我省藝術類高職院校科研檔案管理淺析

馮顯容

湖南藝術職業學院 湖南長沙 410012

根據《檔案法》和《藝術檔案管理辦法》，可以將藝術類高職院校科研檔案理解為藝術類高職院校在科研創作、日常管理及專項工作過程中形成的，真實記載的具有保存和利用價值的文字、表格、數據、圖片、照片、聲像、實物等各種形式的資料。結合我省藝術類高職院校實際情況來看，藝術類高職院校大多是由藝術類的中職、技工學校合并或升級來的，相對而言科研能力較弱，同時容易忽略科研過程中的檔案價值及其管理，但隨著藝術類高職院校對綜合管理的重視與實際發展，科研能力與管理水平逐步提高，而且藝術類高職的科研除了對藝術理論的研究，也側重于藝術創造和藝術實踐，科研成果直接與市場或崗位接軌，所以藝術類高職的科研更具有藝術親民性，科研檔案有著很高的歷史保護價值和現實利用價值。然而，我省藝術類高職院校的科研檔案管理工作與其他綜合類高校相比，特別是與綜合類本科院校相比起步晚，為適應藝術類高?？蒲惺聵I的發展，科研檔案的管理與建設需要進一步加強重視，及時規范并逐步提高，相關部門應該認真思考，努力探求較好的管理方法和途徑。

一、藝術類高職院?？蒲袡n案管理的意義

（一）歷史的意義

藝術類高職院?？蒲袡n案的內容包括藝術類高職師生歷年的各種學術成果、學術性論文、文章和著作等，包括公開發表、宣讀、交流的和未經發表、交流的文稿等，它是藝術類高職院校學術水平的真實記錄?？陀^地記錄了既往的學術歷史情況，是一所藝術類高職院校不同時期學術水平的反映和憑證。保存這些科研檔案，就是保存學?？蒲邪l展的歷史，保存不同時期研究者的研究成果為藝術類高職院校和社會積累與保存歷史文化財富，尤其是在高校體制改革和現代技術高速發展的今天，在整個高校中科研檔案在學?？蒲泄芾碇兴幍牡匚灰苍絹碓街匾??？蒲袡n案作為一種資源儲備，具體見證著合格評估、評優評估、示范評估、卓越評估等藝術類高職院校發展軌跡。

（二）現實的意義

藝術類高職院?？蒲袡n案管理也是一整套業務管理工作，對學校的教學和科研工作的可持續性發展起著重大作用。比如，科研檔案在管理過程中，有接收、鑒定、整理、編目、統計、保管、利用以及對科研檔案工作的業務指導等各個環節，還包括現代信息技術在藝術類高職院?？蒲袡n案管理中的應用。隨著藝術類高職院?？蒲兴降牟粩嗵岣吆托畔⒒夹g的飛速發展，科研檔案作為重要信息資源在教學、科研、管理和文化建設等方面發揮著越來越重要的作用，將其納入高校科研管理的基礎性、日常性工作，進行科學化、規范化管理，是提高高?？蒲泄芾硭降谋匾疤?，使科研日常工作、科研管理工作和科研建檔工作同步進行，密切跟蹤科研活動的全過程，準確界定科研檔案成果的價值，有利于建立完整、準確、系統的科研檔案。通過查閱已有的檔案資料，可以判斷科研成果歸屬，減少無謂的重復勞動，提高研究效率，拓展研究視野，保證工作質量。有利于促進藝術類高職院校科學研究的發展和科研水平的提升，有利于科研成果與市場接軌，為社會建設和經濟建設服務。

二、明確藝術類高職院?？蒲袡n案的歸檔內容

根據藝術類高職院?？蒲谢顒拥膬热?、特點進行分類，藝術類高職院校科研檔案大致可分為科研項目檔案、科研文書檔案和科研成果檔案。

（一）科研項目檔案

科研項目包括校級、省級、國家級項目（課題）。科研項目檔案是科研實踐活動的真實記錄，它記載和反映了科研項目研究的全過程和具體成果。這部分檔案是藝術類高職院校科研檔案的主體部分，主要包括：項目（課題）申報材料，批準文件，研究或實施方案，研究實施過程中的重要原始記錄，研究工作總結及研究成果報告，成果鑒定、驗收、評審及成果獎勵的有關材料，成果推廣階段所形成的文件等。

