高等學(xué)校檔案管理工作水平提升問題研究

于暉

【摘要】高校檔案是高校發(fā)展過程中所形成的各種對高校發(fā)展具有一定價值的真實記錄，檔案管理工作通過對這些檔案信息進(jìn)行有效管理，對高校發(fā)展具有現(xiàn)實意義。目前高校檔案管理工作并不十分完善，本文就如何提高檔案管理工作水平之問題進(jìn)行了闡述。

【關(guān)鍵詞】高校檔案；管理工作；水平提升

目前，高校檔案主要由教師檔案和學(xué)生檔案兩大系統(tǒng)組成，一方面是對教師和學(xué)生發(fā)展過程的真實而客觀的描述，見證了教師和學(xué)生的發(fā)展軌跡；另一方面也是對高校歷史的反映和記載。因此，高校的檔案管理對教師和學(xué)生，乃至高校本身而言，都是至關(guān)重要的，如何提高高校檔案管理工作水平，也相應(yīng)成為一個刻不容緩的重要問題。

一、高校檔案對高校的發(fā)展意義重大

（一）高校檔案的作用。檔案是高校在發(fā)展過程中所形成的各種對高校發(fā)展具有一定價值的真實記錄，是高校建設(shè)歷史痕跡的物證，是社會的縮影，具有見證往事的作用。它保留了歷史的真跡，有照片、錄像、錄音、筆跡、圖片等等，是事件原始的記錄和反映，內(nèi)容客觀、翔實、準(zhǔn)確，有極高的參考價值，對高校的發(fā)展起到了一定的推動作用。高校檔案管理工作因此不容忽視。

（二）高校檔案工作的服務(wù)性。高校檔案服務(wù)于教師，服務(wù)于學(xué)生。學(xué)生是學(xué)校的主體，教師是校園文化的傳播者和見證者，高校檔案記錄了上述二者的學(xué)習(xí)、工作、生活的變化和發(fā)展。學(xué)生學(xué)業(yè)檔案，主要包括學(xué)生的入學(xué)檔案（含小學(xué)直至高中的學(xué)籍檔案）、在校四年（本科）的成績、學(xué)籍變動、入黨過程、貧困申請、獎學(xué)金發(fā)放、助學(xué)貸款、圖書資料的借閱、大學(xué)生科技創(chuàng)新活動、大學(xué)生勤工儉學(xué)活動等等一系列的學(xué)業(yè)活動。教師人事檔案，包括入職前的檔案，職稱晉升，個人科研工作，行政職位變化，職工醫(yī)療保健，外出學(xué)習(xí)，學(xué)術(shù)交流，績效工資發(fā)放，后勤服務(wù)等等與教師個人發(fā)展息息相關(guān)的寶貴資料。這些檔案隨著社會的發(fā)展與進(jìn)步，隨時會被查閱、引用，服務(wù)于個人與社會，發(fā)揮它的巨大作用。

（三）高校檔案的傳承性與發(fā)展性。高校檔案是一個系統(tǒng)工程，記載了一代代學(xué)生周而復(fù)始的變化，是教師在發(fā)展過程中的描述，是高校教育的縮影。它反映了高校的精神風(fēng)貌、文化氛圍，體現(xiàn)了高校的辦學(xué)理念、價值觀念、道德觀念、思想作風(fēng)、工作作風(fēng)，其中蘊(yùn)含著高校的創(chuàng)業(yè)史、發(fā)展史、進(jìn)步史及某些警示后人的教訓(xùn)史。同時，高校檔案是校園文化的見證者、傳播者、沉淀者和延伸者，它體現(xiàn)了高校的歷史，能夠取得學(xué)生、教師及社會的認(rèn)可。

同時，高校檔案傳承著校園文化，通過對高校官方檔案的查詢、瀏覽，可以展現(xiàn)高校的歷史和豐厚的人文精神底蘊(yùn)，反映高校在各項教育活動中的成果和業(yè)績，提高學(xué)校的形象和知名度，擴(kuò)大學(xué)校對內(nèi)對外影響度，促進(jìn)校際、國際交流與合作，喚起校友的美好回憶，增強(qiáng)校友對大學(xué)精神和文化的認(rèn)同感，激勵校友回報母校，激發(fā)師生對學(xué)校的自豪感。總之，高校檔案與時代接軌，它擔(dān)負(fù)著社會發(fā)展的歷史使命。

二、加強(qiáng)和提高高校檔案的管理工作水平

（一） 確保高校檔案的真實有效性。高校檔案是對高校發(fā)展歷程的真實體現(xiàn)和記載，檔案管理是對這種真實體現(xiàn)和客觀記載的如實記錄，并運(yùn)用科學(xué)、系統(tǒng)的方法將這些資源加以收集、整理、裝訂、入冊，并歸檔保存，具有真實性、客觀性、完整性、發(fā)展性及傳承性等特點。

