高校財(cái)務(wù)管理工作流程的優(yōu)化設(shè)計(jì)

王念

（甘肅中醫(yī)藥大學(xué)，甘肅蘭州730000）

高校財(cái)務(wù)管理工作流程的優(yōu)化設(shè)計(jì)

王念

（甘肅中醫(yī)藥大學(xué)，甘肅蘭州730000）

在全新的互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代，隨著高校教育理念和教學(xué)管理工作的日趨成熟，在培養(yǎng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)人才層面，逐漸傾向于大眾市場(chǎng)的實(shí)際需求和具體需求。對(duì)此，高校其他各項(xiàng)輔助性教學(xué)管理工作及其任務(wù)的開展，也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)當(dāng)下新常態(tài)的發(fā)展趨勢(shì)。其中，作為各項(xiàng)管理工作的核心一環(huán)，財(cái)務(wù)管理工作在整個(gè)高校管理工作中的重要作用應(yīng)引起我們的重視，同時(shí)也要清楚地認(rèn)識(shí)到我國(guó)高校財(cái)務(wù)管理工作中突出存在的一些弊端和不足，這些問(wèn)題矛盾均嚴(yán)重阻礙著高等教育事業(yè)改革的健康有序進(jìn)行。基于此，文章關(guān)于高校財(cái)務(wù)管理工作流程的優(yōu)化設(shè)計(jì)，依據(jù)著當(dāng)下國(guó)內(nèi)高校財(cái)務(wù)管理工作現(xiàn)狀，針對(duì)其中突出存在的問(wèn)題展開分析，提出相應(yīng)的改善建議，以期為高校財(cái)務(wù)管理工作的有序開展提供有益參考。

互聯(lián)網(wǎng)+；財(cái)務(wù)管理；流程再造；信息系統(tǒng)

一、引言

高等教育承擔(dān)著培養(yǎng)高級(jí)專業(yè)人才、發(fā)展科學(xué)技術(shù)文化及促進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的重大任務(wù)。在當(dāng)前新常態(tài)大背景趨勢(shì)下，高等教育改革逐漸走向一個(gè)深層次發(fā)展領(lǐng)域，同時(shí)也帶來(lái)了諸多的挑戰(zhàn)。比如，資金來(lái)源多元化、多校區(qū)運(yùn)行、事項(xiàng)總量擴(kuò)大等，均給高校財(cái)務(wù)管理工作帶來(lái)了諸多不利因素，這些均需要從細(xì)節(jié)中加以強(qiáng)化，同時(shí)也要求各高校需要建立一套集中管理監(jiān)控的財(cái)務(wù)工作運(yùn)營(yíng)模式[1]。在高校的管理工作中，財(cái)務(wù)管理工作占據(jù)著至關(guān)重要的地位。換言之，高校財(cái)務(wù)管理工作關(guān)系著高校各項(xiàng)工作項(xiàng)目的科學(xué)決策與合理規(guī)劃與否，同時(shí)更與我國(guó)高等教育事業(yè)的改革創(chuàng)新發(fā)展緊密相連。特別是在當(dāng)下科技化、信息化高速發(fā)展的今天，“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)深刻影響著社會(huì)發(fā)展、人們生活工作的方方面面，為高校財(cái)務(wù)管理方式現(xiàn)代化發(fā)展提出了一種新的思維模式。基于此，筆者引入“流程再造”理念，提倡借助于互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)，積極搭建一套完備的信息化運(yùn)營(yíng)平臺(tái)。

二、高校財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀與問(wèn)題分析

關(guān)于高校財(cái)務(wù)管理，它是指保證高校財(cái)務(wù)制度順利執(zhí)行和保障高校財(cái)務(wù)管理統(tǒng)一性的根本制度。由于高校是社會(huì)主義事業(yè)建設(shè)發(fā)展中的特殊領(lǐng)域，與以盈利為經(jīng)營(yíng)目的的企業(yè)組織存在很大不同。但是，在當(dāng)下市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷深化的大背景下，高校財(cái)務(wù)管理對(duì)高校的改革和發(fā)展越來(lái)越重要。因而，對(duì)于我國(guó)高等教育事業(yè)的變革創(chuàng)新發(fā)展，也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代的潮流，逐步確立現(xiàn)代化的管理運(yùn)營(yíng)機(jī)制[2]。因?yàn)楦咝Ｘ?cái)務(wù)管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)階段包括每一項(xiàng)步驟，與高校各層面的改革發(fā)展緊密相連。甚至從某種程度上可以說(shuō)，高校財(cái)務(wù)管理工作的實(shí)效性決定著高校未來(lái)一段時(shí)期的改革、發(fā)展進(jìn)程的效率和速率。更為直接一點(diǎn)來(lái)講，良好的資金運(yùn)轉(zhuǎn)是保證高校充分發(fā)揮行政管理職能的前提和基礎(chǔ)，而這一切要想更加細(xì)致、全方位地實(shí)施貫徹下去，離不開完備化的財(cái)務(wù)管理制度。

