精細化管理視角下的高校后勤管理實踐

常梅

（荊楚理工學院，湖北 荊門 448000）

精細化管理視角下的高校后勤管理實踐

常梅

（荊楚理工學院，湖北 荊門 448000）

科學化管理是精細化管理的前提，精細化就是按照統籌兼顧原則把科學管理要求落實到管理的各個環節.在高校后勤推行科學化、精細化管理，目的是進一步提高后勤為學校教學、科研服務的水平和質量.在這一背景下，本文在概述精細化管理的內涵的基礎上，分析了高校后劫推進精細化后勤管理的價值，進而探討了塑造精細化后勤管理體系的關鍵實務要素，以及高校精細化后勤管理體系構建的保障措施.

精細化管理；高校；后勤；管理實踐；改進

在高校后勤管理中運用精細化管理模式能夠確保學校后勤組織結構的專業化以及管理方式的制度化.若要使精細化管理理念運用到高校后勤管理環境中這一想法順利實施、就要將后勤管理責任細化到個人、并對后勤管理的具體環節與步驟進行革新.本文對高校后勤管理中的精細化管理模式進行了全面的分析，以期提高精細化管理模式在高校后勤中的管理水平.

1 精細化管理的內涵

精細化管理的主要概念是利用統計分析技術控制服務或制造流程，使整個系統的設計能夠在質量上持續提升，以滿足客戶的需求.其主要的哲學理念認為，質量的改善與提升是組織中所有成員的責任，所以當服務或制造過程中有任何缺點，應該立即改善以確保質量的最佳性[1].

目前高校后勤管理體系在現行的管理手法上，已擴增出新的架構手法與應用工具，通過手法的應用來進行人員、流程以及設備上的改善，進而提升管理作業的效率.而在后勤管理體系中除了管理手法的應用，后勤管理作業仍必須以精細化管理的標準開展工作，通過精細化管理標準的落實執行，可將后勤管理體系保持在一定基礎.后勤管理體系的運作大多是以人為主要執行對象，通過持續不斷的實施自我管理而達到良好的作業環境.

2 高校后勤推進精細化后勤管理的價值

引進精細化管理是新時期后勤管理實現新目標，是邁向新高度，接受新挑戰而提出的新要求.

一是社會分工及服務質量的精細倪拐寸現代管理的必然要求.“精”就是切中要點，抓住運營管理中的關鍵環節；“細”就是管理標準的具體量化、考核、督促和執行.精細化管理的核心在于，實行剛性的制度，規范人的行為，強化責任的落實，以形成優良的執行文化.

二是適應高校改革發展的迫切需要.在管理工作中如何做細、做精是擺在我們面前的課題.“逆水行舟不進則退”，只有引人精細化管理理念，將自己的工作做細做精做優，用良好的形象樹立地位，用優質的服務打造品牌，以精細化管理樹立良好形象，才能不斷提高高校后勤服務，適應高校后勤的改革發展，真正實現粗放式的管理模式向精細化管理模式的轉變.

三是增強后勤務實性，提高管理水平的需要.精細化管理是以精細操作和管理為基本特征，通過提高員工素質，克服惰性、控制滴漏，強化鏈接，協作管理，從而提高整體效益的管理方法，后勤推行精細化管理能將后勤服務工作做得更實在、更全面、更優質，是增強后勤務實性，提高管理水平的需要.

四是提供優質、高效服務的新要求.精細化管理是“用心工作，真心服務”工作思想的具體體現，其目的就是把看似簡單、很容易的事情用心做好，具體來說它要求每一個管理者都要到位、盡職.第一次就把工作做到位，工作要日清日結，每天都要對當天的情況進行檢查，發現問題及時糾正，及時處理等等.“認真做事才能做對，用心工作才能做好”，所以推行精細化管理是后勤提供優質、高效服務的新要求[2].

3 塑造精細化后勤管理體系的關鍵實務要素

第一，要成功導入精細化后勤管理體系是結合不同的改善工具，運用有體系性的改善循環的方法來達到后勤管理效率，并滿足師生需求為目標.同時也通過持續不斷的改善來達到徹底消除浪費，進而提升高校的資產使用效率，最終才能為高校教育創造出更大的服務價值，也才能讓師生持續滿意.

第二，高校精細化后勤管理在進行改進時選擇正確的改善方法是相當重要，在“對的時間點、選擇對的改善手法”，對高校在執行后勤管理改善活動上會有加乘的效果，通過正確的邏輯思維與觀念持續不斷的改善[3]，再加上良好的改善循環(Deming Cycle)執行步驟來進行推動，以一連串有體系的方式來改善高校后勤管理效率，建立不斷改善與自我成長的學習型組織，借以提升高校后勤管理文化.后勤管理體系是高校最為重要的管理工作之一，為了讓精細化后勤管理體系更容易推動與運作，根據高校規模與文化的不同，結合新的手法是相當重要的，換句話說就是“在對的時間、使用到對的工具”是相當重要的關鍵因素.

