強化醫療設備檔案管理的若干建議

謝晶

摘要：當前醫院都有龐大的醫療設備資產，如何管好是擺在醫院管理者面前的問題。醫療設備檔案管理是管好醫療設備的基礎工作，只有做好醫療設備檔案管理才能實現管好醫療設備。本文主要分析了醫療設備檔案管理面臨的困境，從而找出加強醫療設備檔案管理的可行性辦法。

關鍵詞：加強；醫療設備；檔案管理

一、醫療設備檔案管理的困境

（一）醫院領導重視程度不夠。對于能給醫院創造巨大經濟收益的醫療設備，歷來醫院在購置環節都投入了較大的精力，多方論證，談判降價，擇優購置，盡快到貨驗收使用發揮效能。但醫療設備購回后，使用情況如何，是否充分發揮效能，是否創造了最大的經濟效益，這一系列問題，往往會被醫院領導忽略，存在醫療設備中后期管理深度不夠，管理力度不足，管理重要性趨弱的狀況。而能夠真實反映醫療設備從購置到使用到維保直至處置等一系列生命周期全過程的醫療設備檔案資料也處在疏于管理的窘境。

（二）醫療設備檔案管理意識淡薄。醫院的醫療設備檔案管理員多為兼職，很多使用者即為管理者，有時候甚至于設備有多少臺，管理員就有多少個，人員之多可見一斑。醫療設備檔案管理的難度在于，每一位醫療設備檔案管理員都肩負著醫療設備檔案生成、管理、歸檔的一系列職責，要做到每位非專業的醫療設備檔案管理員都對醫療設備的檔案管理職責了然于心，對醫療設備檔案管理工作盡職盡責本身就有很大的難度。非專業就必然有非專業的缺漏和弊病，非專業也成為醫療設備管理意識淡薄的客觀原因。

（三）醫療設備資料分散，難于收集。醫療設備檔案資料存在于設備采購部門、醫學工程維修部門、設備存放的每一個臨床、科室以及檔案部門，它以紙質、電子介質、圖片資料、影像資料等各種介質的形式存在，如此多的分散在醫院每個角落的醫療設備，使得醫療設備檔案資料的收集、管理面臨巨大的挑戰。

（四）醫療設備檔案管理缺乏專業人員。醫療設備檔案管理從始至終僅在檔案部門配有專職的檔案管理員，其他環節均為兼職的檔案管理員。分布在設備購置、維修、使用環節的諸多兼職設備檔案管理員，沒有太多的檔案管理經驗，缺乏檔案管理專業知識，對于醫療設備檔案管理是有心無力，不知如何做好此項工作，不能按檔案管理要求較好的完成醫療設備檔案管理工作。

（五）醫療設備檔案管理周期長，管理難度大。醫療設備從申購到使用、報廢、處置等一般需要5～10年，如此長的生命周期均是醫療設備檔案資料生成的過程。設備生命周期內產生的大量檔案資料如何收集，如何管好，如何用好本身就具有很大的挑戰性。

（六）醫療設備檔案管理制度不健全。醫療設備檔案管理缺乏制度化、規范化、系統化的規章制度，是造成醫療設備檔案疏于管理，醫療設備管理出現疏漏的主要原因。沒有完善的規章制度，醫療設備檔案管理就無章可循，達不到醫院對醫療設備檔案管理的要求。

（七）醫療設備檔案借閱使用效能沒有充分發揮。大多醫院僅將醫療設備檔案作為技術性資料收集歸類整理，進行保管。檔案管理的功能僅局限于為了滿足審計和上級主管部門檢查的需要。檔案借閱，借鑒作用、指導工作的功能沒有充分得到發揮。

二、醫療設備檔案管理的具體內容

醫療設備檔案管理按照檔案生成的時間分為：采購階段檔案管理、使用環節檔案管理、設備處置檔案管理。

（一）采購階段檔案管理指醫療設備從申購始，到可行性論證、采購直至驗收止的一系列活動中產生的有關醫療設備的所有資料的收集歸檔管理。這些資料包括：經過審批的購置申請、設備采購小組論證得出的可行性論證報告、醫療設備招投標全過程的資料（招標公告、投標保證承諾書、投標書、投標單位簽到表、評委簽到表、招標記錄、中標通知書、中標公告等）、雙方簽訂的購銷合同、配置清單、貨物裝箱單、產品進口報關單、商檢報告（進口設備）、驗收報告、合格證、說明書、操作指南、培訓證明、設備安裝照片、安裝場地施工圖、水電暖線路圖、醫療設備構造線路圖、醫療設備技術參數、防雷檢測報告、操作人員資格證書等等。

