IT企業勞務外包審計風險點及應對研究

郝立濤

摘要：本文從IT企業勞務外包存在的風險點出發，提出了勞務外包管理模式以及加強勞務外包管理應采取的措施，明確了一套完整的崗位、職責、流程設置，并且設計了勞務外包管理信息系統以支撐勞務外包管理。

關鍵詞：IT外包；勞務外包；外包管理信息系統

0.引言

勞務外包是指項目總承包企業將其承包項目中的勞務作業發包給勞務分包企業完成的活動，具有及時性、定期性，按人、級、量和價結算的特點。為保證項目按期高質量完成，勞務外包更傾向于對“人”的管控，且不需要業主方的同意，法律也未禁止勞務外包。

因此，現代IT企業大量使用勞務外包，但是，在勞務外包管理方面容易發生諸多失控風險點，如：外包人員人口難控、外包合同簽訂滯后、工作量核銷與人員評級不規范，成本結算不及時、無規則等等。

鑒于以上緣由，為進一步規范IT企業勞務外包管理，強化勞務外包過程管控，規避審計發現問題的風險，實現企業勞務外包管理工作的規范化、流程化、標準化，提高勞務外包工作效率，需要一套完善的勞務外包管理模式。

1.勞務外包原則

1.1風險與效率平衡原則。首先要保證勞務外包風險被控制在可接受范圍內，同時，兼顧流程的執行效率。

1.2專業分工與協作原則。各職能部門分專業各司其職，聯合協作，分頭把關，共同管控風險點。

1.3責權一致原則。明確各職能部門的責任與權力，責權相符，同時，建立追責機制。

1.4信息暢通原則。資源信息要充分及時共享，消除部門間信息壁壘。

2.工作流程

3.部門崗位職責

按照勞務外包工作流程，確定人力資源部、項目管理部、物資部和財務資產部的風險控制點，落實部門分工和職責。

3.1人力資源部

風險控制點：“人”，外包人員出入口、用人質量，人員考核。

工作職責：負責勞務外包人員管理。按業務中心項目需求匯總勞務外包年度計劃、月度計劃，并滾動修訂；收集勞務外包人員簡歷，組織面試與評級；通知外包人員進場與退出；管理勞務外包人員考勤與績效。

3.2項目管理部

風險控制點：“事”，勞務外包必要性；勞務人員工作量；把控項目成本。

工作職責：負責外包項目管理。審核項目勞務外包必要性；審核勞務外包年度計劃、月度計劃；審核用人規范標準；審核勞務外包申請；參與中高級外包人員級別的復評；統計外包人員工作量；審核外包人員出差申請；根據財務資產部的項目成本信息，監控項目預算并預警。

3.3物資部

風險控制點：“價”，外包人員價格，管理供應商，結算。

工作職責：負責項目人員采購管理。框架招標確定入圍供應商并簽訂勞務外包框架協議；向供應商發布勞務需求信息；根據人力資源部的人員級別與供應商談判簽訂《勞務外包確認書》；根據項目管理部的工時信息，編制《勞務外包月度人工費結算單》，匯總交通費和差旅補貼，編制《勞務外包月度差旅費結算單》并與供應商簽字確認；統計項目外包成本，負責供應商考核。

3.4財務資產部

風險控制點：“資金”，平衡現金流，項目資金支付。

工作職責：負責外包人員財務核算管理。審核勞務外包人員交通費票據，計算差旅補貼；平衡公司現金流量，審核資金計劃；根據《勞務外包月度人工費結算單》、《勞務外包月度差旅費結算單》進行資金支付，每月按部門、按項目核算成本并反饋項目管理部。

4.勞務外包管理信息系統功能要求

配合上述勞務外包管理模式，可以使用信息系統來輔助加強管理，信息系統需要具備以下功能：

4.1勞務外包人員需求發布

物資部可以公開發布勞務外包人員需求信息，所有已簽訂框架協議的供應商在有效期內均可查看。

4.2勞務外包人員簡歷收集

供應商可以將人員簡歷上傳至系統，人力資源部可以在線查閱簡歷。

4.3勞務外包人員面試評級

人力資源部發布勞務外包人員的面試評級結果，相應供應商可以查詢并確認。

4.4出差申請及審批

勞務外包人員可以提出出差申請，包括所在項目、目的地、工作內容等，項目經理和項目管理部兩級審批。

4.5交通費及差旅補貼計算

勞務外包人員出差返回后，關聯到出差申請，補充填寫出差實際往返時間，財務資產部根據往返交通費票據進行審核，計算差旅補貼，供應商可以查詢交通費和差旅補貼情況。

4.6勞務外包人員工作量發布

項目管理部統計VP中的報工工作量，根據人資部提供的考勤信息進行修正，然后按月度發布，相應供應商可以查詢。

4.7供應商管理

物資部年初制定供應商考核指標，并公開發布。物資部還可以發布供應商季度考核結果、年度考核結果，以及對供應商的通報、通知等信息，供應商可以查詢。

4.8匯總統計

可以分月度、按供應商、按項目、按部門等多維度統計勞務外包人員的人工費、差旅費、差旅補貼等信息。

5.結語

通過上述勞務外包管理模式，明確崗位、職責、流程，同時利用管理信息系統的輔助支撐作用，可以有效規避勞務外包過程中的風險，提高企業效能。