（二）科研文書檔案

藝術類高職院?？蒲形臅鴻n案是科研管理活動的真實記錄，它記載和反映學?？蒲泄芾砘顒拥臍v史過程和經驗，包括：科研計劃，總結，學校和上級管理部門下發的在科研日常管理和專項管理活動中形成的管理性科研文件、材料。也包括各級各類的項目申報通知、各項目立項文件、各項目結題文件和成果獲獎文件等。另外，還有藝術類高職院校本校制定的科研管理相關規章制度文件等。

（三）科研成果檔案

藝術類高職院?？蒲谐晒麢n案是鑒證學校科研實力的依據之一，因此科研成果管理在科研管理中有著重要意義。藝術類高職院校科研成果主要包括學?？蒲谐晒麉R編、科研統計報表、教師公開發表的學術論文和編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利資料等。

三、提高藝術類高職院?？蒲袡n案管理能力

（一）提高檔案管理認識

要使藝術類高職院?？蒲袡n案管理能力得到提升，首先要在思想上，充分認識到科研檔案管理的重要性，它是科研歷史的重要憑證，是積累科研經驗的一種手段，是進行科學研究的重要依據，是進行學術交流的有力工具，是促進學校發展的一項重要內容。學校可通過職稱評審、教育教學評估等有效載體凸現科研檔案的重要性，通過舉行專家講座、上門服務等途徑加以宣傳普及，促使教師加強認識和理解藝術類高職院校科研檔案管理的重要作用、歸檔內容和歸檔方式，從而準確判斷目前藝術類高職院?？蒲袡n案管理工作的狀態，提出合理可行的藝術類高職院校科研檔案的建設方案，對今后做好藝術類高職院?？蒲袡n案工作，提升學校科研能力、科研管理水平，都有著十分重要的意義。

（二）加強管理隊伍的培養

按照科研管理的條例，一個科研項目（課題）的前期準備、研究實施、鑒定驗收、成果申報、獎勵認定以及推廣應用等各個階段的材料必須收集和歸檔?？蒲腥藛T是科研檔案的形成者和利用者，科研管理部門是直接服務科研人員和科研工作的部門，作為科研檔案管理人員要熟悉科研材料的產生、形成及相互關系，要做好積極與科研人員的溝通、對接，找到收集和整理檔案的行之有效的方法，及時做好資料的收集與保存。

（三）加強管理方法的改進

1.全面及時歸檔

目前，我省藝術類高職院校在科研管理方面，大多已經對科研項目的開展和科研管理同時進行了提出了要求，并取得了一定成效，但對科研資料的收集、歸檔卻相對滯后。這不利于科研檔案的收集和保存的完整性。例如，一些科研項目要全面完成，往往周期長、范圍廣、人員多、資料雜，有時，在科研項目開展的過程中會根據實際情況，對之前的計劃作一定的調整，從而使相應的資料內容發生變化，所形成的檔案也會隨之變化。因此，項目研究、項目管理與項目建檔要同時展開，邊研究、邊管理、邊建檔三者協調發展的道路，確?？蒲袡n案完整、準確、系統，并能有效的提供利用。例如：在校內制定激勵機制或獎懲制度，由項目負責人為第一責任人，充分發揮項目組在檔案的形成、收集、立卷等工作中的主觀能動性，在科研活動開展的各個階段，及時完善科研資料的歸檔工作。在校內定期開展檔案工作評比，對檔案整理成效好的項目給予獎勵，對沒有達到歸檔要求的項目提出整改建議，要求及時整改，遲遲未整改到位的不予結題或不予參加評優評先。藝術類高職院校的科研管理部門、檔案管理部門以及科研檔案形成的具體部門或項目組，要相互配合，在科研檔案管理中，明確職責，形成一個合理的歸檔秩序，提高檔案收集的質量和效率，使科研檔案管理規范化、科學化，進一步完善藝術類高職院校科研檔案的管理工作。

