規范企業檔案管理提升檔案信息的利用水平

佀平平

雙鴨山市友誼縣檔案局黑龍江雙鴨山155800

規范企業檔案管理提升檔案信息的利用水平

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雙鴨山市友誼縣檔案局黑龍江雙鴨山155800

檔案管理和信息的利用密不可分，要提升檔案信息的利用水平，規范檔案管理十分重要。本文從分析企業檔案管理存在的問題入手，提出了改變現狀，提升檔案信息利用效率的建議。

企業檔案管理；檔案信息利用；問題；建議

企業在生產創新過程中需要很高的信息需求，企業的信息需求是多種多樣的，其中最主要的信息類型包括：市場信息、政策信息、技術信息、管理信息和人才信息。對企業來說，企業檔案是寶貴的信息財富，管好用好是企業必須履行的職責。但在現實情況下，企業的檔案管理常常不盡如人意，還存在很多不足的地方，這促使我們必須發現問題和解決問題，只有這樣才能有效的提升檔案信息的利用水平。

一、企業檔案管理的現狀和存在的主要問題

（一）企業單位對檔案管理工作不夠重視

一方面企業單位不夠重視。少數企業沒有認識到檔案在信息化時代的實用價值，認為檔案管理工作只是收集過時的文件材料。另一方面檔案管理人員素質偏低。究其原因，往往是一些單位分管檔案工作的檔案管理人員都是非專業人員，而且身兼多職，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧，嚴重影響了檔案信息的管理和有效使用。

（二）信息化水平低，檔案管理技術落后

在檔案管理工作中，我國很多企業依然沒有將信息技術充分融入到檔案管理工作中去，這大大削弱了企業檔案的使用效率，阻礙了企業管理能力的提升；信息時代的網絡化把全球聯成了地球村，檔案管理不再是孤立地由檔案管理者處理的事情。人們已經沒有時間等待檔案員那漫長的整理過程，只有對檔案進行及時、快捷地處理，才能適應現實社會對檔案的需求。

（三）檔案信息利用程度不夠

一些基層企業在工作中，存在重保管輕利用現象。忽視了檔案資料的作用，不愿或不習慣通過檔案資料為企業戰略發展、為企業管理提供服務，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。

二、提高檔案利用效率的幾點建議

（一）規范管理，完善檔案管理制度建設

在信息化的時代下，檔案信息管理體制在一定程度上存在著管理力度不夠的問題，應該在檔案管理體制進行改革，以實現檔案信息的共享；同時我們也要在管理機制上下工夫。通過建立合理、科學的檔案管理制度，保證檔案管理制度的簡潔性、雙向性和嚴肅性。

（二）加強培訓，提升企業員工素質和服務水平

實踐中，要加強學習和培訓，注意選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的人員從事檔案管理工作，同時要強化檔案業務培訓，提高檔案干部的實際操作技能和業務指導能力。

加強員工素質建設，提升科技服務水平。要積極應用企業檔案管理軟件，實現檔案信息輸入、檢索、利用等工作的現代化，為迅速、準確和全方位的檔案信息服務奠定基礎，同時要注意改進檔案服務措施，不斷完善檢索手段，建立多途徑、多形式、多載體的檢索體系。

（三）增加投入，提升企業檔案信息化水平

信息化是大勢所趨，這就要求我們在檔案管理工作中，要盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。對檔案室硬件環境設施不齊全的企業，應該加大檔案資金投入，完善檔案設備，配齊空調、去濕機、溫濕度計等基礎設備，對收集來的需要歸檔的材料，及時進行歸檔。同時加大材料的數字化處理力度，有條件的可以建立企業信息數據庫。只有這樣才能使信息化檔案管理工作過程中的效率得到不斷地提高。

（四）借力檔案信息數據庫，為企業發展提供強力支撐

規范的檔案管理為企業生產建設提供了快捷、高質量的服務。應用標準化的檔案管理系統，依靠強大的檔案信息數據庫，相關部門可以隨時將形成的有查考利用價值的文件歸檔存儲到服務器上。檔案部門也可以將原有的檔案原件掃描后存儲到服務器上。當用戶通過身份確定，信息就可以在企業局域網的任何終端共享了，這極大的提升了檔案信息的利用效率。

同時檔案管理人員也可以借力檔案信息數據庫給客戶提供所需求的專題服務。當用戶將自己所需要的檔案信息通過網絡向系統數據庫提交以后，由專職的信息服務人員確定檢索詞，通過搜索、分析、篩選、歸納、總結，最終形成用戶需要的檔案信息資源，直接傳給客戶，實現了企業檔案信息的升值使用。

（五）加強檔案信息分析，為企業決策提供服務

在信息收集和分析領域，檔案部門具有很大的優勢和潛力值得去發掘，檔案信息服務部門應該利用自身優勢，不斷跟蹤、編譯世界各國重大科技計劃、政策、管理、創新與發展戰略等方面的最新資料，建設專題數據庫，進行基礎性情報資料的積累與分析，同時緊密結合企業自身情況，進行不同層次的研究與開發，直接參與企業的科研生產活動，起到企業經營者的參謀作用。

企業信息情報的收集、整理、分析和預測已成為企業技術創新的必要手段，企業檔案信息服務部門應調整自身的工作方法和方式，在企業的知識產權保護以及市場經濟所關注的一些關鍵問題方面開展調查，為企業決策提供服務。

三、結束語

企業檔案是一項重要的信息資源。通過規范檔案資源管理，最大限度地為企業提供準確、超前和多樣性的資料信息，才能真正實現檔案資源的價值和使用價值。

[1]王黎平.構建集團企業檔案工作的網絡化管理平臺[J].中國檔案，2005，（11）.

[2]羅冠.透視企業檔案信息化[J].中國檔案，2003，（12）.