第三，在上述說明到“在對的時間、使用到對的工具”是相當重要，同時有另一項因素也具備同樣的重要性，那就是“對的工具、也需要對的人員來使用”.后勤管理人員對于改善管理思維必須是非常正向而且是要非常開放的心態，對于任何的改善措施或新的觀念，都必須能夠勇于接受、坦然面對，切勿產生為了反對而反對的心態，避免限制住高校后勤管理模式精細化創新的契機.

第四，高校后勤管理部門在內部人才的培育養成上，要經過有體系性且完整的教育培訓體制，進行專業技能的培訓外更要培養多技能員工的培訓，并通過多元化的培訓模式使員工持續不斷的進行教育培訓，借助不斷的學習讓員工學習解決問題的能力并提升后勤管理工作能力.這樣反復進行人員的培訓可提高員工的忠誠度外，更能提高員工的工作意愿，讓員工能夠自發性的將所學的技巧運用于精細化后勤管理工作上，以提升工作效率和質量.

第五，有良好的解決方法結合人員的培訓外，建立合適且必要的績效衡量與考核辦法也是相當重要的，通過績效衡量指標來進行合適的獎懲機制來鼓勵員工參與高校后勤管理工作的改革中.通過一連串的績效考核實施連結高校的教育目標，讓高校后勤管理部門持續不斷改善進而達成目標，同時在推進的過程中也要不斷的審視改善成果，確保改善方向與執行的目標能夠依據高校的教育政策與計劃逐步執行.

4 高校精細化后勤管理體系構建的保障措施

4.1 以人員為本的人性化的管理

當高校要進行精細化后勤管理的目視化、流程化與平準化的作業時，后勤管理工作人員在面對流程建立與現行作業模式的改變時，人員對工作的改變會產生嚴重的不安與排斥現象，針對后勤管理人員的作業流程進行深入的探討后，容易發現作業流程的改變模式無法符合員工的期望，所以精細化的后勤管理體系在運用上不單只是將后勤管理作業加以制度化與標準化，在進行流程改善時必須將人員的因素考慮進去，所以要成功的導入精細化后勤管理方式，員工的心態往往是成功或失敗的關鍵所在.而構建人性化的管理是從員工的角度來審視他們對工作的接受度，引導員工確實了解自己的工作現況與需求，再誘發員工自行去思考作業上的困難點，激發員工能夠自主性改善動機，借助員工自行改善的工作場所中，員工自身也較容易接受作業的改變并且樂于工作.

4.2 建立健全各項規章制度

高校后勤實施精細化管理，要建立健全后勤管理的各項規章制度，應制定招標采購、人事、工資、服務承諾、檢修、報修、工程質量檢驗反饋、檢查考評、責任追糾等一系列切實可行的規章制度，嚴格界定責任，建立崗位責任制和經濟責任制，實行職、權、利相結合，做到職責明確，責任到人，縱橫協調，制度配套，規范工作流程，使各崗位、各工種之間銜接有序，規范工作標準，該分解的分解，能量化的量化，從嚴管理，加強考核和監督檢查力度.總之，后勤的每項工作都要用制度的形式加以規范，使之明細化、系統化，既科學合理、又符合實際;既便于操作執行，又能充分體現高校后勤整個管理過程的條理性、層次性、可持續發展性，以促進高校后勤工作效率的提高[4].

4.3 以動線為主的合理化的流程

高校在進行精細化后勤管理體系的改善時，是以物資保證為主的合理化管理原則進行改善作業，而合理化的管理是指后勤管理過程的合理運轉，就是各類物資的動線從物資的需求規劃開始到滿足需求，所有的物資需求動線都會遵循流通規律，運用明確且有體系性的流程與有規律的作業方式，來構建出最短的物資需求動線、最少的物資需求作業程序、加快的物資需求與滿足速度和最少的人員勞動力消耗，這一整個后勤管理作業流程上建立出合理的物資運輸與配送機制[5].因此后勤管理運用合理化的改善手法是由將后勤管理體系由內而外根本地進行改善，而不是僅僅依據精細化管理模式依樣畫葫蘆，所以必須依據研究對象單位的制度與文化進行最適切的規劃.

4.4 以設備為主的防呆化的設計

在后勤管理的防呆化是通過體系的設計去防范不正確、不適當的事件發生的方法.一般來說一個問題點的發生作業人員通常會習慣性的選擇逃避、推諉與卸責，而較少部分的人員會去對問題并執行改善的規劃，設計一些可以避免錯誤發生的方法.所以能夠運用體系或機制來防止錯誤的發生，則可稱為精細化后勤管理的防呆化，其防呆化的管理意涵是著重在防止呆笨的人做錯事.連愚笨的人也不會做錯事的設計方法，一般又稱之為愚巧法.精細化后勤管理的防呆化的考慮點，是如何設計一個設備、流程、機制或辦法，借助其相互約制的手法，而使錯誤發生的機會減至最低的程度.防呆化的手法運作在精細化后勤管理作業上，主要的目的在于進行后勤管理作業上即使有人為疏忽也不會發生錯誤的構造，同時也具有非專業領域的人員來做也不會出錯的流程機制，所有的作業流程不會因為重復或遺漏的作業而造成損失.所以在后勤管理的設計規劃上則必須以作業人員的輕松程度、負荷度作為優先的考慮，并減少在工作上所可能出現的風險.

