基層事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題及對策

李英杰

摘 要：人事檔案是在人事管理活動中形成的，具有記錄和整理單位個人的經(jīng)歷和表現(xiàn)的作用，是記載干部和職工參加社會和學習工作的重要的信息資源，不僅有利于加強單位對人才的使用和調整，而且對于單位工作人員的選拔和培養(yǎng)具有重要的意義，因此了解基層事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀并進行管理體系的調整與創(chuàng)新是必要且重要的。基層事業(yè)單位的人事檔案管理工作在基層事業(yè)單位人事制度的不斷改革和深化的過程中，受到各種制約因素的影響，出現(xiàn)了一定的問題，逐漸地不能夠適應新形勢下的變化和深刻的工作要求。本研究針對基層事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的具體問題進行分析，并提出較為合理的相應的解決措施，期望提高基層事業(yè)單位人事檔案管理的水平，提升事業(yè)單位的工作效率和質量。

關鍵詞：基層事業(yè)單位；人事檔案管理；存在問題及對策

前言

作為基層事業(yè)單位做好人力資源管理工作的前提和基礎，人事檔案管理記錄了干部和職工的思想、能力、經(jīng)歷和業(yè)績等重要的原始信息，是個人成長的重要記載，在一定程度上證明了干部和職工本人的品德素養(yǎng)和能力表現(xiàn)，有利于事業(yè)單位通過簡單便捷的方法發(fā)現(xiàn)和使用專業(yè)的人才，直接對基層事業(yè)單位人事管理的效率和質量起作用。伴隨著我國增加了對人事制度的改革力度，尤其在基層事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，出現(xiàn)了許多的問題，面對這一挑戰(zhàn)，加強涉及每個員工的具體利益的人事檔案管理的管理工作顯得尤為重要，在基層事業(yè)單位中，只有將人事檔案的管理工作做好，才能對人力資源進行合理利用，為基層事業(yè)單位進行科學決策和民主管理提供重要的參考依據(jù)。

1 基層事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的主要問題

1.1 管理制度不夠規(guī)范，領導的思想認識不足

一方面，大部分的基層事業(yè)單位的人事檔案工作缺乏相應的管理制度和規(guī)范，國家下發(fā)的人事檔案管理制度沒有結合基層事業(yè)單位的具體情況，一般的制度細則與事業(yè)單位的干部和職工人員的實際情況不符，不夠規(guī)范的管理制度使得基層事業(yè)單位的人事檔案管理工作難以取得實際的較大進展。同時，相關的人事檔案管理制度的落實不能夠到位，即使多數(shù)的基層事業(yè)單位已經(jīng)在建設初期就制定了人事檔案管理的安全、收集和保管等各項管理制度，但是在實際的人事檔案管理的執(zhí)行過程中，存在很多審核不嚴謹、歸檔不標準的現(xiàn)象，造成許多的不利于保障干部和職工的切身利益的問題。另一方面，由于人事檔案管理的工作的業(yè)績發(fā)展緩慢，所以不容易引起基層事業(yè)單位領導的重視，領導對其重視的程度較弱，嚴重影響了人事檔案管理工作人員的積極主動性，弱化了人力資源的有效開發(fā)。

1.2 基層事業(yè)單位人事檔案管理人員的專業(yè)素質較低

一般的，基層單位會有專門的人事檔案管理人員從事相應的工作，但是對于人事檔案管理經(jīng)費的投入不足導致了管理人事檔案的人員配備不到位，沒有根據(jù)工作的任務量去安排合適比例的管理人員，無法滿足人事檔案管理工作的正常開展的要求。另外，相當一部分的人事檔案管理人員沒有較多的工作經(jīng)驗，并且管理人員的文化水平、專業(yè)素質和思想價值的差異性巨大，會存在缺乏專業(yè)知識和基本技能的人員進行人事檔案管理的工作的現(xiàn)象出現(xiàn)。多數(shù)的基層事業(yè)單位的人事檔案管理工作是由非專職的人監(jiān)管，其業(yè)務能力不能夠被保證，使得人事檔案管理的工作流于形式，管理缺乏連貫性和標準化。

