試析檔案管理系統對食品藥品安全科學化監督的影響

張冰娟

摘 要：食品藥品安全關系國計民生，與人民生活生產息息相關，因此對食品藥品行業進行有效監督，強化食品藥品安全檔案管理至關重要。本文通過分析檔案管理系統的重要性，探討檔案管理系統對藥品安全實現科學化監管的促進作用。

關鍵詞：檔案管理；安全監督；食品藥品

隨著信息技術的飛速發展，傳統的檔案管理手段越來越無法滿足當前檔案事業的發展需要，尤其是在食品藥品信息領域，問題更為突出。因此，要想更好的實現國家對食品藥品資源的監管和分配，就必須依托現代化技術手段對食品藥品監管系統進行優化，建立完善、科學的食品藥品檔案管理系統。

1 檔案管理系統的概念與意義

檔案管理系統，通過建立統一的標準，規范整個文件管理，包括規范各業務系統的文件管理；構建完整的檔案資源信息共享服務平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發布等等，同時逐步將業務管理模式轉換為服務化管理模式，以服務模型為業務管理基礎，業務流和數據流建立在以服務為模型的系統平臺之上。

檔案管理系統是一種現代化管理體系，它的運用為企業、單位提供更加科學、完善的檔案管理方法，有著檔案管理與網絡查看的雙重功能。在食品藥品監管中，應用檔案管理系統能夠實現信息適時傳輸的一體化操作流程，能夠讓食品與藥品監管部門的工作更加順暢。人民群眾也可以通過這一檔案系統來對食品與藥品實時監督。

2 檔案管理系統對食品藥品的安全科學化監督的作用

實施檔案規范化的管理，可以保證記錄在檔案中的所有信息是屬實的，在萌芽狀態的食品藥品安全隱患能及時地消除，能夠在不擴大食品藥品安全事態的情況下，第一時間處理發生食品藥品安全事件的相關單位，避免了許多不必要的麻煩。同時，實施檔案規范化的管理，可以將相關食品藥品企業的相關資料予以公布，便于群眾對食品藥品企業進行社會監督，促進食品藥品監管工作穩定的展開。

2.1 提高了監管部門的工作效率

食品藥品監督管理部門的工作量非常大，要對不同的食品藥品生產環節嚴格把控和監督，工作難度之大絕非一般，這給安全監管工作的開展帶來極大的影響。另外，食品藥品監管檔案本身種類復雜、序號繁多，作為一種真實有效的紙質資料，它的科學性與有效性不容忽視。我們都知道，傳統意義上的檔案保存工作，無論是檔案數量，還是檔案管理過程都極其復雜，整個檔案管理工作不僅消耗了大量人力、物力，同時存儲與傳播利用過程也更加復雜。進入新世紀以來，對檔案資料需求量逐漸增加，傳統意義上的檔案管理方式，已經不能滿足經營發展需求，只有通過電子信息化建設，才能適應新的發展形勢。尤其是在食品藥品檔案管理中，因為食品藥品檔案自身特點影響，這一問題表現的尤為突出，而建立完善的檔案管理系統則能成功的解決檔案歸檔難、檔案保管難以及檔案查找難的問題，將所有的檔案資料通過電子掃描方式統一輸入電腦系統，通過移動的搜索工具檢索，這樣有效地提高了管理人員工作效率，對食品藥品監管部門的科學化監管工作的開展有著一定促進作用。

2.2 推動了信息化建設

檔案信息化建設包括系統設置、數據維護、信息查詢、統計報表等組成。其中系統設置和數據維護是關鍵。因此，首先要選用一套設置合理、管理科學的信息化系統，利用計算機管理檔案。可以實現檔案管理的微機化、網絡化。通過計算機網絡實現各項統計和計算機處理方式，由磁介質交換轉變為網上傳輸，逐步實現信息和公務公文的電子郵件交換和遠程數據交換，實現資源共享。在此，食品藥品監管工作本身是一個復雜而又繁瑣的工作系統，也要不時地進行檔案系統的開發與維護，因此就要強化信息合作，加快系統開發建設，進而推動整個檔案信息管理系統的建設，如監控設備、信息一體化設備等，實現全面信息覆蓋，確保食品藥品檔案信息資料的準確，完整。