4.5 營造有利環境

一是建立有效的激勵機制.在高校后勤推進精細化管理，必須在各管理層面，根據本校的現有實際狀況，建立有效的激勵機制，要獎懲分明，對于達到目標的給予物質、精神和事業等激勵，達不到目標的給予相應處罰，讓各部門和職工看到進步和希望，從而不斷提升部門及職工的積極性，當然，這些激勵機制的建立必須經過從群眾中來、到群眾中去、反復討論、反復修改、不斷完善的過程，這樣激勵機制才能更科學、更有效.二是營造機制活、體制順的外部環境.高校后勤有很多領導者，但缺少精益求精的執行者；有各類規章制度，但缺少對規章制度不折不扣的執行.目前后勤管理過程中往往以“管”、“罰”為主，缺少對職工們個人愿望的了解及合理需要的及時滿足，缺少真誠有效的交流溝通.這就要求后勤必須能營造一個機制活、體制順的環境，在工作中不斷細化量化標準過程中實施目標責任管理，實施時提升執行力.

4.6 打造精細化管理的硬件平臺

高校后勤精細化管理涉及的范圍主要為學校宿舍管理、食堂管理、學校環境管理等，面對繁瑣細致的后勤管理工作，高校后勤相關人員應建立便利的溝通渠道，保障實時掌握后勤作業人員、學校教職工和學生對后勤管理的意見和建議.在信息化建設高速發展的社會，通過寫意見信、到辦公室找領導人員反映、或者在某一地點設置的建議咨詢進行投訴等，都大大降低了現代人信息溝通的效率，不利于后勤工作的精細化開展.據此，后勤管理人員應積極打造硬件溝通平臺，比如建立微信群、QQ群、建議提交系統等，讓后勤作業人員對工作中出現的問題、學校教職工和學生對后勤工作的建議能實時提交，及時反饋，后勤管理人員在受到信息后，及時對信息進行研判，最終制度合理的解決方案，提高后勤服務水平，將后勤工作向更加精細化的管理方向推進.

4.7 加強隊伍培訓

高校后勤管理工作中，除了優秀的管理人員外，大部分執行者其文化素質、溝通能力、服務意識等方面還存在一定的不足.在高校后勤宿舍管理中，宿舍管理人員較易將學生當成被管理的對象，對學生的意見、宿舍的問題，服務意識不足，態度冷漠，呈現出一定的在計劃經濟時期的管理態度.而在食堂的基本服務中，食堂的基層作業人員對學生的服務也呈現出一定的冷漠性和不耐煩.這些與學生生活密切相關的后勤管理工作均呈現出較低的服務意識，使得后勤精細化管理難以充分體現出來，難以讓學生和教職工感受到后勤服務質量的提升.因此，要加強對后勤一線工作人員的服務意識和綜合素質的培訓，讓其樹立對學生提出的合理要求和建議要積極解決或向相關人員積極反映的意識，同時，對后勤服務人員的工作態度和能力等定期進行檢查與評價，用合理的評價機制倒逼后勤服務人員不斷將培訓知識和培訓要求內化于心，外化于行.

5 結束語

綜上所述，在我國高校后勤管理普遍存在粗放型管理模式的情況下，高校后勤管理成本過高、管理漏洞頻出的現象開始得到后勤管理人員的關注，后勤精細化管理亟待施行.在高校后勤精細化管理中，宣傳精細化管理的意義、明確精細化管理體系構建的關鍵要素，才能在這些信息的基礎上，分析出精細化管理具體的保障措施，從而為后勤管理人員提供清晰的改革方向.但僅有這些指導性意見還遠遠不夠，高校后勤管理要達到精細化管理后的理想效果，需要后勤管理人員具備較高的管理素質，梳理后勤工作中的問題，從具體的問題中，建立健全管理制度，并嚴格按照制度對后勤工作進行管理，這樣才能保障高校后勤管理真正進入精細化階段.

〔1〕艾生群.淺談美國高校后勤管理[J].科技創業月刊,2011 (01).

〔2〕張敬東.高校后勤管理之淺析[J].科技信息，2011(04).

〔3〕羅樹瓊.高校后勤精細化管理對策研究[J].中外高校家，2011(18).

〔4〕石金波,郭春東,張秀山.高校后勤高校精細化管理水平的提升途徑[J].現代高校，2010(06).

〔5〕范慶彬.如何推進高校后勤實施精細化管理[J].民營科技，2009(01).

〔6〕韓英.精細化管理理念在高校后勤管理中的應用[J].經濟研究導刊，2016(08).

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