人事制度改革對人事檔案管理的影響

張立勇

摘要：人事檔案能反映出職工的個性特點、思想品德以及個人經歷等情況，是個人在某社會組織中工作表現等歷史記錄。人力資源管理與人事檔案的支持和配合有著密切的聯系。隨著社會的發展，傳統的以計劃經濟為主體的人事管理制度已不能滿足現代社會的發展需求。因此，政府機關及企事業單位應重視人事管理制度的改革工作，并優化其人事檔案管理的水平。

關鍵詞：人事；改革；檔案管理

對于人力資源管理來說，人事檔案管理是較重要管理制度和方法，能實現對人才的客觀與全面的評價。隨著社會經濟的發展，我國的人事檔案管理制度與現實需求之間的矛盾愈加明顯，現實中很多企業對人才有較高地渴求度，企業又是通過人事檔案來了解人才具體情況的，因此，要改善傳統的人事檔案管理，優化人事制度，使得機遇與挑戰并存，保證我國人事資源管理實現整體發展。

一、計劃經濟體制下人事檔案管理制度的特點

（一）作為員工身份證的人事檔案，關乎著員工的切身利益

在以往的計劃經濟體制背景下，發展人力資源管理會產生相應的人事檔案管理制度。結合對檔案管理情況的不同認識，可將檔案分為工人檔案與干部檔案兩類，在職工的工作晉升與調動等都需要用到人事檔案，還有對員工的工齡等計算也是需要以人事檔案為基礎，因此人事檔案與員工的切身利益有著直接關系，并且關系到員工的整個家庭利益；另外，在企業招聘時，人事檔案管理就是一項十分重要的工作。在以往的計劃經濟背景下，父母的人事檔案會直接到子女的工作調動。

（二）人事檔案是控制員工的有力工具

傳統的人事檔案一般是由單位進行管理的，記錄著某個人的全部經歷。由此，單位就具備人才的調配權，檔案本人與其他的單位都沒有檔案的管理權。一直以來。我國實行的都是人檔合一、人走檔隨的檔案管理制度，檔案對檔案本人有著十分重要的影響，也對職工有一定的控制作用。而且檔案個人必須要隨從單位的想法，一旦離開單位，就會由限制人員流動變成其他狀態，對整體人員的流動具有相當的限制作用。

二、目前人事檔案管理存在的弊端

（一）人事檔案信息量小，反映不夠全面

受到歷史因素的影響，在人事檔案管理中，通常比較重視記載個體政治行為作風，詳細的記錄個體政治歷史，還有社會關系等方面的內容，針對個人的現實能力以及業務成績等方面很少記錄，由于缺乏這些方面的信息記錄，致使人事檔案管理難以全面反饋個人信息，不符合用人單位的發展要求，進而導致人事檔案管理的工作效率偏低。

（二）缺乏完善的人事檔案管理機制

在現有的人事檔桿管理制度上，有一項內容要求任何人不能查閱自身或其直系親屬的資料。該項檔案規定制度事實上侵犯了人民的知情權。目前我國針對該項規范。并沒有明確的法律處理手段，往往相悖于現代化民主制度。所以說，我國缺乏完善的人事檔案管理機制。

（三）服務意識及進取精神不足

據調查，在檔案管理工作中，工程量較大，檔案管理條件存在缺陷。部分實際檔案管理細節工作亟待完善，致使檔案管理工作應對極大的挑戰。雖然我國逐步實施信息化管理目的，但是依然沒有達到統一化信息管理的目標，諸多信息資源難以進行共享。此外，因為管理人員的素質參差不齊，缺乏承受工作壓力的能力。大部分管理人員僅是注重對檔案進行保存好，而針對要求查閱的用戶人置之門外，缺乏服務及奮進的精神，無法端正自己的工作態度。

三、關于人事檔案管理革新措施

針對以往人事檔案管理制度中存在的弊端，始終都在探討相關的解決措施。筆者認為要想對人事檔案管理進行改革創新，首要接觸人事檔案給公民帶來的限制。其次，結合不同層次不同人群，對檔案進行平等化管理，不斷逐步健全人事檔案信息，推動人事檔案信息的整體升級。再次，從國家及社會的實際發展要求出發，設立專業化的人事檔案管理部門，保證公民的檔案得到嚴格有效的管理。

（一）減弱對員工的約束力

當前，我國的人事制度主要通過合同形式來進行，以往的人事制度以及難以符合社會的發展要求。因此，只有優化分配人力資源，革新以往聘請人才的機制，及時更新思想觀念，才能發揮職員的主觀能動性，來自主選擇就業企業，進而有助于構建高效靈活性的用人系統。例如，2003年我國頒發的有關用人企業聘請機制通告中，有效削弱了用人企業和職員之間的束縛，從而體現了人事檔案管理“以人為本”的思想理念。

（二）在人事檔案建立的時候要消除身份觀念

隨著現代社會的發展，在人事檔案管理的方面其要求越來越高，特別是關于人事檔案的公開性。這時候就需要相關的工作人員努力的收集和整個各種人事檔案的信息，對每個的人事信息都要做到真實、準確的記錄和入檔。從而便利于用人單位從中獲得相關的認識信息，在用人的時候更加看重個人的實力，而不是身份關系，使人們在競爭和工作中享受到公平的待遇。

（三）人事檔案管理應成立專門機構

在現代的社會發展中，因為社會成員的流動性比較大，所以像傳統的用人單位對人事檔案進行管理的方法已經不能跟上時代發展的步伐，所以這時候地方政府可以設立一個專門的機構來對人事檔案進行管理，然后設立相應的監管機制，從而保證其管理的質量。

四、總結

人事檔案管理本身就是一個復雜的工程，要想對人事檔案管理制度做到很好的改革和完善，就必須要從多方面進行考慮和分析，只有這樣按照現代社會發展的要求對人事檔案管理制度進行有效的改革，才能真正的促進其發展，從而優化現代社會人才資源的優化配置。

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