淺談信息化條件下基層審計檔案管理與利用

●劉繼紅

淺談信息化條件下基層審計檔案管理與利用

●劉繼紅

在新的歷史時期,審計檔案管理工作的作用凸顯,社會需求不斷增長。審計監督涉及多部門的經濟運行情況,其檔案管理與利用有著一定的特殊性。如何規范管理和利用審計檔案，是基層審計檔案管理人員面臨的新課題。本文從基層的視角，就信息化條件下審計檔案管理與利用，從其多樣性、復雜性、安全性、有效性方面作了探析。

信息化審計檔案檔案管理檔案利用

隨著經濟社會持續穩定發展，檔案管理工作越來越重要。審計工作作為國家治理的重要工具，其檔案管理承載著服務經濟社會發展的歷史使命。在新時期新形勢下，隨著信息化的普及和運用，審計工作涉及多部門、多領域、多行業的經濟大數據，部門利用大數據決策、治理、運作等已成為新常態，審計機關同樣利用大數據分析診斷存在的突出問題。審計工作在實踐中產生了大量檔案資料，為服務經濟社會發展，需要基層審計機關對審計檔案從單純的管理向管理與利用并重轉型升級，從簡單的立案歸檔向服務社會、推動審計工作發展轉變。隨著信息化和大數據對檔案管理工作的影響日益增大，如何從深度上加強審計檔案規范管理和綜合利用以及安全防范，是基層審計機關檔案管理工作中面臨的重要課題。本文結合基層實際，就信息化條件下的審計檔案管理與利用問題進行了探析。

一、基層審計檔案具有多樣性

在審計工作實踐中，按照法律法規，既要查閱與被審計事項的相關資料和進行必要的調查，又要取得相關證明材料，由此產生了大量的審計檔案。在審計檔案管理中，與其他部門的工作檔案既有共性，又有特性，其多樣性的特質將長期存在。

首先，審計紙質檔案與電子檔案并存。審計機關成立初期，審計工作形成的檔案基本上是以紙質檔案為主，大量檔案是手抄或繪制的，紙質檔案是檔案管理的主要內容。隨著人類進入信息化社會，信息技術也被廣泛地運用于審計檔案工作中，利用計算機錄入、現代技術影印、影像記錄、網上采集等手段被普遍應用于審計檔案，形成了審計檔案信息采集和處理數字化、檔案內容形成快速化、檔案管理隨之需要智慧化。在信息技術的助力下，審計檔案管理形態發生了明顯變化，既存在著傳統的紙質檔案，又產生著日趨增多的電子檔案及影像檔案，導致了紙質檔案與電子檔案長期并存并重的局面。這種基本態勢，對基層審計機關的檔案管理人員提出了更高的要求，既要按標準依法管理紙質檔案，又要充分掌握信息化利用技術，完善審計檔案信息的收集、歸納和立卷歸檔，還要注重紙質檔案與電子檔案的綜合利用與服務，在經濟社會發展和部門工作中，充分發揮審計檔案的積極作用。

其次，經濟數據檔案與工作檔案共有。審計工作的職責是獨立的經濟監督，與經濟大數據關聯密切。地方財政預算和執行以及部門利用公共資金進行的經濟活動，都是依據經濟數據體現的。審計機關運用各種手段采集的相關證明材料大多屬于經濟數據范疇，并且依據經濟數據分析判斷問題，形成審計報告等文字資料。部門工作不少也是通過數據客觀反映工作績效，依據數據進行決策。同時，審計機關在國家治理和服務地方工作大局中，也產生著不同類型的工作檔案。從基層審計機關來看，經濟數據檔案與各類工作檔案構成了檔案的統一體，在檔案內容中成為一種相互關聯和共有互補，缺一不可。因此，基層審計機關在檔案管理中，要做到經濟數據檔案與工作檔案并重，尤其要妥善采集整理經濟數據檔案信息，以保持經濟數據的完整性和系統性，以利于經濟數據更好地指導和服務地方經濟和部門工作。

再次，審計工作檔案與部門檔案融合。審計工作作為事后監督，審計實施又有著一定的計劃性和周期性，被審計單位都是以檔案內容為審計機關提供資料的。從檔案內容關聯度來看，審計檔案與部門檔案融合度比較高。審計機關利用技術手段在被審計單位采集的經濟數據或查閱的經濟決策事項，都是部門歸檔的重要內容，需要雙方妥善管理。而審計機關送達的審計通知書、審計報告、審計決定等相關資料，行政事業單位等被審計對象也需要納入檔案管理，與審計事項共同立卷歸檔。由此來看，審計機關管理的檔案與部門管理的審計事項檔案，在內容上相通，在管理上一致，在利用上互補。審計工作檔案與部門工作檔案的融合性，是審計檔案多樣性的一個具體體現，需要有目的、有針對性地加強管理和利用，增強雙方檔案管理利用的內在價值。

