現代信息化視閾中的醫院檔案管理研究

河南省駐馬店市中醫院（463000）張毓

隨著科學技術的發展，信息化技術給醫院的診療和管理工作帶來了極大的便利。然而受傳統管理觀念的影響，醫院檔案管理技術仍處于改革狀態，管理水平相對落后，十分不利于現代醫院服務質量的提高[1]。為了改善醫院檔案管理現狀，提高管理效率，筆者結合多年醫院檔案管理經驗，初步探討有效的管理模式，為提高醫院的診療服務奠定基礎。

1 醫院檔案管理現狀及存在的問題

醫院檔案管理是醫院信息儲存和處理的核心地帶，是醫院不可或缺的管理部門。但由于受多種因素的影響，醫院檔案管理仍存在以下問題：①檔案管理人員配置不足，專業能力低下。醫院檔案管理部門屬于后勤服務部門，專業檔案管理人員比例少，導致管理人員整體專業水平低下，在管理工作中缺乏創新，管理技術和能力不足。②醫院信息化管理設備匱乏，信息化管理難度大。信息化管理檔案需要完善的硬件設施，由于醫院資源有限，加上醫院領導檔案信息化管理理念不強，對檔案管理設施資金投入不足，檔案信息化管理難度大[2]。③實施分散式管理模式，不利于信息化管理。部分醫院將檔案分散到各個科室或部門進行管理，且每個科室或部門管理的水平參差不齊，造成管理混亂，集中管理難度大，甚至出現紕漏或錯誤現象。

2 醫院檔案信息化管理的必要性

2.1 有利于提高檔案管理的效率 醫院檔案涉及所有科室和部門，且醫院每天診療都會產生新的檔案資料，其種類繁多、資料龐雜、信息龐大，傳統的人工管理模式難以滿足快速增長的檔案信息量。信息化管理是利用現代科學技術，將醫院檔案和資料綜合處理，可實現信息快速處理，且處理量大、處理速度快、處理效果準確，不僅可以減少人工勞動力，緩解人工勞動強度，降低人工成本，而通過信息化技術管理能大大提高管理效率[3]。

2.2 是提升醫院綜合實力的表現 醫院檔案管理是醫院正常運轉不可或缺的部分，提升檔案管理服務質量即是提升醫院綜合實力的具體體現。在當前信息化時代背景下，醫院為了改善就醫條件，提高服務質量，醫院運轉的各個環節都采取信息化管理，比如就醫一卡通，可實現刷卡掛號、刷卡預約、刷卡就診、刷卡取藥、刷卡付款等，給醫院管理帶來極大的便利。醫院檔案信息化建設是醫院信息化管理的必然要求。檔案管理信息化建設，通過電腦技術、信息處理技術、網絡技術和多媒體技術等綜合作用，可實現檔案快速整理、快速搜索、快速查找，能有效規避人為管理的弊端，大大提高檔案管理制度[4]。

2.3 是醫院可持續發展的內在要求 醫院檔案管理關系醫院運轉各個環節，其管理質量優質與否直接關系到醫院綜合質量水平的高低。在醫院檔案管理屬于精細化管理工作，需要高素質的專業人才在管理中不斷地探索、創新、改革，避免檔案管理不善丟失，或者檔案查找困難。這就需要醫院加大力度，引進和培養檔案管理專業人才，增強其專業技能、崗位操作技能和職業思想意識，進而提升醫院人才的綜合水平和核心競爭力，確保醫院穩定持續發展[5]。

3 醫院檔案信息化管理的措施

3.1 建設高素質檔案管理團隊 醫院應當強化人才競爭意識，加大力度引進檔案管理人才，建立高素質高水平專業團隊，為檔案信息化管理奠定人才基礎。同時醫院通過多種方式和途徑培養人員的職業技能，通過專題講座或培訓等途徑增強人員的綜合素質。此外，醫院應當搭建檔案管理學習和交流平臺，與國內國際大醫院檔案管理接軌，通過與外院進行交流和學習，豐富管理人員的經驗和見識，促使其管理工作中不斷整合創新，提高管理水平[6]。

3.2 加大投入更新信息化硬件設施 硬件設施是信息化管理的基礎，因此醫院應當加大資金投入，更換管理舊設備，提升硬件設備的配置。由于醫院檔案信息量十分龐大，硬件設施的引進應當滿足高配置、大處理量、快速度等條件，才能確保信息化的質量。醫院檔案管理部門可通過內部網絡，實現一鍵式資源共享，一鍵式檔案分類管理，一鍵式信息查找。檔案信息化管理需要建立電子檔案，利用管理軟件或系統可進行實時更新，可現實檔案信息快速入檔，提高檔案的管理效率。

3.3 建立健全檔案信息化管理制度 完善的管理制度是信息化管理順利實施的有效保障。通過各種制度明確崗位操作規程，劃分崗位責任區，避免管理人員責任心不強導致的管理紕漏現象。同時醫院應當將信息化崗位管理制度上墻，確保管理人員有章可循，避免違規操作引發檔案丟失或損毀。總之，制度對管理行為可以起到指導和規范的作用，明確管理人員的職責，減少責任推脫現象發生[7]。

3.4 實行醫院檔案資料集中管理制 采取信息化管理，首先應當將醫院內所有檔案資料由檔案管理部門統一歸集和管理，避免分散式管理造成資料遺失。檔案資料信息化管理應當執行統一標準，規范化管理。比如資料信息格式化、檔案入檔統一化、檔案傳送專人執行等，再比如檔案資料歸檔封存采用統一印制的封面，統一類別編碼，方便查詢。建立檔案信息管理體系，將實體檔案電子化、信息化，并電子檔案與紙質檔案同步更新，保持信息一致性，完善信息管理體制，規范管理行為。

3.5 檔案資料管理應重視信息安全工作 醫院檔案資料不僅涉及患者個人隱私，甚至涉及醫療技術機密，因此醫院檔案管理工作應當重視保密工作，確保醫院檔案資料的安全性。檔案管理人員應當加強防范意識，具備惡意病毒偵查能力，對重要檔案和資料的入檔管理應當嚴格審查，避免重要檔案或資料被不法分子惡意傳播或利用。在日常管理中，應當加強計算機或管理軟件的防護工作，提高電子信息儲存的安全性。

4 結束語

綜上所述，在信息化時代背景下，醫院檔案管理信息化建設不僅能提高管理效率，減輕管理人員的勞動強度，同時對提升醫院綜合水平具有十分重要的意義。醫院應當順應時代發展的趨勢，加強檔案管理信息化建設的投入，通過引進信息化管理高端人才，為信息化管理提供人才保障，同時加大投資力度完善信息化基礎設施，建立健全信息化管理制度，并將醫院內所有檔案資料統一歸集，集中管理，全面促進檔案信息化管理，最后在實施信息化管理過程中應當加強檔案資料的保密工作，確保檔案資料的安全性，提升醫院的服務水平。