姓名、性別、身份證號碼、編號等數據真實有效地記錄在案，使檔案資料完整、完善、真實，以便于醫療保險制度的順利實施與醫療保險工作的順利開展。

（三）加強硬件建設，完善檔案庫房基礎設施

檔案基礎設施是檔案管理的物質條件。為了創造良好的管理條件，要重視檔案工作的投入，加強基礎設施建設，做到庫房與查閱、辦公三分開。檔案室要安裝防盜門窗，配置空調和符合國家統一標準的密集架及卷皮、卷盒等。檔案庫房配置了吸塵器、加濕器、滅火器、裝訂機、溫濕度計等設施，達到防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防磁的“九防”要求。同時，根據工作需要配備微機、復印機、打印機、掃描儀等現代化辦公設備。為檔案管理工作的長期發展打下牢固的基礎。

（四）加強檔案隊伍建設，提高檔案管理人員的技能和素質

加強檔案管理工作人員隊伍建設也是搞好檔案工作的首要前提。一是挑選合格的干部擔任檔案員。二是加強培訓，提高檔案管理人員的專業理論知識和實際工作能力。三是充分發揮網絡體系作用，專職檔案員一方面主動收集散存在科室和個人手中的檔案資料，做到不缺不漏；另一方面，經常與業務部門負責檔案工作人員加強聯系。四是開展經驗交流，提高檔案管理水平，總結教訓，改進工作不足，提高工作效率。

（五）立足服務，注重開發利用，充分發揮檔案使用價值

第一，完善檔案的借閱、利用制度。第二，編制較為齊全的檢索工具，包括《全引目錄》、《手工案卷目錄》、《歸檔目錄》等檢索工具。第三，匯編資料。將收集到的檔案信息重新組合，進行深加工。第四，建立全宗卷，包括立卷說明、分類方案、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等，為了解本單位全宗歷史情況提供方便。第五，創新載體，對主要業務檔案實行電子化管理。安裝檔案管理軟件，建立起準確完整的數據庫，運用計算機進行檢索，確保調檔迅速準確，為檔案信息利用提供方便。

總之，隨著社保工作的不斷發展，社會保險檔案管理工作今后應更好地服從和服務社會保險工作的大局，不斷推動社會保險事業健康、協調、可持續發展。

[1]趙巧霞.芻議新時期該如何做好社會養老保險業務檔案管理工作[J].明日風尚，2016，11：222.

[2]賈麗敏.醫療保險業務檔案管理信息化建設探究[J].電子技術與軟件工程，2014（20）