2.加強信息管理

傳統的檔案搜索與交流方式已經不適應大量的檔案管理新發展、新需求，信息化管理是檔案管理的必由之路，亦是大勢所趨，藝術類高職院校的科研檔案管理也不例外。為了盡可能地開發和利用藝術類高職院校科研檔案資源，必須進行數字網絡平臺建設，實現科研檔案信息的網絡化利用，在不涉及知識產權的前提下，將傳統的紙質檔案電子化，為檔案管理提供便捷途徑，這不僅是傳遞信息的便利途徑，而且也是良好的服務渠道。將傳統的查閱、外借、展覽、檢索等利用信息化平臺來解決。藝術類高職院校由于信息化管理起步較晚，需加強這一塊的關注與投入力度，從而最大限度地解決藝術類高職院?？蒲袡n案信息資源的及時流通，傳遞最新的科研動態，也可避免某一科研工作的重復進行，更好地利用已有基礎，提高科研能力，也更好地服務于藝術類高職院校的科研工作。

3.實現資源共享

藝術類高職院校的科研檔案，反映了學校藝術類科研發展的歷史和現狀，它是一種記載，也是一種憑證，反映了學校已有的科研能力，這是科研檔案需要完整保存的一個原因，但是科研工作及管理更重要的是利用科研成果，使學校及這一藝術門類得以更好的發展。因此，對藝術類高職院校科研檔案信息資源的開發利用是學校檔案管理工作的拓展與深化，高職院?？蒲袡n案工作者在不違背知識產權法律法規情況下，可根據客觀實際需要，編研開發藝術類科研檔案信息資源，在校內或指定范圍內形成有效分享，避免科研資源的浪費與重復。例如：利用某一已有的藝術類科研檔案實體，進行系統的較深層次的加工，用新的語言匯編成相對集中、系統的信息資料，把靜態的檔案動態化，供全校科研工作者參考。以充分發揮藝術類高職科研的精品成果在一定范圍內得到有效交流傳播，從而使分散化、零星化的科研成果得到有效整合與分享，也使藝術類技藝、技能得到更好的傳承。

4.參與市場交流

藝術類高職院校的科研檔案，包含著許多精品節目、精品工藝形成的經過與成果，為使這些成果更好的發揮其意義，并為文化強省、文化強國作出貢獻，藝術類高職院校科研檔案工作者可以深化服務形式，結合學?？蒲袡n案特點，將科研成果及早與市場接軌，積極參與市場活動，在建立有效的檢索系統、做好科研檔案的編錄、保存的基礎上對檔案中科研成果涉及的新工藝、新技術、新發現，在不涉及知識產權問題的情況下，在學校的統籌安排下及時與社會相關部門進行交流，并配合學校為成果轉讓與開發等提供必要的檔案材料，及時為供給者與需求者架起橋梁，更好地推動科研成果傳播與轉化。

四、結語

在思想上高度重視藝術類高職院?？蒲袡n案，明確科研檔案的管理范圍，依據檔案管理相關法規，采取有效措施規范科研檔案管理，能為藝術類高職院?？蒲泄ぷ鞯纳钊腴_展提供有效服務，為藝術類高職院校科研水平的提升提供有效支撐，為藝術類高職院校的可持續發展提供有力保障，也為社會文藝、技藝的傳承與發展保駕護航。

[1]教育部、國家檔案局第27號令.高等學校檔案管理辦法[Z].2008年9月1日實施.

[2]柯翠英.對高?？蒲袡n案管理一體化模式的思考[J].新東方.2009（2）.

[3]楊麗輝.高等學校科研檔案管理改革淺論[J]開封教育學院學報.2009（1）.