然而，當(dāng)下全國(guó)兩千八百多所大大小小的高等院校，絕大多數(shù)還繼續(xù)沿用著傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理制度。高校財(cái)務(wù)部門，除了基本的收支核算一些大大小小的項(xiàng)目活動(dòng)之外，需要更多地參與到高校重大發(fā)展事項(xiàng)的論證、收入分配改革、校內(nèi)體制改革等層面。但是，在實(shí)際管理運(yùn)營(yíng)中，原本應(yīng)當(dāng)作為各部門管理工作的核心一環(huán)，卻成為了最薄弱的一環(huán)。在這種局面下，許多問(wèn)題也接連出現(xiàn)[3]。例如，由于財(cái)務(wù)信息過(guò)于封閉，造成各部門信息口徑也不一致，最終導(dǎo)致各部門間橫向信息傳遞受到極大阻礙；此外，科研經(jīng)費(fèi)管理方面是矛盾最為突出的一項(xiàng)問(wèn)題，科研經(jīng)費(fèi)管理不夠規(guī)范，再加上現(xiàn)金報(bào)賬流程繁瑣，效率低下。細(xì)細(xì)分析后可以發(fā)現(xiàn)，滯后的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)是問(wèn)題的最大本源，其無(wú)法滿足新時(shí)期高速推進(jìn)下的高校改革進(jìn)程。下面通過(guò)圖1可以更加清晰地看到當(dāng)前國(guó)內(nèi)高校財(cái)務(wù)管理工作領(lǐng)域突出存在的問(wèn)題。

圖1 傳統(tǒng)高校財(cái)務(wù)管理模式下的現(xiàn)金報(bào)賬流程

正如圖1流程框圖所示，這也是前幾年在該領(lǐng)域突出存在的問(wèn)題。第一，原始票據(jù)不符合財(cái)務(wù)制度規(guī)定。根據(jù)現(xiàn)行的高校財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定可以清楚地認(rèn)識(shí)到，有些票據(jù)實(shí)際上是不可報(bào)銷的。比如，連號(hào)發(fā)票、假發(fā)票、缺少明細(xì)的發(fā)票等，但凡經(jīng)過(guò)審核后被認(rèn)定為不合格的，均應(yīng)當(dāng)予以退回。在這種情況下，我們需要考慮的是原始票據(jù)的真實(shí)性和合法性，其是否需要在領(lǐng)導(dǎo)簽字前拿到財(cái)務(wù)處檢驗(yàn)，這是一項(xiàng)非常值得我們重視的問(wèn)題。然而，很多問(wèn)題就出現(xiàn)在這一環(huán)節(jié)，這是很多高校普遍存在的一個(gè)問(wèn)題現(xiàn)象。報(bào)賬流程都是等領(lǐng)導(dǎo)簽字以后才送到財(cái)務(wù)處核銷，而領(lǐng)導(dǎo)很多并非專業(yè)的財(cái)會(huì)人員，特別是主管領(lǐng)導(dǎo)，很多情況下都無(wú)法區(qū)別票據(jù)的真?zhèn)涡浴Ｋ院罄m(xù)的不利局面經(jīng)常出現(xiàn)，財(cái)務(wù)部門的報(bào)賬人員看到了領(lǐng)導(dǎo)的簽字，不經(jīng)審核，全部予以報(bào)銷。第二，部門相關(guān)的負(fù)責(zé)人無(wú)法簽字[4]。當(dāng)然，該舉措在以往是比較可行的，然而，已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)階段高等教育事業(yè)改革發(fā)展的具體需求。在管理工作過(guò)程中，超過(guò)一定金額的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)報(bào)銷，在審批流程這一環(huán)節(jié)增設(shè)了限制性條件，并不是某個(gè)負(fù)責(zé)人簽字就能通過(guò)的，而是多個(gè)相關(guān)的負(fù)責(zé)人簽字。在這種局面下，一旦某一個(gè)負(fù)責(zé)人不在，無(wú)法面簽，經(jīng)常會(huì)造成報(bào)銷項(xiàng)目延誤，進(jìn)而影響到資金的最終支付。第三，財(cái)務(wù)報(bào)賬等時(shí)問(wèn)題。目前，在財(cái)務(wù)報(bào)賬這一環(huán)節(jié)，大多數(shù)高校均已經(jīng)引入了專門的叫號(hào)機(jī)等排隊(duì)設(shè)備。但是，財(cái)務(wù)報(bào)賬流程與之不相適應(yīng)，無(wú)法滿足日益增長(zhǎng)的報(bào)銷需求。例如，在項(xiàng)目資金審核過(guò)程中，財(cái)務(wù)人員一般需要根據(jù)相關(guān)的財(cái)務(wù)制度，以此來(lái)進(jìn)一步檢驗(yàn)票據(jù)的真實(shí)性、合理性；此外，還需要考慮該項(xiàng)目資金額度是否夠用以及預(yù)算經(jīng)費(fèi)的測(cè)算是否合理正確等。因而，該環(huán)節(jié)往往最耗時(shí)，包括錄入信息、制作憑證、轉(zhuǎn)入復(fù)核等。