（二）加強(qiáng)檔案管理的主動性。作為一名檔案管理者，應(yīng)培養(yǎng)檔案管理的競爭意識、創(chuàng)新思維及高度的責(zé)任感，熟悉檔案管理的整個流程，熟練掌握檔案的收集、整理、裝訂等技術(shù)。要做到把與檔案相關(guān)的每一片、每一張、每一本、每一套都仔細(xì)收集，圖形數(shù)據(jù)影像及時保存，做到全面、準(zhǔn)確、認(rèn)真歸檔，確保檔案的真實、完整、持續(xù)、穩(wěn)定，明確檔案的查閱及管理制度，加強(qiáng)檔案的信用管理。這對提高教學(xué)質(zhì)量、研究教學(xué)規(guī)律，都會起到促進(jìn)作用。

（三）實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。高校檔案管理是高校管理工作的重要組成部分，高校檔案記錄著各項教學(xué)活動或科研工作的原始數(shù)據(jù)，是最有說服力的原始證據(jù)。檔案管理無序或零亂、不規(guī)范都有可能給相關(guān)系、部乃至學(xué)校造成損失，例如，實驗室實踐數(shù)據(jù)流失會造成實驗結(jié)果泄漏，甚至可能泄漏技術(shù)機(jī)密；會議記錄丟失會造成領(lǐng)導(dǎo)管理層內(nèi)部混亂，重則可能涉及人員任命機(jī)密；學(xué)生檔案不詳細(xì)或隨意篡改，將會影響學(xué)生終身評價。因此，必須加強(qiáng)高校檔案管理，以《檔案法》為依據(jù)，制定檔案收集、利用、保管、借閱、鑒定及銷毀制度，同時制定各類材料的歸檔范圍、保管期限和歸還制度等，避免產(chǎn)生各種不必要的損失，以致于影響高校的生存與發(fā)展。

提高科學(xué)化水平管理，通過網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)等技術(shù)的運(yùn)用，將會導(dǎo)致檔案可以更好地被保留和存儲。因此，應(yīng)將經(jīng)過數(shù)字化處理的檔案資源信息網(wǎng)絡(luò)化，建立科學(xué)、合理、高效率的檔案信息網(wǎng)站，通過檔案信息網(wǎng)站的建立，方便進(jìn)行檔案信息查詢，并且實現(xiàn)相關(guān)資源信息的共享，改變以往舊的檔案管理模式的封閉性和單一性，實現(xiàn)檔案信息管理的開放性、交互性，提高檔案信息社會化利用的便捷性。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)，使得檔案資源信息可以為社會成員所共享，對于不同空間的多個用戶，獲得信息是同步的，從而使檔案信息的服務(wù)質(zhì)量和效率得以提高。

（四）增強(qiáng)檔案的服務(wù)性，挖掘檔案的信息價值。在開展檔案管理工作的過程中，應(yīng)開放檔案查閱功能，擴(kuò)大檔案服務(wù)內(nèi)容，為高校檔案信息資源開發(fā)打開一個新的局面。應(yīng)做到為廣大師生員工提供服務(wù)窗口，實實在在地通過檔案服務(wù)來幫助師生員工解決實際問題，為高校的教學(xué)、科研、日常管理提供智力支持，營造出人人重視高校檔案管理的良好氛圍。例如，高校現(xiàn)有的紙質(zhì)和電子圖書資料（圖書館、電子閱覽室）檔案內(nèi)容豐富，教學(xué)檔案客觀翔實，是進(jìn)行教學(xué)及科學(xué)研究的重要來源，是科研活動的重要支撐，有較大的實用價值，應(yīng)予以大力開發(fā)與高度利用。 （下轉(zhuǎn)第178頁）（上接第131頁）

另外，高校檔案還可以用于科研工作、教學(xué)改革及管理工作，為學(xué)校發(fā)展等提供參考，以方便科學(xué)研究活動的進(jìn)一步深入，這是檔案信息開發(fā)利用的一種高級形式，無論是在見證校史、教書育人、傳承校園文化和服務(wù)科研等各方面均具有重要價值，同時還是一項益于當(dāng)今、功在后世的事業(yè)，有助于為當(dāng)今的高等教育提供參考，激發(fā)師生熱愛學(xué)校、感恩學(xué)校的熱情。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案管理是高校管理工作的重要組成部分，是高校管理工作的具體體現(xiàn)，是高校信用管理的保證，是高校文化建設(shè)的供給源泉。當(dāng)前我國高校檔案管理工作存在認(rèn)識不足、管理隊伍不專業(yè)、管理模式落后和現(xiàn)代化水平不高等問題，只有加強(qiáng)認(rèn)識，強(qiáng)化管理隊伍建設(shè)，重視信息資源開發(fā)，才能改進(jìn)高校檔案管理水平，為高校長遠(yuǎn)發(fā)展發(fā)揮更大的作用。

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