淺析信息時代下檔案數(shù)字化的建設

戚穎欣

摘要：當前信息時代之下，檔案數(shù)字化是一項關系檔案事業(yè)能否持續(xù)、穩(wěn)定、健康發(fā)展的重要舉措，其作用也日益突顯出來。由此，傳統(tǒng)檔案館的建設已轉變?yōu)閿?shù)字化檔案館的建設。這項工作是循序漸進的，對檔案數(shù)字化技術進行深入的分析、研究就顯得尤為重要。

關鍵詞：檔案；數(shù)字化

信息時代之下，網(wǎng)絡環(huán)境的逐步發(fā)達以及數(shù)字化技術的深入應用，推動著各個領域的工作呈現(xiàn)出新的特征。而檔案管理系統(tǒng)，作為對檔案資料展開有效有序保管，以及優(yōu)化利用工作的基礎所在，本身的工作對象并不是書面檔案資料本身，而是其中的信息。因此在當前信息環(huán)境之下，檔案數(shù)字化呈現(xiàn)出不容忽視的新型發(fā)展趨勢。

一、背景意義

數(shù)字技術就是把任何形式的原始信息諸如人們?nèi)粘６勀慷玫膹V播信號、電視信號、錄音機和錄像帶上錄制的節(jié)目統(tǒng)統(tǒng)數(shù)字化，使一切存儲裝置、信息網(wǎng)絡、信息處理設施上的信息全部成為數(shù)字化信息。今時代是一個數(shù)字化信息時代，數(shù)字技術的廣泛應用成為信息化和知識經(jīng)濟發(fā)展的重要標志。1998年1月美國副總統(tǒng)戈爾提出了“數(shù)字地球”的概念。同年6月，當時的國家江澤民在兩院院士大會上講話時也提到了“數(shù)字地球”問題，強調(diào)要抓緊制定面向新世紀的發(fā)展戰(zhàn)略.爭先搶占科技、產(chǎn)業(yè)和經(jīng)濟的制高點。

傳統(tǒng)的檔案管理主要是一種物理管理，而數(shù)字化檔案的管理則主要是一種邏輯管理。在傳統(tǒng)檔案工作中我們一般以一種或很少的幾種角度來顯示檔案信息的有序化，而在數(shù)字化檔案工作中，我們可以從任意一種角度來顯示檔案信息的有序化。當檔案管理工作的最終目的，一方面在于讓檔案信息能夠更為完整的留存，但另一個更為重要的方面則在于，讓這些檔案信息能夠成為未來工作的一種指導。檔案信息化建設是信息時代檔案工作的主題，而檔案數(shù)字化建設則成了檔案信息化建設中一個重要的內(nèi)容，是檔案管理過程中一場深刻的革命。因此對檔案數(shù)字化建設進行研究具有十分重要的意義。

二、應用分析

由于我國檔案數(shù)字化建設還處于初期階段，，故在現(xiàn)階段， 檔案數(shù)字化建設還存在不少問題： 如技術上的問題、合作問題、數(shù)字化對象問題、標準化問題等。因此， 檔案部門在積極推進數(shù)字化建設過程中， 不能不顧實際條件， 一哄而上， 必須進行可行性分析， 通過分析數(shù)字化建設的可行性， 結合本部門的實際，提出可行性方案， 只有這樣， 檔案數(shù)字化建設才能健康發(fā)展。

（一）檔案數(shù)字化建設應具備的基本條件

檔案數(shù)字化建設的健康、順利進行， 離不開基本條件的支持和保證， 其中要著重考慮以下幾個方面：

1.技術條件

檔案數(shù)字化建設是一項技術性很強的工程， 涉及計算機技術、信息存貯技術、多媒體技術、數(shù)據(jù)庫技術、網(wǎng)絡通訊技術、安全技術等許多高新技術， 技術是檔案數(shù)字化建設順利進行的保證。

2.網(wǎng)絡基礎設施條件

要實現(xiàn)網(wǎng)絡化利用就需要一定的網(wǎng)絡基礎設施為前提， 如局域網(wǎng)的建設、信息資源網(wǎng)站的建設等。而網(wǎng)站建設一般包括域名申請、服務器配置、網(wǎng)站規(guī)劃、網(wǎng)頁設計、系統(tǒng)配置、主頁發(fā)布、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)開發(fā)、網(wǎng)站宣傳等內(nèi)容。所以網(wǎng)絡基礎設施的建設情況關系著能否把數(shù)字化檔案信息在網(wǎng)絡上發(fā)布。

3.資金條件

檔案數(shù)字化建設是一項龐大的系統(tǒng)工程。實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理和利用， 其中需用投入大量的資金， 檔案部門有沒有進行檔案數(shù)字化建設的經(jīng)濟實力， 這是在進行檔案數(shù)字化建設時必須要考慮的。

（二）數(shù)字化檔案信息的利用

促進檔案信息的充分利用是數(shù)字化建設的根本目的所在。而現(xiàn)階段我國對數(shù)字化檔案信息資源的開發(fā)利用， 還存在不少問題， 如信息資源的數(shù)字化程度低， 現(xiàn)代化的信息采集手段缺乏， 沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準、規(guī)格、格式共享機制等。因此亟待加強對數(shù)字化檔案信息利用問題的研究。

由于數(shù)字化檔案的特性， 其利用與傳統(tǒng)介質(zhì)檔案相比， 顯示出了巨大的優(yōu)越性， 具體來說， 數(shù)字化檔案信息利用的特點主要有以下幾個方面：數(shù)字化檔案利用的共享性；數(shù)字化檔案利用的復用性；數(shù)字化檔案利用的靈活性等。

數(shù)字化檔案的特點和利用特點要求我們更新思維， 采用科學的方法， 促進數(shù)字化檔案信息的利用， 從而更好地為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務。要做好數(shù)字化檔案信息的利用工作， 主要應把握好以下幾個方面：權衡費用與價值， 做好數(shù)字化檔案的鑒定工作；加大數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設的力度；加強數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡建設， 促進數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡化利用；提高檔案工作者素質(zhì)， 加強檔案用戶教育培訓；建立檔案數(shù)字化建設試點， 建設數(shù)字檔案館。

三、結論

信息化時代的到來，推動了檔案管理工作的發(fā)展，尤其是對于數(shù)字化檔案資源的利用更加有不容忽視的積極價值。檔案數(shù)字化建設是一項復雜的、龐大的系統(tǒng)工程， 也是一項長期的、艱巨的戰(zhàn)略任務。因此， 對于檔案數(shù)字化建設理論的研究也是一個十分復雜的課題， 不是一篇文章的論述所能解決得了的。實際工作中應當注重開發(fā)數(shù)字檔案資源的利用價值，擴大其閱讀群體，并且以不同群體受眾的行為方式作為依據(jù)展開分析，才能切實推動檔案資源的利用深化。

參考文獻：

[1]劉春暉.淺談當今檔案數(shù)字化建設[J].檔案管理，2007（20）.