三、基于高校財(cái)務(wù)管理工作流程矛盾的信息化系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計(jì)

（一）引入“流程再造”運(yùn)營(yíng)理念

流程再造（BPR-Business process reengineering）是一種新型的管理理念，它是隨著現(xiàn)代制度而出現(xiàn)的，內(nèi)容的核心思想是堅(jiān)持以市場(chǎng)為導(dǎo)向。從企業(yè)發(fā)展的角度來(lái)看，可以理解為是面向顧客滿意度的一種業(yè)務(wù)流程。當(dāng)然，在這里結(jié)合課題研究實(shí)際，也可以理解為以市場(chǎng)大眾人才培養(yǎng)為導(dǎo)向，為培育社會(huì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)專業(yè)人才為服務(wù)基準(zhǔn)。高校財(cái)務(wù)管理雖然是一項(xiàng)核心工作，但其最終的實(shí)現(xiàn)目標(biāo)還是以高校發(fā)展、學(xué)生教學(xué)管理為基準(zhǔn)點(diǎn)。因?yàn)楦咝５母黜?xiàng)管理工作均離不開財(cái)政資金的支撐。關(guān)于“流程再造”，最早在《改造企業(yè)：再生策略的藍(lán)本》（Michael Hammer）中給出的較為權(quán)威的定義，即要求企業(yè)需要從根本上考慮和徹底地設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程，盡可能地使其在企業(yè)生產(chǎn)中提高各項(xiàng)指標(biāo)，包括成本、質(zhì)量、服務(wù)、速度或效率等。當(dāng)然，它本身就屬于一項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)，因此，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的流程再造需要從根本上挖掘出問(wèn)題的源頭。在強(qiáng)化策略上，以降低財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)成本、提高會(huì)計(jì)新質(zhì)量為主要目標(biāo)，最大限度地提高企業(yè)會(huì)計(jì)信息的時(shí)效性。

（二）系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則與模式框架

第一，注重整體性和開放性。通過(guò)前文的現(xiàn)狀分析和問(wèn)題總結(jié)，基本可以較為明確地得知問(wèn)題的所在。首先是管理制度的缺陷，導(dǎo)致整個(gè)財(cái)務(wù)管理工作缺少一種整體性控制性效果；其次是工作效率低下，正如上述提到的各流程環(huán)節(jié)的矛盾弊端，均屬于效率低下。因而，借助于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，積極搭建網(wǎng)上報(bào)銷申請(qǐng)系統(tǒng)非常有必要。對(duì)此，需要圍繞著高校教學(xué)這項(xiàng)中心管理工作來(lái)進(jìn)行。包括優(yōu)化學(xué)校組織整體教學(xué)、科研、管理等工作，綜合來(lái)規(guī)劃，而不是只注重某一部門、某一業(yè)務(wù)的項(xiàng)目報(bào)銷優(yōu)化。