2.3 優化檔案管理模式

根據相關部門自身的情況，制定嚴格的獎懲制度，對于那些隨意更改或記錄的檢驗者進行嚴格的懲罰，從而使檢驗者有規可詢，有規可依，優化檔案管理的模式，其中可以通過引入信息化技術，使繁瑣復雜的檢驗紙質登記整理轉化為網絡系統化的整理，檔案的格式也可以從簡單的文字轉變為圖文結合，不僅方便了日后的查閱整理補充，也可以通過互聯網的模式發往全國各地，在促進學術交流的同時，也最大限度的保證了食品和藥品的安全性。

2.4 提高檔案標準化、規范化的水平

目前，國內檔案制度已經相當完善，但是仍不能完全保證檔案的完整性、真實性以及可靠性，此外，由于食品藥品檔案管理的范圍較廣，不僅包括水、大氣等天然物質，還包括各種人工加工產品，因此，在檔案管理中開設檔案審核小組至關重要，其小組成員可以是不同檢驗部門的領導層或是課題負責人，這樣通過不同小組的合作，不僅可以保證檔案的合理化和規范化，還可以增加被發現問題小組的壓力，使其在競爭中進行改進和完善。

3 強化食品藥品安全監管檔案系統的幾點思考

3.1 強化食品藥品安全宣傳深度和廣度

目前，由于工作人員對檔案管理的認識程度較低，在實際工作過程中，對檔案的管理往往不予以重視，從而出現許多不良現象，比如，在食品藥品安全監管檔案管理工作時對資料的收集和整理過于散漫，檔案歸檔內容、形式差別很大；對資料的保管不怎么放在心上，檔案丟失及被破壞的較多。基于此，做好規范化管理的宣傳有必要加大力度。當地的新聞、電視媒體是非常不錯的宣傳平臺，通過這些平臺，增加食品藥品安全監管檔案的規范化管理輿論范圍，創造出良好的條件。

3.2 建立一戶一檔的規范化管理機制

食品藥品安全監管部門將所有的食品藥品生廠商、經營商納入管轄范圍之中，以直接監督、一戶一檔的方式，來響應規范化的管理模式，并完成對所有食品藥品生產商和經營商實施監管的重任。所謂的一戶指一個擁有行政許可的單位。針對每戶的監督次數、結果、投訴等的資料進行總結收編，制成獨立的案卷目錄。這樣食品藥品生產和經營商的實際經營情況便可隨時悉知，監督時的針對性材料也便于提供。

3.3 統一印制規范化的監管檔案文書

維持檔案管理的秩序，以明確檔案內容并統一印制的檔案文書為輔助工具也十分有效。當然，要確保檔案文書在各監管部門的落實率，就需要按照我國現有的食品藥品安全法和許可管理辦法以及各種檢查規定等的法律法規要求，制定有針對性的檔案管理辦法，可以制定出食品藥品生產加工企業的分類普查檔案表和巡檢記錄表、食品藥品生產企業的安全承諾書等。更重要的是表格和檔案文書必須要求相關食品藥品企業真實認真的填寫，然后交由監管部門妥善保存，這就不會出現食品藥品安全監管中無據可依、無機可查的現象。

4 結束語

總之，在近幾年頻繁發生的食品藥品安全事件給我們敲響了警鐘，這些問題的發生不僅給人民身體和精神帶來了不可估量的危害，也嚴重擾亂社會安全秩序，造成難以挽回的損失。當前，對食品藥品安全監管檔案規范化的管理是亟需解決的一項重大事項。當然，為避免對規范化管理認識上的不足而造成不利影響，有必要先了解這項管理的內涵和意義。

參考文獻

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