探討流程優化管理策略在醫院設備儀器檔案管理中的效果

余蔚旻

廈門市中醫院 設備科，福建 廈門361009

探討流程優化管理策略在醫院設備儀器檔案管理中的效果

余蔚旻

廈門市中醫院 設備科，福建 廈門361009

目的探討流程優化管理策略在醫院設備儀器檔案管理中的效果。方法我院設備科于2015 年1月～2015年12月采用流程優化管理，回顧性分析2014年間設備儀器檔案管理中存在的問題，比較流程優化管理在提高設備儀器檔案管理中的作用。結果采用管理流程優化后，我院設備儀器檔案管理水平明顯高于流程優化前，檔案制度完善度流程優化前為87%，優化后為98%；檔案缺失或記錄不全流程優化前為（15.3±1.5）%，優化后為（7.8±0.6）%，兩者差異具有統計學意義（P＜0.05）。流程優化后醫務人員的滿意度明顯高于優化前，流程優化前醫務人員滿意度為（82.9±6.4）%，優化后滿意度為（94.3±5.2）%，兩者差異符合統計學意義（P＜0.05）。結論流程化管理策略在醫院設備儀器檔案管理中效果顯著，有效提高管理水平，并且對規范設備儀器管理及采購流程起到有效的監督作用。

醫療設備；檔案管理；流程化管理；滿意度評價

引言

科學技術的飛速發展使得醫療設備在臨床得到廣泛的應用，依賴現代化醫療設備和技術是現代醫療工作的特點之一，如今醫用設備已成為醫院開展日常醫療、護理工作的物質基礎，直接影響到醫療水平。設備儀器管理作為醫院管理的一部分，設備儀器檔案是設備儀器整個周期的原始資料，能夠充分反映醫院的管理水平[1]。然而，醫院目前的設備儀器檔案管理工作中存在有很多的問題[2]，比如：設備儀器檔案管理與日常管理工作脫節；歸檔制度沒有落實；傳統分類方案缺乏科學性及可操作性；人員檔案意識薄弱等。為進一步探究流程優化管理策略在醫院設備儀器檔案管理中的作用，現根據我院流程優化前后的設備儀器檔案管理中存在的問題及效果，報道如下。

1 材料和方法

1.1 一般資料

選取我院2014年1月～2015年12月期間設備科相關的儀器檔案材料進行分析，2014年間采用傳統的管理方式，2015年間采用流程優化管理策略，對每一科室的設備儀器檔案材料進行分析。比較各科室進行流程優化管理策略前后的其他一般資料，無統計學意義（P＞0.05），故具有可比性。

1.2 方法

流程優化管理策略前采用傳統的管理模式。在充分分析管理中存在的問題之后，采用流程優化，對重點問題進行整改，包括設備儀器檔案管理與日常管理工作脫節；歸檔制度沒有落實；傳統分類方案缺乏科學型及可操作性以及人員檔案醫師薄弱等[2]。針對這4個方面的問題進行流程優化管理策略進行管理，

首先，加強檔案管理人員素質的培訓。檔案管理人員是檔案管理的關鍵，加強培訓，轉變其專業認知，端正其管理態度，提高其管理技能，是根本優化檔案管理的措施之一。培訓的重點在于檔案信息收集整理方面，將科技檔案納入重點強調對象，要讓管理人員認識到設備檢修、維護等動態檔案是至關重要的，動態信息缺失的檔案都不是全面詳細綜合的檔案。同時為提高設備使用者、維護者的配合[3]，減少檔案管理人員在信息收集過程的障礙，須在全院加大檔案管理重要性的宣傳，樹立檔案管理意識。

其次，醫療科技化是未來的趨勢，醫療設備檔案管理在未來，人工的作用會越來越小，計算機的作用會越來越大。醫院必須要建立符合自我需要的檔案網絡管理信息系統，不斷整合完善信息庫，最大程度地共享和利用檔案資源，對外交流共同提高。檔案整理的前提是信息收集，這需要各個部門的信息共享和聯通，是個體與整體的辯證統一關系[4]。檔案整理必須要全院人員參與，加強檔案管理隊伍建設，不再只是檔案管理人員的單打獨斗，建立健全專職兼職檔案管理體系，兼職人員和專職人員合理分工，職責劃分清晰明確[5-6]，共同致力于檔案高效管理。

再次，建立完善的檔案管理制度是核心，完善的制度引導合理的管理工作。檔案管理制度對醫療設備的檔案歸整做出了明確的條例說明，設備文件資料，以年限為標準歸檔，專業管理人員要了解檔案收集的內容，并且不同設備儀器進行歸類整理。

最后，醫院設備儀器多種多樣，儀器的多樣性導致檔案人員在歸檔設備儀器檔案的過程中，對于缺漏等問題難以發現及查詢。建議完善的檔案管理制度以及明確的分類標準，不僅保證設備儀器檔案管理的完整性，同時也能夠對于檔案材料進行追蹤查對。具體操作方法可以通過邀請招標、公開招標、競爭性談判、詢價、單一來源等采購方式以及設備儀器的價值，及時調整原件分數等歸檔要求，實現設備儀器檔案材料的全程控制。

