科技檔案管理與服務工作研究

馬桂琴

（湖南省科技信息研究所，湖南 長沙 410001）

科技檔案管理與服務工作研究

馬桂琴

（湖南省科技信息研究所，湖南 長沙 410001）

在大數據時代背景下，科技檔案的有效利用，能極大地推動科技信息工作的有效性和作用。文章探討了科技檔案管理與服務工作存在的問題，并提出了如何提高科技檔案管理與服務工作的建議。

檔案；檔案管理；服務

檔案作為對歷史的記錄，匯集著大量最原始最可靠的信息，科技檔案則是儲備科技信息和科技知識的主要載體，在信息時代背景下，科技檔案的有效利用能極大地推動科技工作有效推進，進而對經濟發展和社會建設具有潛移默化的作用。因此，如何有效避免科技檔案利用低，檔案管理滯后，進而最大限度地挖掘科技檔案潛在價值，轉化為科技生產力，提高科技服務能力是科技檔案管理與服務工作的根本目的。

1 科技檔案管理與服務工作的地位

正確認識科技檔案管理工作，是開發和利用科技檔案信息資源的前提。科技檔案不同于一般檔案，科技檔案主要是保存具有科技價值的資料，是為科技技術研究提供數據支持，進而促進科技進步的有效資料。科技檔案管理包括科技檔案信息采集，科技檔案資料整理，科技檔案鑒定、科技檔案保存、科技檔案資源統計與利用等。社會快速發展的過程中，要想不斷提高自身競爭力占據有利發展位置，科技檔案有效利用在其中起到非常重要的作用，因此科技管理工作者要高度重視和加強科技檔案的管理與利用，提高科技信息的轉化力。

2 科技檔案管理與服務工作存在的問題

我國科技檔案資源極為豐富，蘊含的科技價值也越來越受人們的關注，但由于主客觀諸多因素，科技檔案管理與服務工作沒有得到最大化的開展和利用。

（1）科技檔案工作者能力結構較為單一。在信息化時代，科技檔案的管理工作迫切需要現代化的綜合性人才，不僅要具備較高的檔案管理專業水平，而且要精通現代網絡技術，同時也要具備科研管理水平。從當前現狀發現，不少檔案管理工作人員都只具備單一的工作能力，文科出身的科技檔案管理人員具有較為扎實的檔案管理經驗，但缺乏科研工作的積累，而理科出身的科技檔案管理人員，具有一定的科研工作的能力和水平，但缺乏專業的檔案管理能力。部分多年從事傳統紙質檔案工作者，雖然具備科技檔案管理能力，但是又缺乏現代網絡技術，導致工作的開展仍采用傳統的方式，致使科技檔案管理工作效率較低。

（2）對科技檔案管理工作不重視。有的科研單位沒有認識到“科技檔案是加快知識創造和科技成果轉化的重要資源，科技檔案的再利用具有巨大價值，加強科技檔案信息化建設有利于對檔案原始資料的保護等”。不注意積累科技項目檔案，而且大多數單位依然沿襲著傳統的管理方法，缺乏先進的管理技術。其原因有：一是科研人員存在與己無關的思想，重視成果報獎工作，忽視成果歸檔工作。二是檔案管理人員責任心不強，觀念陳舊，不能主動宣傳指導、檢查督促歸檔工作。

（3）科技檔案管理機制不夠健全。主要表現是內部管理體制尚未理順，外部管理體系不夠完善，相互協作、相互制約和相互監督的相應規定不健全，直接影響管理工作的落實。從日前情況看，不少單位科研檔案管理部門和管理人員編制不健全，有的圖書室兼管檔案，有的保密室兼管檔案，有的則是業務部門兼管檔案，部分檔案管理人員不穩定，對外交往聯系渠道不暢。這些問題淡化了科研人員的檔案意識和及時歸檔的自覺性，使科研檔案與科研管理工作相互脫節。

（4）科技檔案法規制度建設滯后。我國科技檔案工作領域最重要的法律依據是《科學技術檔案工作條例》，該條例于1980年 12月9日經國務院批準。當前，科技檔案工作的內外環境發生了巨大變化，專門針對科技檔案的法規制度沒有快速適應加以完善。尤其是針對黨政機關和事業單位的科技檔案或科研項目檔案的法規制度少之又少，僅有《測繪科學技術檔案管理規定》、《中國科學院科研課題檔案建檔規范》、《水利科學技術檔案管理規定》、《中國地震局科技檔案管理辦法》等少數幾部。此外，作為科技檔案法規制度上位層次的檔案法規制度也未健全，法律修訂一直未能取得實質性進展。