1.3 基層事業(yè)單位的人事檔案管理方法陳舊

現(xiàn)階段，基層單位的人事檔案管理部門的工作方法仍然是以人為手工的執(zhí)行操作為主，多數(shù)的工作屬于重復性勞動，較大的工作量使得人員不能夠及時地整理和歸檔人事檔案的具體資料，人事檔案資料不完整的現(xiàn)象時常出現(xiàn)。計算機軟件的使用仍然缺乏統(tǒng)一的標準，操作復雜的特點使基層事業(yè)單位的各部門不能實現(xiàn)人事檔案的全面的共享，大大降低了人事檔案的管理工作的效率。另外，人事檔案的管理人員在進行信息采集的過程中，被動接受信息，對于缺乏的人事資料沒有及時尋回，材料的缺失會致使人事檔案材料的收集工作不到位。

2 提高基層事業(yè)單位人事檔案管理工作水平的舉措

2.1 完善制度建設，強化思想認識

制度的建設不僅起到對工作的指導作用，而且能夠保證人事檔案管理工作的規(guī)范性，因此，建立和健全人事檔案的制度規(guī)范十分有必要，進一步完善人事檔案管理工作的各項規(guī)章制度有利于使基層事業(yè)單位的人事檔案管理工作程序化、標準化，相應的制度規(guī)范也會使工作人員的具體執(zhí)行行為受到一定的約束，使其標準化，更大化地提高了管理人員的工作效率。完善制度建設一定程度上使管理人員能夠按照規(guī)范制度嚴格要求自身的行為，有效地避免管理的隨意性和盲目性。同時，基層事業(yè)單位要充分地認識到人事檔案管理工作的重要性，要對人事檔案管理工作進行定期考核和不定期的監(jiān)督檢查，提高思想上的認識，強化檔案意識是基層事業(yè)單位領導的重要職責。

2.2 加大培訓，提高管理人員的綜合素質

人事檔案管理工作實際上對于工作人員的專業(yè)素質要求較高，在新形勢下做好檔案管理工作是要求人事檔案管理人員提高自身的素質和能力，加強思想、政治和文化的建設，由于人事檔案管理工作是服務性和保密性較強的工作，因此在選擇管理人員方面，重視觀念價值、業(yè)務能力和道德品質上的考察，使其能夠熱愛檔案工作，具有高度的社會責任感，掌握基本的檔案技能，注重開展多樣化的培訓形式，熟悉各項人事檔案管理的業(yè)務，在適當?shù)那闆r下，組織專業(yè)的人士對工作人員進行授課，明確原則和理念，不斷加大對基層事業(yè)單位的人事檔案管理工作人員的監(jiān)督和指導，為基層事業(yè)單位的人力資源開發(fā)奠定堅實的基礎。

2.3 加強創(chuàng)新創(chuàng)造，有效提示效率

從整體的角度出發(fā)，基層事業(yè)單位的人事檔案管理工作應該緊跟時代的步伐，與時俱進，不斷創(chuàng)新。針對我國的基層事業(yè)單位人事檔案管理工作的具體方法較為落后的問題，應該將計算進技術充分地與檔案管理的工作相結合，不斷開發(fā)具有簡單便捷的檔案管理軟件，通過現(xiàn)代化的數(shù)字化手段采集、記錄和整理相關人員的基本人事材料，推行立卷制度上的更新處理，合理改進檔案管理的工作手段。創(chuàng)新與創(chuàng)造的方法是離不開工作人員的共同努力的，勤于思考和注重創(chuàng)新的品質應該是工作人員具備的品質之一。加大對人事檔案管理的基本投入，努力提升設備的條件，安裝適當?shù)陌踩辣I措施，滿足人事檔案管理的工作需求。

結束語

基層單位的人事檔案管理事實上是一件需要時間和精力的工作，用人制度隨著中國特色社會主義市場經(jīng)濟體制的建設逐漸在改革和深化，在強化基層事業(yè)單位的人事檔案管理的過程中，必須堅持創(chuàng)新創(chuàng)造的原則，堅持科學規(guī)范的理念，使其不斷適應時代發(fā)展的潮流，抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，在觀念和制度上探索人事管理的新模式和新思路，不斷的改進和完善才能使人事檔案管理工作更好地為基層事業(yè)單位的人事工作服務，加強基層事業(yè)單位的人才建設和人力資源的優(yōu)化配置。

參考文獻

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