淺談醫(yī)院文書檔案的收集與歸檔

楊詩蕓

【摘要】文書檔案的收集與歸檔是醫(yī)院管理工作中的重要組成部分。但是傳統(tǒng)的管理理論、管理模式和工作方式越來越不適應(yīng)醫(yī)療形勢發(fā)展的需要，這對檔案管理工作提出了更高的要求。

【關(guān)鍵詞】辦公室；文書檔案；收集；歸檔

一、文書檔案收集與歸檔工作的重要性

文書檔案收集與歸檔工作是機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位開展管理工作的重要環(huán)節(jié)，是提高單位管理工作效率與質(zhì)量的前提條件。文書檔案記錄了各單位的發(fā)展歷程，為單位的經(jīng)營發(fā)展與科學(xué)決策提供參考依據(jù)。將它們及時有效地收集與歸檔，不僅能確保各類文件材料的完整性，而且還能將重要的文件材料進(jìn)行詳細(xì)記錄和保存，確保其真實性。有利于決策者深刻了解單位自身的發(fā)展情況，以便盡早制定與調(diào)整科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略。

二、文書檔案收集與歸檔中主要存在的不足之處

（一）檔案文件材料的收集力度不夠。當(dāng)前，由于多數(shù)檔案人員沒有高度重視檔案文件的收集工作，文件材料的收集力度不足，最終造成大部分的文件資料丟失或缺損。具體原因主要包括：1.各部門的檔案管理流程不規(guī)范，文件資料隨意擺放，未能及時歸檔。2.各單位的歸檔模式不科學(xué)，忽略電子文書檔案的收集與歸檔。3.在整理檔案過程中，沒有重視檔案的連續(xù)完整性。例如：經(jīng)常出現(xiàn)文件資料不完整，文件資料斷章、少頁、缺時間、無單位落款公章等現(xiàn)象，或發(fā)文稿有正文但是缺附件的情況。遇到這些問題，我們應(yīng)立即要求有關(guān)部門補全缺失的文件，才給予收集歸檔。4.文件材料的可靠性差。有些單位或檔案部門為應(yīng)付上級的檢查，通常模擬前幾年的數(shù)據(jù)展開評估，致使檔案文件的歷史性與真實性喪失。

（二）歸檔文件材料的收集不全面。在辦公室文書檔案的管理過程中，通常會見到歸檔文件收集不齊全的情況，具體包括未經(jīng)檔案人員收集記錄的各種文件資料。該類資料的內(nèi)容廣泛，來源渠道較多，具備重要的參考價值等。文件材料一旦遺留在部門或者其他的人員手中，無法完整地收集回來，必將影響檔案人員的歸檔工作。加上部分文書檔案的管理人員多為兼職人員，缺乏充足的時間與精力來整理與保管檔案資料，這些均能導(dǎo)致文書檔案文件材料無法及時收集完整。

（三）檔案人員缺乏較強的檔案管理意識與工作責(zé)任心。由于部分檔案人員的管理意識較為薄弱，僅側(cè)重于紅頭文件的管理，忽略無編號或一般性的文件資料，這間接影響了歸檔工作。具體表現(xiàn)于：個別檔案人員在處理文件資料時，沒有仔細(xì)鑒別檔案文件的真實性，不能區(qū)分檔案文件的原件與復(fù)印件，沒有及時歸檔文件資料的原件，無法確保它們的完整性與正確性，這些均會導(dǎo)致檔案文件材料的利用價值喪失或降低，法律依據(jù)性不強。

三、加強文書檔案的收集與歸檔的措施

（一）健全檔案管理制度，規(guī)范工作流程。檔案管理工作需有健全的規(guī)章制度去指引。在制定檔案管理制度過程中，應(yīng)緊緊圍繞《檔案法》，結(jié)合單位實際情況制定。并規(guī)范檔案收集和歸檔流程，明確各檔案歸檔的范圍。

（二）加強檔案收集和歸檔工作的宣傳力度。加強檔案工作宣傳力度，可以利用辦公室自身優(yōu)勢，宣傳《檔案法》和各項規(guī)章制度實施細(xì)則，使醫(yī)院行政工作人員和醫(yī)務(wù)人員提高檔案意識，在醫(yī)院營造一種人人重視檔案、人人參與檔案的良好氛圍。另外，檔案應(yīng)由專門人員科學(xué)管理，并提供有利的保管條件，將檔案存放在專門的檔案室，配備相適應(yīng)的硬件和軟件。每年按規(guī)定做好文件的收集、整理、歸檔和保管工作。積極開展檔案利用服務(wù)，為業(yè)務(wù)部門和行政工作人員提供快捷便利的服務(wù)。讓業(yè)務(wù)部門和行政工作人員嘗到檔案集中管理的甜頭，反過來又促進(jìn)文件的收集、歸檔工作。

（三）積極參與公文運作的過程，發(fā)揮辦公室督辦和催辦的作用。收發(fā)文處理是各單位辦公室文書工作的重要環(huán)節(jié)。檔案工作不能靠等待，應(yīng)主動出擊。在辦理上級文件過程中，要對文件的內(nèi)容、要求、時間有一定的掌握，傳閱時，提示領(lǐng)導(dǎo)及時閱辦，領(lǐng)導(dǎo)批示的文件要及時傳閱，做好上情下達(dá)的落實工作。作為醫(yī)療單位，要做好文書檔案工作，還要加強與上級衛(wèi)生部門和行政主管部門的工作聯(lián)系，協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系。

（四）利用醫(yī)院印章管理，把好檔案收集的關(guān)口。醫(yī)院的印章管理一般由辦公室專人負(fù)責(zé)，可以利用醫(yī)院印章管理，加強對文書檔案的收集。對于醫(yī)院的各類文件，領(lǐng)導(dǎo)不簽發(fā)，手續(xù)不齊全的，不予打印，不給用章。

（五）利用OA收發(fā)文系統(tǒng)，對照進(jìn)行檔案收集與歸檔工作。隨著科技的發(fā)展，我國已進(jìn)入辦公自動化和信息化時代。大部分機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在處理文書文件材料時，都通過OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行。因此，在進(jìn)行檔案收集與歸檔工作時，可以利用OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行對照，保證檔案材料的完整性。

（六）加強專業(yè)知識學(xué)習(xí)，提高專業(yè)人員素質(zhì)。第一，樹立全心全意為人民服務(wù)的理念，加強責(zé)任心。第二，在業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)上加強檔案理論學(xué)習(xí)，積極參加檔案培訓(xùn)班和交流會。第三，作為辦公室的一員不但要熟悉辦公室的工作，還要利用辦公室處于醫(yī)院綜合性地位的優(yōu)勢，了解和掌握其它科室和醫(yī)療業(yè)務(wù)的工作特性。第四，掌握現(xiàn)代化辦公技術(shù)，實行電子檔案一體化。在進(jìn)行紙質(zhì)檔案的收集和歸檔的同時，也實現(xiàn)辦公系統(tǒng)一體化，將電子檔案進(jìn)行存檔。

四、結(jié)語

文書檔案的收集與歸檔工作是檔案管理工作中的關(guān)鍵部分。只有做好醫(yī)院文書檔案的與歸檔工作，完善制度，規(guī)范管理，才能確保文書檔案的收集真實性與完整性，促進(jìn)文書檔案歸檔工作的順利開展，從而更好地使文書檔案管理工作邁上新臺階。

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