二、審計檔案管理呈現復雜性

一是審計檔案管理發生質的變化。在審計工作的初始階段，審計檔案的管理，主要手段是傳統式的、針對既有紙質檔案的管理，只要按照檔案相關法律、規定和標準，定期立卷歸檔，基本符合檔案管理的要求。但在新的形勢下，審計檔案管理工作發生了明顯的質的變化，不僅紙質檔案規范管理的標準要求高，需要依法依規強化管理，而且信息化技術的推廣和應用，極大地甚至是顛覆性地改變了傳統審計檔案管理形態和方式方法。隨著審計工作的創新發展和服務內容的拓展，審計檔案管理的業務和內容不斷擴張，審計檔案管理業務量和管理種類日漸增加，紙質檔案和電子檔案又需要分類管理，導致立卷歸檔工作增加了一定難度，新任務新要求使審計檔案的常態管理平添了一定的復雜性。

二是電子檔案的技術應用要求高。信息技術的發展和互聯網的普及，大數據應用已成為時代的產物，大數據利用呈現戰略化、資產化和社會化，其應用必然進入公共管理和政府治理范疇內，檔案管理實行數據化信息化已成為新形勢的必然。審計電子檔案又與其他部門有著較大差異，一方面需要審計人員利用信息化手段采集相關證明材料，經分析、判斷、整理后成為檔案內容，審計人員既要管理又要傳輸相關檔案資料。另一方面，檔案管理人員同樣需要利用信息技術收集、整理、歸納既成的電子檔案，最大限度地保證電子檔案的完整性和可靠性。不論審計人員還是從事檔案管理人員，如果短缺必要的信息技術和互聯網知識，大數據意識不強，就難以適應新形勢下電子檔案管理的需要，也不利于檔案管理工作創新和服務經濟社會發展。信息技術的不足則是制約電子檔案管理的重要因素，必須引起高度重視。

三是審計檔案服務社會的期望大。充分發揮審計檔案在社會治理中的推動作用，就需要打造服務型審計和服務型檔案。在服務型政府建設中，不僅針對社會需求增加服務供給，而且最大限度增加政務透明度。當今社會，檔案不僅僅是單純的管理，而是需要有針對性地利用和服務。隨著審計工作的地位和作用越來越重要，社會對審計的期望值不斷在拉大。社會不僅需要審計工作在經濟社會發展中發揮推動作用，而且要求就審計事項向社會公開，做到這些，審計檔案起著關鍵作用。由此分析，審計檔案服務是時代賦予檔案管理的全新任務。但是，由于各種因素制約，審計工作公開透明度不高，利用審計檔案服務發展的水平與社會需求的矛盾還比較突出。

四是管理能力與管理需求有差距。檔案管理工作有著一定的專業性和科學性，需要相應的知識和素質才能勝任，但是，基層審計專業、職業和獨立的檔案管理人員還很少，大多是處于兼職狀態，橫向比較在素質和技能上差別較大，即使兼職也存在經常更迭的情況。這種狀況，極易導致檔案管理人員的管理能力與檔案管理需求存在差距，不利于檔案管理的深層次發展。

三、注重保持審計檔案安全性

其一，在審計檔案內容環節加強風險防范。在審計實踐中，審計人員或多或少觸及被審計單位的秘密，審計檔案資料中也具有相關的秘密性，法律規定審計人員承擔保密義務，而且審計檔案屬于長期保存檔案。在新時期，審計檔案承載著服務與保密的雙重責任，隨著政府政務公開的不斷深入和審計業務透明度的提高，有些審計檔案內容需要對社會公開。在這種趨勢下，要注意處理好服務保密的關系，凡涉及被審計單位與審計內部的秘密事項，嚴格按照法律規定限制對外公開，適宜服務社會并不涉密的檔案內容，盡可能向社會提供優質服務，以更好地服務經濟社會發展。

其二，在科技設備操作環節加強風險防范。運用信息化優化部門工作，提升創新能力，是當前社會發展的趨勢。但是，任何事物都有利弊的雙重性，科技設備也易被盜密、泄密或者侵襲。基層審計普遍利用科技手段形成各種檔案資料，如果審計人員保密意識不強或設備利用失當，在操作環節容易發生涉密風險因素。因此，要特別注意在這一環節加強涉密風險防范，既要從不同性能設備上加大安全保障系數，又要從操作上強化安全措施，不斷排除風險因素，做到既防止病毒入侵，又防止外界人為盜密，確保屬于保密的檔案內容處于安全狀態。