1.3 評價指標

（1）記錄采用流程優化管理策略前后管理效果，即設備儀器檔案缺失或記錄不全、檔案材料歸類及檔案制度完善度等，對比分析流程優化管理策略前后的效果。

（2）記錄流程優化前后醫務人員滿意度及工作效率評價結果，采用自行設計量表調查醫務人員的工作滿意度，通過業績考核評價醫務人員在進行程優化前后工作效率評價結果。

1.4 統計學方法

2 結果

根據流程優化前后管理效果，可以發現流程優化后管理水平明顯高于優化管理前，差異符合統計學意義（P＜0.05）。詳見表1。

表1 流程優化前后管理效果的比較 (%)

根據流程優化前后醫務人員對設備管理制度的滿意度調查結果，可以發現流程優化后醫務人員的滿意度（94.3±7.2）%明顯高于優化前（82.9±6.4）%，差異符合統計學意義（P＜0.05）。詳見表2。

表2 流程優化前后醫務人員滿意度及工作效率評價結果的比較 (%)

3 討論

（1）醫院設備儀器檔案管理制度不健全，其主要原因是檔案管理不能直接創造經濟效益，不受到重視，醫院未安排專門人員負責醫院設備檔案管理工作，導致資料管理無條理，過于混亂，相關設備資料記錄不全，更新不及時，落實不到位等問題層出不窮[7-8]。即使有專門的檔案管理人員，大多檔案管理員缺乏專業的檔案管理認知和培訓，工作心態過于敷衍隨意。

（2）醫院設備儀器檔案管理與日常管理工作脫節，設備儀器檔案與設備儀器實體、臺賬分割，同時檔案資料沒有及時根據設備儀器進行更新、升級等。此外在收集、整理、保存工作方面，文書檔案較于科技檔案更為容易，因此，文書檔案保存更為完善，科技檔案如醫療設備運行、檢修等非靜態流程檔案則嚴重缺失，這就造成在設備的維修時，相關設備檢修人員不能及時找到配件，維修效率大大降低；報廢時，對設備了解不全，設備的剩余價值就不能充分發揮。檔案管理工作落實不到位，設備管理漏洞百出[9-10]。

（3）人員檔案醫師薄弱，醫療設備檔案管理需要設備使用者、管理者和維修者的通力合作，并非管理者的個體責任，只有三者聯動合作[11-12]，才有利于檔案信息收集，任何一方的缺失，都會影響整體，缺一不可。另外，由于設備管理人員頻繁的交接，檔案資料的不全就給了人鉆漏洞的機會，這就導致在資產盤點過程中資產賬目不實的現象的發生[13-14]，醫院財產極易遭受巨大的損失。

（4）傳統分類方案缺乏科學型及可操作性，醫院設備檔案大多都是紙質保存，具有年久紙張損壞，字跡模糊不清的缺點，不利于設備維修和報廢的資料核對，并且手工收集、檢索耗時耗力，難以查找[15-16]。

綜上所述，醫院設備儀器檔案管理中采用流程優化管理策略，能有效提高設備儀器檔案管理水平，對規范設備儀器管理及采購流程起到有效的監督作用。醫院科技化是時代所趨，醫療設備在治療過程的作用越來越大，臨床醫療水平和質量也與之聯系越來越密切。加強醫院設備儀器檔案工作的管理強度是醫院實現現代化發展的必經途徑，不僅從制度上不斷完善，也應整合各類設備資源并不斷進行優化，達到提升設備管理和運營水平的目的，最終醫療水平提升，為醫院建立良好的信譽，在市場化競爭下更有優勢，利于長遠的發展。

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本文編輯 王博潔

Explore the Effect of Process Optimization Management Strategy on Hospital Archive Management of Equipments and Instruments

YU Wei-min
Department of Equipment, Xiamen Hospital of Traditional Chinese Medicine, Xiamen Fujian 361009, China

ObjectiveTo explore the process effect in optimization management strategy on hospital archive management of equipments and instruments.MethodsOur equipment department managed equipment and instrument archives by optimized process in January 2015 to December 2015, and retrospectively analyzed the archive management problems encountered in 2014, then compared the effect of process optimization in improving archive management of equipments and instruments.ResultsAfter optimizing the management process, the archive management level of equipments and instruments in our hospital was significantly higher than the original process. The perfection degree of archive system was 87% before optimization, yet 98% after then; the archive loss or record incompletion before and after optimization was (15.3±1.5)% and (7.8±0.6)% respectively，so the difference was statistically significant (P＜0.05). The satisfaction of medical staffs was also higher than before, reflecting with (82.9±6.4)% in non-optimized process and (94.3±5.2)% in optimized process, thus the difference was statistically significant (P＜0.05).ConclusionApplying the process optimization management strategy on hospital archive management of equipments and instruments could effectively improve the related management level, and effectively supervise the normative management and procurement process of equipments and instruments.

medical equipment; archive management; process management; satisfaction evaluation

R197.3

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2017.03.042

1674-1633(2017)03-0153-03

2016-11-07

2016-11-30

作者郵箱：yuweimin201702@sina.com