3 如何提高科技檔案管理與服務工作

（1）提高檔案人員綜合能力。檔案工作包含大量重復性的勞動，需要大批腳踏實地、埋頭苦干、責任心強的人才。而科技檔案工作的內容不是在原來的基礎上簡單重復，需要有一定的信息研究能力、綜合分析能力、網絡技術管理能力和一定的外語基礎，因此要具備綜合能力。一是具備務實精神。檔案工作，尤其是科技檔案工作，相對較為枯燥，要有務實精神，扎實開展工作，在熟悉掌握科技檔案業務的各個環節、步驟，掌握各種載體檔案管理辦法的同時，準確把握科技檔案事業發展面臨的新形勢。二是具備創新精神。科技檔案工作要有一定的創造性，要善于在工作中對科技檔案的有效利用提出改進建議，要勇于打破傳統的條條框框，在檔案工作上有創新、有突破、有亮點。三是提高外語能力。作為一名科技檔案管理工作者，不僅要了解國內相關信息，同時也要了解國外科技檔案發展情況，掌握一定的外語基礎對有效查找國外重要檔案信息資源起到基礎作用。四是掌握一定計算機能力，現代計算機與網絡的出現，為檔案管理與保護提供了新的技術手段。檔案數字化管理成為必不可少的手段。當前科技檔案管理已經突破了傳統檔案管理單純對科技資料的收集和

文本、圖片資料的歸檔，需要充分利用大數據技術手段對各種科技檔案信息進行合分類，進行精準化管理和信息化管理。這些都需要科技檔案的管理人員具有較高的綜合素質，不僅需要精通基本的檔案管理知識，還需要具備信息化條件下對檔案的綜合處理能力，并按照多學科發展的要求，掌握相應的科技知識。

（2）加強科技人員的檔案意識和責任意識。一是各級領導和科管部及科技人員，要高度認識科研檔案管理工作的重要性。二是健全各項歸檔制度，制定和完善從布置、檢查、收集、管理到建檔的一整套管理程序，及時檢查督導，狠抓落實。近年來，湖南省領導高度重視各級科技管理人員檔案意識和責任意識，明確提出科研檔案是科研管理工作的重要內容，將科研成果檔案納入科研整體管理工作之中，使其與計劃管理、課題管理、成果管理及信息管理緊密結合起來，實行科研工作和建檔工作的有效同步，促進科研成果檔案的整體化、科學化管理。

（3）逐步完善科技檔案管理規章制度。為積極推進科技檔案管理規范化和法制化，建設適應現代化發展的科技檔案管理工作，根據《中華人民共和國檔案法》、《科學技術檔案工作條例》等規定，不斷完善科技檔案的各項規章制度，積極推進科技檔案管理工作規范化建設。一是建立崗位責任制。為了加強科技檔案管理工作，使其發揮重要作用，首先要建立健全崗位責任制，制定工作目標、工作職責。其次要把工作目標、工作職責分解到位，落實到人，實現專人管，專人負責。二是建立檔案管理制。為了使科技檔案管理工作形成體系，不斷完善檔案管理制，先后制定了檔案立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案統計鑒定制度、檔案移交制度、檔案管理獎懲制度等等，科技檔案管理人員按章辦事，使科技檔案管理步入正軌。三是建立檔案保密制。嚴格貫徹執行《中華人民共和國保守秘密法》有關規定，嚴格遵守保密紀律，對于保密檔案妥善保管，絕密檔案單獨保管。嚴格執行檔案接收、借閱、鑒定和銷毀制度，認真履行登記、審批手續。定期進行保密檔案、資料和物品的清查工作。

［1］李艾.淺談信息化在科技檔案管理中存在問題和解決方法［J］.辦公室業務，2015，（3）:28-29.

［2］田楊.科技檔案管理存在的問題以及對策建議［J］.中外企業家，2014，（32）：156.

馬桂琴（1969-），女，山東威海人，大學本科，主要研究方向：科技檔案管理。