其三，在制度執行環節加強風險防范。依法治國、依法行政和法治政府建設是中央的重大部署，檔案管理工作同樣需要依法治理。推進基層審計機關檔案規范化建設和加強檔案風險防范，關鍵是在認真貫徹審計法、檔案法、保密法等法律法規的同時，健全完善相關機制制度并得到有效執行。要根據形勢需要和結合審計工作實際，創新檔案風險防范機制，分解落實風險防范責任制，特別是主要領導和分管領導要落實好領導責任，檔案管理人員要明確主體責任。只有機制制度的創新和執行，才能在檔案風險防范上取得實際成效。

其四，在涉密人員管理環節加強風險防范。檔案管理和安全保障主要是通過人去運作，涉密人員在風險防范中起著決定性作用。審計干部屬于雙重涉密并且是具體操作的人員，必須在人員管理環節加強風險防范。一方面，要選配綜合素質較高、熱愛檔案工作并保密意識強的人員從事檔案管理工作，并盡力保持相對穩定性。另一方面，教育引導涉密審計干部增強保密和風險防范意識，在風險防范中增強自覺性和主動性，促使涉密審計干部知密不泄密。再一方面，加強在審計干部中的檔案管理和風險防范業務培訓，提高專業素質，在工作實踐中不斷增強風險防范能力。

四、提升檔案利用的針對性

（一）堅持檔案配合實施審計監督

基層行政事業單位是地方預算的執行者，也是審計機關的監督對象，監督的目的是推動部門工作更好發展。審計范圍既包括部門的預算執行和經濟活動，又涵蓋領導干部在經濟決策中應負的經濟責任，而這些又都是部門歸檔的重要內容。審計的特點呈現著周期性規律，是計劃性組織實施，而期間的相關資料已全部歸檔。新時期，部門檔案配合審計監督是新的職責，必須堅持。每當審計機關確定實施審計監督時，部門檔案和財務人員要密切協調配合，及時如實提供歸檔的相關資料，確保所提供資料的真實性和可靠性，為審計工作實施創造方便條件，保障審計工作順利進行。同時，要把審計機關出具的有關審計文書資料和事關整改情況形成的資料適時歸檔，保持審計事項檔案內容的一致性和完整性。要把配合審計機關實施審計監督作為檔案管理人員履行職務的重要內容之一，切實提高既有檔案的利用水平，實現檔案在管理和利用中的內在價值。

（二）協調助力部門嚴格預算執行

部門的預算執行關系著整個財政預算的績效，也是部門經濟活動的具體體現。隨著改革的不斷深入和政府績效管理的推進，預算績效越來越受到重視，也是審計監督的重要目標。預算執行情況及其績效水平以及所上建設項目的效益預期，都是通過一系列經濟數據去反映的，而這些數據構成了檔案的主要內容。部門檔案管理人員掌握著歸檔的經濟數據，在履職的過程中，要學會利用經濟數據分析判斷部門的預算執行情況及其資金績效態勢，并結合審計機關審查出的問題及提出的審計意見，認真發揮部門工作的參謀作用，協調助力部門加大財政預算執行力度和審計整改力度?？傊块T檔案管理人員要充分利用管理和掌握經濟數據的優勢，通過互聯網將歸檔經濟數據與現有預算執行及經濟運行情況進行對比分析，及時發現負面情況，協調配合及時解決問題，以利于部門嚴格預算執行和確保預算應有績效。

（三）推動部門利用檔案科學決策

在中央“四個戰略布局”和“五個發展理念”指引下，各地都在加快經濟社會發展，基層行政事業單位都在圍繞地方黨委政府戰略部署和中心工作，就創新工作和服務發展進行決策。但是，在決策中，尤其是經濟決策，離不開經濟數據的參考和審計意見的借鑒。因此，部門檔案管理人員要從服務的視角，利用檔案資料服務于部門領導決策。在領導班子就經濟事項或項目建設進行決策需要數據參考時，檔案管理人員要及時提供相關數據和資料，必要時可做出客觀分析，以利于領導做出的決策更具科學性、針對性。要把檔案利用服務領導決策常態化、規范化和制度化，把檔案管理工作融入部門工作發展中。同時，要將領導班子的決策事項，及時完整歸檔，尤其是經濟決策和領導干部履行經濟責任情況，要保持歸檔的系統性和有效性，以利于審計機關實施審計監督時有目標、有重點進行審查。

（作者單位：吉林省公主嶺市紅十字血站）

康云鳳、黃燕、張少萍.淺論審計檔案的信息化管理[J].經濟師, 2013（7）.