高校檔案管理工作思考

李婷

【摘要】在新時期，伴隨學校辦學規模的不斷擴大、教育質量不斷提升，要想適應新形勢的發展要求，高校的檔案管理工作應該積極主動地創新，才能為高校教學、科研和黨務管理服務。對檔案管理工作中出現的新情況、新問題，需要制定有效措施，促使高校檔案管理規范化、現代化和信息化。

【關鍵詞】高校檔案；管理工作；思考

高校事業發展的重要組成包括檔案管理工作，它是高校履行人才培養、科學研究、社會服務功能和開展各項活動的直接記錄。檔案管理工作的重要要素包括檔案的收集、管理及創新。不斷發展創新才能實現檔案管理工作的科學化、持續化。檔案工作中需要終身學習，全面提高自身素質，才能跟上時代的步伐。

一、高校檔案管理工作中存在的問題

（一）思想陳舊，意識薄弱。許多高校的領導對學校的教育教學、科研、學生管理等非常重視，而對檔案管理工作關注意識薄弱。對檔案管理工作投入極少的經費，而對于檔案館（室）網絡化建設的經費投入更是少之又少，對于一些硬件，不能及時更新；而檔案管理的工作人員缺少利用檔案資源服務社會的意識，認為收集全檔案、保管好檔案就已經完成本職工作了。

（二）管理落后，方法繁瑣。資料的收集、整理、分類、組卷、編制目錄、保管和提供利用等一系列工作是傳統檔案管理的工作內容。因為檔案管理工作量大、任務重的特點，大多數高校的操作是以手工為主，對歸檔材料不能及時整理、分類；電腦管理的操作也只是運用基本信息及簡單檢索查詢事務，無紙化電子檔案和圖像、聲音、文字三位一體的立體化檔案不能及時有效地建立，檔案利用率低、信息涵蓋不全的問題不能從根本上得到改變。

（三）體制滯后，制度缺失。缺乏創新，沒有活力，是現在大多數高校檔案管理工作中出現的問題，沒有建立完善的機構設置、用人制度、分配制度、獎勵制度等，與勞動報酬、晉職沒有掛鉤，沒有工作創新的氛圍，這些都是導致檔案管理工作沒有朝著良性發展的主要原因。

（四）人才缺乏，素質偏低。據調查，高校檔案管理的工作人員大多數都是兼職或者是半路出家，沒有培訓和學習系統的專業技能知識。對于不但懂得信息化技術，又精通檔案業務的復合型人才的缺失，是高校檔案工作信息化建設受到制約的根源。

二、更新觀念實現管理現代化

知識經濟時代，科學技術迅猛發展，知識量成倍增加，致使全社會自覺參與學習的動力來自知識經濟所帶來的危機感、緊迫感和責任感。終身學習已經成為檔案工作者的學習原則，最新的檔案專業知識及相關知識需要不斷地學習和熟練地掌握，只有全面提高自身素質，才能跟上時代的腳步。

（一）優化知識結構，做一專多能的復合型人才。檔案工作是一項專業性、知識性、科學性和學術性的工作。在知識經濟迅猛發展時代，檔案工作者通過優化知識結構，來適應社會的發展，是現在的當務之急。近幾年來，凸型知識結構是比較流行的知識結構，也可以叫“金字塔”模式。這個模式將人的知識結構分為三個層次，基礎知識在最低層，相關知識占據中間的位置，專業知識占領最高層。身為現代的檔案工作人員，應該讓自己處在知識的“金字塔”的最底層，也就是基礎知識，盡可能地廣博、深厚、牢固；塔尖，也就是專業知識，盡可能地高聳、精深，達到最優化，使其功能能夠得到最大限度的發揮。如果只是文化基礎知識豐厚，精深的專業知識非常匱乏，就會出現“鉆勁”缺乏的現象，專業不可能出現優秀的成績；另外，如果只是對專業知識非常精通，對相關知識缺乏，創造潛力就不會得到充分的發揮，對專業工作本身的發展造成影響。所以只有對兩者同時注重，才能達到專業上獲得佳績的成就。

（二）善于運用現代化管理手段。作為現代化檔案管理工作者，對現代化的科學知識不僅要學習和掌握，最主要的任務是將其運用到檔案管理的工作當中去，使其成為現代化管理的重要手段，使檔案工作適應時代發展特點。

（三）選拔人才，加強隊伍。較強的政治性、專業性和技術性是高校檔案管理工作具備的特點，簡單的歸檔和保存已經不能滿足對其的概述和理解。管理人員需要同時具備優秀的思想政治素質和良好的專業技術水平。所以，創新檔案管理工作的重中之重是建立一支高素質的檔案管理隊伍。第一，不斷提高自身的思想政治素養是合格的檔案管理工作者必須具備的素質，對政治理論和政策法規要定期學習，保密意識得到強化，在整個的檔案管理過程中要涵蓋政治觀念、政策法規意識。第二，掌握精湛的專業技能是優秀的檔案管理工作者需要具備的，建立一支業務水平過硬、工作熱情高亢的專業隊伍，需要長期堅持學習和培訓專業科學技術，一定會為高校檔案管理工作的創新發展提供源源不斷的人才。

三、結語

高校基礎工作的重要組成部分包括高校檔案管理工作，需要將檔案的收集、整理等方面的工作不斷創新，最終提高綜合管理能力。而且，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，需要做到主動提供服務，充分體現檔案的價值，完成高校綜合檔案館現代化管理水平和整體服務能力全面提升的目標。

【參考文獻】

[1]何強.關于高校檔案管理工作信息化建設的思考[J].辦公室業務，2013（21）：80-82.

[2]鄭江.新時期深化高校檔案管理工作的思考[J].科技信息，2013（15）：237，291.

[3]宋雪梅.新形勢下加強高校檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業務，2014（21）：115-115.