高校二級學院辦公室工作效率的影響因素分析

戚爰偉+孫作青+門蕊

G647

一、高校二級學院辦公室工作效率的影響因素

1.工作任務重、內容多

目前，大部分高校都采用校、院兩級協同的管理模式開展管理工作，將重心轉移到二級學院中，這就使得學院辦公室的職責顯得尤為重要。教學科研、人才培養、就業指導、社會服務等諸多領域的工作，都需要通過二級學院的辦公室來完成。辦公室的工作需要上關領導，下關學生，涉及方方面面，具體包括教學管理、科研管理、人事管理、財務管理、 資產管理、檔案管理、后勤保障、校友聯絡、退休工作、行政管理等工作，并且面向校內所有的師生和校外相關的企業單位服務。工作容量大、強度高、對象多、形式雜等特點，毫無疑問，影響了辦公室的工作效率，也制約了高校二級學院辦公室工作的進一步發展。

2.隊伍建設不夠完善

高校的辦公室隊伍不夠完善體現在以下幾點：1）高校的辦公室隊伍大多由留校年輕畢業生組成，他們往往辦公室工作經驗少，在專業業務上不夠熟悉，管理知識儲備不充分，綜合處理能力也有待提高；2）辦公室工作的編制人員數量較少，導致其人均工作負荷較大；3）辦公室工作人員的工資薪酬少，相比教學科研人員來說，辦公室工作人員的薪資待遇較低；4）辦公室工作人員缺乏培訓機會，繁雜的事務性工作花費了他們的大量時間，使得他們沒有合適的機會得到進修培養，進而完善自身綜合素質；5）辦公室工作人員在職稱評定、職務晉升上也處于不利地位，容易使辦公室人員對職業前景失去信心，甚至消極怠工。

3.管理模式守舊滯后

隨著計算機和網絡的廣泛普及，高校的管理工作也面臨著新的挑戰。由于辦公自動化網絡系統的不斷健全，高校的管理工作也越來越依賴于網絡，傳統的管理模式將逐漸不適用于現代的辦公室需要，積極探索網絡化管理方法，尋求新型的管理模式勢在必行。新形勢下的辦公室工作要求辦公室人員具有較強的管理、協調、服務、決策、執行、反饋、創新等綜合能力，滯后的管理理念會導致一些辦公室人員模糊自身角色定位，從服務者變為領導者；會使得部分辦公室人員執行工作時懶散懈怠、馬虎隨意；會將一些辦公室人員局限在傳統管理框架中，產生單一化、程序化的工作機制，難以突破自我，開拓創新。

4.考核激勵機制不健全

當代高校辦公室缺乏完善的考核機制，和相應的競爭激勵機制，這極不利于辦公室人員的進步與發展，也是影響辦公室工作效率的一大原因。考核機制不健全，那么辦公室的人員就很可能出現遲到、怠工的現象，在日常工作時拖拖拉拉，在執行決策時缺乏決斷，在遇到難題時消極焦躁，對待工作缺乏責任意識，處理工作態度散漫、行動緩慢。同樣，激勵機制不健全，辦公室人員的工作業績無法與評獎評優、工資提升、職稱評選掛鉤聯系起來，使得很多辦公室人員缺乏工作的動力和熱情，在日趨瑣碎重復的工作中，對職業未來的發展逐漸失去期待、信心與激情，從而對他們工作的積極性和創造性造成極大的制約和束縛。

二、高校二級學院辦公室工作效率的對策

1.培養職業道德修養，發揮工作職能

辦公室工作人員的職業道德素質直接影響著辦公室工作效率的提高。每一個辦公室人員首先要做到愛崗敬業、認真負責，對待工作謙虛謹慎、任勞任怨，增強自身責任意識；其次要明確自身角色，做好領導的“參謀”，為領導出謀劃策，顧全集體利益，增強大局意識；繼而要提高政治理論水平，堅定政治立場，掌握時事動態方針政策，增強政治敏銳性；最后要堅持無私奉獻精神，在工作中燃燒自我，增強服務意識。總之，要以強烈的責任心和高度的責任感，恪盡職守、腳踏實地地做好每一項工作。遇到困難或緊急的情況，不喊苦不喊累，發揚吃苦耐勞的精神，理論結合實際，冷靜分析問題，找到解決辦法。善于將被動型服務轉變為主動型服務，充分發揮其工作職能。

2.優化隊伍建設，提高服務水平

在信息化時代，辦公室工作更加復雜化、多樣化、綜合化。二級學院辦公室職能發揮的好壞，工作水平的高低，關鍵在于辦公室人員的素質。建立一支教育觀念新、 業務能力較強的二級學院辦公室隊伍，是深化高校內部管理體制改革的有力舉措。在選聘辦公室人員時，要從專業能力、心理素質、政治素養、職業修養等各方面全面考察，按照“精簡、統一、高效”的原則擇優錄取；在培養辦公室人員時，可定期開展培訓，加強辦公室人員的各項學習，針對不同人員的不同情況，形成分層次、多形式的培養體系。也就是說，要盡量減少高校辦公室人員素質的不均衡現象，使得辦公室內的人員能夠達成一種互相促進、能力互補的狀態，建設一支知識化、專業化的高素質辦公室工作隊伍，提高服務水平，增強群體效能。

3.營造結構合理管理模式，創新管理理念

互聯網+時代的到來，使得計算機網絡技術廣泛地應用于辦公室的工作之中，一些傳統守舊的管理理念和手段已經不能迎合新時期下的辦公室工作要求。從長遠的角度來分析，面對這一挑戰，高校應當以科學客觀的方式，以服務理念、執行理念和創新理念三個方面為主要內容，積極探索新型管理模式，優化辦公室的管理結構，充分地利用現代信息網絡，擺脫過去的形式，創新管理方法。高校之間要加強交流溝通，共同探索新形勢下當今社會高校的管理模式發展；高校要借鑒國外管理經驗，“取其精華，去其糟粕”，總結各項管理工作，積累經驗教訓。對于辦公室人員來說，一支辦公室管理隊伍沒有符合時代發展、滿足學校特點的管理模式，也就難以創造出高水平的工作成果，因此辦公室人員要豐富管理理論知識，樹立現代化的管理理念，掌握現代化的管理技術，從而提供更加優質的服務。

4.不斷完善考核獎罰制度，增強工作熱情

完善辦公室的考核激勵機制，是提高辦公室工作效率的有效途徑。辦公室工作繁雜、事務性強，導致很多辦公室人員在工作一段時間后會感到疲乏，產生較大的工作壓力和一定的消極心理，嚴重者甚至失去工作熱情，影響到日常生活。完善考核激勵機制，有利于增強辦公室人員的自我認可，提高他們的工作熱情，促進他們進行自我激勵與約束、自我完善與發展、自我監督與進步。根據不同崗位的要求和特點，制定合理的考核管理制度，強調監督考核紀律，防止“干多干少一個樣”、“干與不干一個樣”的現象出現。采用定性和定量相結合的科學方法，對辦公室人員的“德”、“能”、“勤”、“績”進行全方位的考察和評估，把辦公室人員的工作績效與評獎評優，職稱評比、榮譽表彰結合起來，增強其成就感和榮耀感，將二級學院辦公室每一個人員工作的積極性、主動性和創造性充分調動起來。