第二，以人為本的服務(wù)運(yùn)營(yíng)理念。這一點(diǎn)主要體現(xiàn)在系統(tǒng)管理平臺(tái)的操作上。在財(cái)務(wù)信息化管理控制系統(tǒng)設(shè)置上，系統(tǒng)的操作界面應(yīng)盡量友好、易用，盡可能凸顯出人性化理念，也就是適用于大眾化（不同知識(shí)水平）的要求。

第三，信息管理系統(tǒng)的設(shè)置應(yīng)當(dāng)具備較強(qiáng)的可維護(hù)性和動(dòng)態(tài)適應(yīng)性。在建設(shè)和運(yùn)營(yíng)初期，許多細(xì)節(jié)上的不完善，或多或少都會(huì)存在一些。但值得肯定的是，作為一款規(guī)劃財(cái)務(wù)管理工作服務(wù)的系統(tǒng)軟件，面對(duì)的財(cái)務(wù)管理規(guī)則細(xì)節(jié)會(huì)一直處在不斷更新完善的狀態(tài)之下。對(duì)此，為了更好地滿足這一要求，在設(shè)置中，必須要做到配備豐富的系統(tǒng)參數(shù)[5]。

第四，系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要以強(qiáng)盾的技術(shù)作為保障，確保系統(tǒng)平臺(tái)的可靠性和安全性。在互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下，有機(jī)遇也有挑戰(zhàn)，更有諸多不利因素存在著。相對(duì)于普通的管理軟件，高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)其的要求更高，尤其是安全性能的防護(hù)方面，包括校內(nèi)的和校外的各方風(fēng)險(xiǎn)因素，均需要考慮進(jìn)來(lái)。因而，在設(shè)置上，通過(guò)數(shù)字身份認(rèn)證，權(quán)限檢查等手段，切實(shí)保證不同身份的訪問(wèn)用戶能夠被授予正確的權(quán)限。

下述圖2呈現(xiàn)的是高校財(cái)務(wù)管理網(wǎng)上報(bào)銷申請(qǐng)系統(tǒng)流程的整體化設(shè)計(jì)。

如圖2所示，此次網(wǎng)上報(bào)銷申請(qǐng)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，主要是依據(jù)著用戶角色（各部門/負(fù)責(zé)人等）來(lái)規(guī)劃的，在這里劃分為兩大類模塊。首先是第一類，為用戶申請(qǐng)操作及信息維護(hù)模塊；其次是第二類，為系統(tǒng)后臺(tái)管理及信息審核模塊。以其中的差旅報(bào)銷這一環(huán)節(jié)來(lái)說(shuō)，主要采用的是智能化計(jì)算報(bào)銷的方式。當(dāng)用戶登錄賬戶后，系統(tǒng)會(huì)為其提供較多的業(yè)務(wù)信息，全方位的電子化填寫（取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)單據(jù)填寫的弊端）。同時(shí)，為了方便用戶填寫以及填寫后進(jìn)行檢查，該系統(tǒng)還專門增設(shè)了一項(xiàng)預(yù)覽功能，最大限度地保證用戶信息提交的正確性[6]。

圖2 財(cái)務(wù)管理網(wǎng)上報(bào)銷申請(qǐng)系統(tǒng)

（三）提出幾點(diǎn)強(qiáng)化對(duì)策

首先，明確策略思路。（1）觀念重建。包括財(cái)務(wù)部門管理人員和領(lǐng)導(dǎo)，需要從觀念認(rèn)識(shí)上加以轉(zhuǎn)變。因?yàn)楫?dāng)前所存在的問(wèn)題，就是財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程前后銜接性差的問(wèn)題，即原有財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程與新會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程之間彼此對(duì)立、排斥，這是致命的。因此，在流程再造的過(guò)程中，也就是一個(gè)“揚(yáng)棄”的變革過(guò)程[7]。簡(jiǎn)單一點(diǎn)講，不需要否定原有的一套模式，而是在原有環(huán)境基礎(chǔ)上加以延伸、優(yōu)化、重組。（2）全員參與。各部門、各崗位教職工，要逐步樹立、養(yǎng)成團(tuán)隊(duì)協(xié)作的觀念，尤其是部門與部門之間，一定要強(qiáng)化聯(lián)系，拋棄狹隘的本位主義。（3）重建會(huì)計(jì)組織。以財(cái)務(wù)部門為中心，重構(gòu)信息流通服務(wù)架構(gòu)。正如上述所言，各部門均需要設(shè)立專門的數(shù)據(jù)處理機(jī)構(gòu)，并健全崗位機(jī)制，細(xì)化各工作環(huán)節(jié)，比如數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核記賬員、文檔管理員、存檔員[8]。（4）技術(shù)安全保障。基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的財(cái)務(wù)管理方式，首要考慮的就是網(wǎng)絡(luò)的安全性。關(guān)于這一點(diǎn)，前文中也提到過(guò)了，應(yīng)設(shè)置專門人員來(lái)全權(quán)負(fù)責(zé)數(shù)字校園的管理和維護(hù)。充分發(fā)揮出大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息資源優(yōu)勢(shì)，切實(shí)打破原有的空間封閉性，對(duì)全校師生根據(jù)身份授予不同的權(quán)限，以此來(lái)構(gòu)建并強(qiáng)化多層次的用戶安全防御體系。對(duì)于系統(tǒng)管理人員來(lái)說(shuō)，需要將部分比較重要的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息定期備份[9]。

