芻議京秦高速公路運營期的檔案管理工作

文/孫喜鴻

河北省高速公路京秦管理處成立于1999年，負責京秦高速公路的營運管理。包括養(yǎng)護、收費、路政、行政、黨群、會計、科研和其他各項經(jīng)營活動。為了全面提高管理處及下屬單位檔案管理工作水平，確保管理處檔案的完整、準確和安全，使檔案工作更好地為管理處的經(jīng)營管理和發(fā)展提供有效服務，尤其對基層收費站檔案建設工作進行了規(guī)范，收費站的檔案分8類共45卷。通過規(guī)范化管理，檔案的作用日益突顯。實踐證明，高速公路的發(fā)展離不開檔案管理，檔案的開發(fā)利用已成為高速公路發(fā)展中不可缺少的重要組成部分。從以下幾方面論述：

一、檔案管理制度化

(一)凡是反映管理處工作活動，具有查考利用價值的文件資料、圖像、照片、錄音、錄像及其他事物資料等，均應整理歸檔。

(二)各部門負責收集、整理職責范圍內的檔案，并負管理職能。

(三)各部門檔案員要確保接收的文件材料檔案的齊全性、完成性、準確性。

(四)檔案員要嚴格遵守《檔案法》、《保密法》，不準隨意摘抄、傳播密級檔案內容。未經(jīng)批準，不準擅自將重要檔案借出或復印。

(五)對違反保密規(guī)定，造成泄密或被盜密者，按其性質及情節(jié)給予嚴肅處理。

(六)檔案管理人員調動工作時，應在離職前辦好交接手續(xù)。

二、檔案管理規(guī)范化

(一)有專人負責。在制度健全的基礎上，做好職權分工，每一環(huán)節(jié)，有專人負責，層層傳遞，直到歸檔。同時加強對檔案人員績效考核制度的管理，通過考核，激勵員工的工作熱情，創(chuàng)造激情，奮斗的熱情。

(二)有固定的場所。做好基礎設施建設，為檔案的保管和保護提供設施齊全的場所。管理處先后建立1000多平的檔案室，購置鐵質文件柜、刻錄機、空調、除濕器、密集架、計算機、復印機等一系列重要設施，提高庫容量，增加了安全防范能力，為檔案的管理、提供良好的物質基礎，改善了檔案保管條件。

(三)有固定的歸檔過程。在整理檔案過程中，工序繁多，按照文件在形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律，以件為單位進行分類、排列、編號、編目、錄入、掃描、裝訂、裝盒，使之有序化。要以“簡化整理”為宗旨，推進文件整理，兼顧計算機和手工兩種整理方式，達到對文件歸檔的高效化。我們把材料的收集，整理，歸檔工作分成四個階段：收集階段、預立卷階段、定稿組卷階段、上架階段。

三、檔案管理信息化。

(一)引進培養(yǎng)檔案專業(yè)人才。既懂得計算機知識，又懂得檔案管理的復合型人才。

(二)建立網(wǎng)絡檔案信息系統(tǒng)。切實樹立便捷化、數(shù)字化的理念，從人力、物力、財力統(tǒng)籌安排，統(tǒng)一部署，同步實施，切實推進檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡化。

(三)推進檔案資源數(shù)據(jù)化轉變。檔案管理人員應用各種軟件，將傳統(tǒng)的檔案轉化為電子數(shù)據(jù)文件，然后將數(shù)據(jù)文件分類管理，確保電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣。

四、檔案管理精細化

(一)分級管理。根據(jù)上級單位要求和收費站的實際情況，管理處建立綜合檔案室，各單位分別建立自己的檔案室。

(二)基層單位精細分類。收費站的檔案分成8類共45卷。8大類分別是：收費管理、制度建設、行政綜合、后勤管理、隊伍建設、黨工團婦建設、文明創(chuàng)建、監(jiān)控管理。所有的檔案一目了然，為數(shù)據(jù)分析，領導決策提供大量的理論依據(jù)。

五、檔案管理法制化

(一)重點貫徹《檔案法》、《保密法》，有效提升了維護檔案規(guī)范性、真實性及安全性的自覺意識，“法制化”“ 痕跡化”管理的理念已深入各個管理環(huán)節(jié)。

(二)突出專業(yè)性特別強的會計檔案。會計檔案，是單位在會計核算活動中形成的具有保存價值的原始記錄，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)，它客觀反映了單位一切經(jīng)濟活動的發(fā)生、發(fā)展過程，不僅是經(jīng)濟決策和財務審計的重要依據(jù)，也是執(zhí)行財經(jīng)紀律、保護國家財產、保障經(jīng)濟健康發(fā)展的有力武器，涉及法律和經(jīng)濟責任，一定按著《會計法》歸檔，尤其是移交的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。

六、檔案管理團隊化

(一)引進專業(yè)人才。定期向社會招收一些檔案專業(yè)的高校畢業(yè)生作為檔案管理人員，提高檔案管理人員的素質。

(二)培訓現(xiàn)有人員。通過邀請專家舉行定期的培訓教育，提高現(xiàn)有員工的業(yè)務能力和職業(yè)道德水平，讓檔案管理人員深刻認識到檔案管理工作的重要性，增加先進的管理理念，不斷豐富自己的科學文化知識，提升職業(yè)道德水平，使其有一定的責任感，在工作時能夠認真、仔細的對待。管理處為進一步提高檔案工作規(guī)范化、標準化和現(xiàn)代化水平，對本系統(tǒng)員工實施針對性的培訓，在核心崗位培養(yǎng)少而精的檔案管理的“專才”，在非核心崗位、一般性內業(yè)崗位，培養(yǎng)了大量的檔案管理“通才”，建立一支穩(wěn)定、專業(yè)、進入狀態(tài)快的檔案管理隊伍。

(三)建立考核機制。建立業(yè)務考勤和績效考核制度，獎罰分明，獎勤罰懶，體現(xiàn)多勞多得；同時舉行青工比武，推動業(yè)務水平的提高，實現(xiàn)能者上，平者讓，庸者下的用人制度，打破“干好干壞一個樣”的大鍋飯局面，對那些對工作不思進取、懶散怠慢的員工實行淘汰制。

總之，檔案是社會的寶貴財富，是單位發(fā)展的需要，是改革創(chuàng)新的需要。高速公路單位應注重檔案管理工作，加強檔案管理，努力提升檔案管理水平，使檔案能更好地為高速公路事業(yè)、為社會、為改革創(chuàng)新服務，實踐證明，京秦高速檔案規(guī)范管理的作用日益突顯，而且作用越來越大。