（二）使用環節檔案管理指醫療設備從投入使用開始到設備處置前所形成的一切資料的收集歸檔管理。這些資料包括：保養記錄本（內容：醫療設備名稱、規格型號、投入使用時間、放置地點、保養時間、保養內容、保養報告、處理結果、保養費用、保養技術人員簽字等）、維修登記本（內容：醫療設備名稱、規格型號、投入使用時間、放置地點、報修日期、故障原因、維修部件、維修周期、維修配件費用、維修人工費用、維修人員簽字等）、設備使用情況月報表（內容：設備名稱、規格型號、投入使用時間、日檢查人次、次檢查費用、操作人員簽字等）。

（三）醫療設備處置檔案管理指醫療設備處置全過程所生成的檔案資料的收集歸檔管理。處置階段檔案資料包括：醫療設備報廢申請表（內容：醫療設備名稱、規格型號、購置時間、數量、價值、報廢原因、報廢日期、報廢技術鑒定、財務部門意見、設備科室意見、分管院領導意見、院長意見等）、國有資產處置（報廢）申請表、國有資產處置（有償轉讓）申請表、國有資產處置（無償轉讓）申請表等。

以上醫療設備生成檔案資料的三個階段，內容多，范圍廣，時間跨度長，收集歸檔難度大。做為檔案管理者必須克服所有困難，提高醫療設備檔案管理水平，確保檔案管理資料的真實性、時效性、完整性和系統性。

三、如何提高醫療設備檔案管理水平

（一）健全醫療設備檔案管理制度，做到有章可循。建立規范的醫療設備檔案管理辦法及規章制度，系統化、制度化的管理醫療設備檔案?！稒n案法》規定，檔案工作原則是統一領導、分級管理，醫院應按照設備檔案歸檔范圍和立卷歸檔制度及規范要求，建立并完善設備檔案的保管、保密、借閱、統計、鑒定、銷毀等制度。有了健全的、完善的規章制度，才能規范我們的行為，才能有理有節地規范醫療設備檔案管理工作。

（二）增強醫療設備檔案管理意識。醫療設備檔案管理工作是醫療設備管理的基礎，加強醫療設備檔案管理可以延長設備使用壽命，做到物盡其用，讓醫療設備發揮最大效能，創造最大的經濟效益，創造更大的社會價值。只有每位檔案管理員認識到這一點，才能明確醫療設備檔案管理的真正意義，從而增強醫療設備管理意識，克服“重購輕管”的思想，變被動管理為主動管理，形成持續、長久、良性的醫療設備檔案管理構架。

（三）加大檔案管理人員培訓力度。醫療設備檔案管理的復雜性和特殊性，決定了大量的、非專業的、兼職的檔案管理員將要參與醫療設備的檔案管理。檔案管理是一項持續性、完整性、時效性、系統性的工作，對檔案管理員有著較高專業技術要求，如何使醫療設備檔案管理員的專業水平達到檔案管理的要求，這就需要通過邀請檔案管理專家開展一系列檔案培訓課程來實現，準確地說，開展檔案管理培訓課程是提高檔案管理員水平的最佳、最有效的途徑。與此同時也要發揮傳幫帶的作用。

（四）抓好醫療設備檔案資料交接工作。建立《醫療設備檔案交接制度》，在醫療設備檔案管理員崗位變動的情況下，應及時就醫療設備檔案資料進行交接。檔案部門參與，列明移交的醫療設備檔案資料目錄，逐項清點，交接人員、監交人員三方簽字存檔。

（五）充分發揮醫療設備檔案資料對工作的指導和借鑒作用。建立《醫療設備檔案借閱管理辦法》，積極鼓勵采購部門、使用科室、維修部門等相關部門借鑒醫療設備檔案資料指導工作，落實借閱審簽，歸還簽字制度，保證醫療設備檔案資料安全。

（六）建立醫療設備檔案管理考核制度。建立《醫療設備檔案管理考核辦法》，就專、兼職醫療設備檔案管理員完成的檔案管理工作進行考核，工作表現突出的給予獎勵，違規則處罰，用制度管人，加快推動醫療設備檔案管理工作的前進步伐。

四、小結

總之，醫療設備檔案管理工作的重要性必須深入人心，只有人人重視，全員參與，每位檔案管理員都認真遵守《檔案法》，嚴格按《科學技術檔案工作條例》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》等法律、法規、規章、標準要求實施檔案管理工作，上億元的國有醫療設備資產才能發揮最大效能，創造最大效益。同時，醫療設備檔案管理工作也應從我做起，從點滴做起，充分發揮醫療設備檔案對醫療設備采購、使用、維修、報廢等各環節的指導和借鑒作用，為管好醫療設備發揮應有的效能。