其次，優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)賬流程。基于流程再造管理理論，在實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)數(shù)字化校園管理模式的基礎(chǔ)之上，依托互聯(lián)網(wǎng)的先進(jìn)技術(shù)，將原本的一套財(cái)務(wù)報(bào)賬流程加以重構(gòu)，沖破時(shí)間和空間的限制。如部門相關(guān)的負(fù)責(zé)人無(wú)法簽字的問(wèn)題，在管理工作過(guò)程中，超過(guò)一定金額的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)報(bào)銷，在審批流程這一環(huán)節(jié)增設(shè)了限制性條件，并不是某個(gè)負(fù)責(zé)人簽字就能通過(guò)的，而是多位相關(guān)的負(fù)責(zé)人簽字。在這種局面下，一旦某一個(gè)負(fù)責(zé)人不在，無(wú)法面簽，經(jīng)常會(huì)造成報(bào)銷項(xiàng)目延誤，進(jìn)而影響到資金的最終支付。再如財(cái)務(wù)報(bào)賬等時(shí)的問(wèn)題。基于此，從時(shí)間和空間二維角度，對(duì)原有的財(cái)務(wù)報(bào)賬流程進(jìn)行優(yōu)化，優(yōu)化網(wǎng)上報(bào)賬。關(guān)于網(wǎng)上報(bào)賬，上述圖表信息中已經(jīng)呈現(xiàn)過(guò)了，它是指報(bào)賬人員登錄校園網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)，將原始票據(jù)整理規(guī)范之后，對(duì)其進(jìn)行掃描然后再上傳，根據(jù)系統(tǒng)提供的資料信息來(lái)填寫報(bào)銷內(nèi)容、申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)金額，通過(guò)將時(shí)間和空間兩個(gè)維度合二為一，很好地解決了以往突出存在的幾項(xiàng)問(wèn)題，避免了報(bào)賬大廳扎堆排隊(duì)的情況，不僅降低了財(cái)務(wù)部門管理工作的運(yùn)營(yíng)成本，同時(shí)使得報(bào)賬時(shí)間和空間均不受限制，靈活選擇，關(guān)鍵報(bào)銷內(nèi)容也可事前預(yù)約。此外，電子化報(bào)賬憑證不易折損、丟失。不僅如此，還可以通過(guò)強(qiáng)化數(shù)字審批，全面實(shí)行動(dòng)態(tài)口令。

四、結(jié)語(yǔ)

本文關(guān)于高校財(cái)務(wù)管理工作流程的優(yōu)化設(shè)計(jì)，依據(jù)著當(dāng)下國(guó)內(nèi)高校財(cái)務(wù)管理工作現(xiàn)狀，并著重結(jié)合高校實(shí)際，就其中存在的問(wèn)題開展分析，提出一些相應(yīng)的改善建議，以期為高校財(cái)務(wù)管理工作的有序開展提供有益參考。立足于當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時(shí)代，建議國(guó)內(nèi)高校可以引入財(cái)務(wù)管理流程再造理念，并通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)移動(dòng)終端等技術(shù)優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建校園數(shù)字化財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，從而真正意義上做到了高校財(cái)務(wù)管理工作與其他部門工作的協(xié)同性。

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1004-2768（2017）03-0145-03

2017-01-09

王念（1976-），女，甘肅蘭州人，甘肅中醫(yī)藥大學(xué)副教授，研究方向：財(cái)務(wù)管理。