辦公室文書檔案管理信息化探析

趙麗娜

摘要：隨著社會的發展，辦公室文書檔案的管理方式正逐步從傳統的人工管理模式向現代化、信息化、規范化的方向轉變和發展。辦公室文書檔案的信息化管理可以實現檔案的長期保存、快速利用和高效管理。本文分析了辦公室文書檔案管理信息化的優勢，對如何加強辦公室文書檔案的信息化管理提出了幾點工作思路。

關鍵詞：辦公室；文書檔案；信息化；管理

應用信息技術能夠使辦公室文書檔案管理工作更為快捷、便利，還能對各企業的長遠發展起到推動作用，并使辦公室文書檔案管理的質量得到有效提升。

一、辦公室文書檔案信息化管理的優勢

（一）提高檔案歸檔人員工作效率

辦公室文書檔案進行信息化管理不但會使辦公室文書檔案管理的流程運轉更加迅速，而且改變了傳統的檔案管理方式，工作方式更加便捷，工作效率得到了很大的提高。辦公室文書檔案采用計算機管理可以按照按件即時整理的歸檔方式，減輕了歸檔人員的工作量，提高了文件管理效率。文件資料的收集、存放、分類、統計等文件歸檔環節變得十分方便、有序，無論是前期的文件起草還是后期的文件的傳遞，都變得簡單易行。

（二）提高檔案的查閱速度

辦公室文書檔案實施信息化管理，可以大大提高文件的查閱速度，加上計算機網絡技術的應用，查閱人員不用來檔案室，辦公室文書檔案資源可以隨時檢索，只需在檔案管理系統中輸入文件的關鍵字或者文號就可以查到所需的資料，大大提高了檔案利用工作的質量和效率，也為檔案部門借閱減少了人力和物力資源。

（三）提高文件的傳遞速度和文件的安全性

企業檔案室每年的歸檔文件都是上一年度的文件資料，歸檔部門的兼職檔案員在日常公文辦理過程中，文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，不能及時歸檔，應用計算機網絡技術，可以通過網絡進行文件的傳遞和流轉，提高文件的傳遞速度和文件的安全性，同時可以通過檔案管理系統確定檔案的密級，也可以通過權限設置對查檔人員進行操作的權限設置，確保文件的安全性。采用信息化管理文檔，省去了借閱登記、人力查找以及借閱歸檔手續，大大減輕了檔案工作人員的工作強度，同時也減少了對紙質文檔材料的翻閱，提高了檔案管理利用的質量以及文檔管理工作的效率。

二、如何加強辦公室文書檔案的信息化管理

（一）提高辦公室文書檔案人員綜合素質

目前，隨著計算機技術在各個行業的普及，越來越多的企業都在開展辦公自動化，企業文件的起草形成、流轉、修改、轉換、檢索、打印、統計等相關工作都可以在辦公自動化軟件中完成，這種現代化的文書管理技術，迫切需要辦公室文書檔案管理人員去掌握和使用。文檔檔案信息化是現代社會對文檔工作的必然要求，所以，企業從事文書管理的老師要結合本崗位的工作，努力提高計算機操作水平，邊工作邊學習，掌握涉及文檔管理的信息技術知識，努力成為綜合型的文檔管理人才。

（二）充分利用現代化技術整理檔案

紙質檔案的整理工作任務量大，利用計算機整理文檔，可以大大提高文檔整理速度。以往的人工立卷，雖然都是按照《歸檔文件整理規則》的要求進行文檔整理，但是每個人理解的不同，對每一個文件的分類不盡相同，影響案卷質量，對檔案的查詢工作帶來不便。現在按照新的《歸檔文件整理規則》，辦公室文書檔案實行卷改件，文檔整理按件整理，利用計算機技術不僅省時省力，檔案利用效率提高，降低了人為因素在辦公室文書檔案歸檔工作的影響，又發揮了計算機管理的優點，提高了歸檔的工作效率。

（三）加強在職教育，提高辦公室文書檔案管理人員整體素質

傳統的業務知識與檔案工作方法，已不能適應現代檔案管理的新形勢，辦公室文書檔案管理人員的業務能力直接影響檔案管理工作的質量，企業負責文書的工作人員以及檔案管理人員的業務能力直接影響檔案管理工作的質量，由于現今文書類型和辦公室文書檔案種類和載體的多樣化，所以相應的檔案管理的方法要隨著時代的發展不斷地更新。為了使辦公室文書檔案管理人員能適應新形勢下檔案管理工作的需要，要充分發揮企業從事檔案管理工作人員學習檔案信息化管理的積極性和主動性，努力提高企業從事文書工作人員的知識水平和業務能力。所以必須要對企業中從事文書管理的人員進行在職的檔案信息化的培訓，培養出一批既能掌握計算機信息技術，又能熟悉文檔專業知識的人才。

（四）實施“三化”管理

“三化”管理指的是精細化、流程化、標準化的管理。在管理文書檔案時，應結合企業的具體發展情況進行管理，通過“三化”管理能夠使辦公室檔案管理的系統化得以實現。管理與編制文書檔案時，應遵循“標準統一、上下一致”的管理模式，使檔案管理信息技術化，與時代發展相適應。雙重備份檔案的文檔版與電子版，并采用機讀模式管理檢索式的文檔，避免產生因為意外或黑客造成電腦信息缺失的情況。

（五）創建科學的文書檔案管理系統

規范地管理辦公室文書檔案，并創建科學的文書檔案管理系統，將檔案進行分類，主要分為一般、秘密、機密以及絕密四種形式；建檔管理工作應根據文件的機密等級進行展開，收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔、銷毀這個順序是檔案的歸檔順序。在一個企業中，只有擁有閱文資格的管理人員與起草人才能批示機密的等級；當文件起草與建檔時，應遵循相應的規章制度，嚴格、細心地對檔案進行分類與歸檔。

三、結束語

隨著科學技術的不斷發展，傳統的辦公室文書檔案管理已經不能適應人們的需求，辦公自動化普及檔案現代化的管理模式和計算機信息技術已經成為辦公室文書檔案信息化管理的重點，辦公室文書檔案的管理必須從傳統的管理方式向現代信息化管理的方式改變，從事文書管理的工作人員，要及時轉變工作思路和工作觀念，掌握現代化信息管理手段，實現辦公室文書檔案管理的信息化、現代化、規范化，才能滿足時代的需求。

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