二維條碼在OA中的應(yīng)用

汪倍貝　任海艷　梁海玲　孫忱　陸瑛

摘 要：為深入推動全區(qū)公文處理工作的科學(xué)化、規(guī)范化，提高公文流轉(zhuǎn)效率，自治區(qū)黨委辦公廳、自治區(qū)人民政府辦公廳在自治區(qū)機(jī)關(guān)辦文中推行使用公文二維條碼。如何確保收發(fā)文工作既滿足規(guī)定要求，又避免重復(fù)的手工錄入工作，成為需要解決的問題。文章介紹了PDF417二維條碼特性，并根據(jù)二維條碼的應(yīng)用部署要求，結(jié)合公司辦文與OA系統(tǒng)實際，研究PDF417二維條碼與公司OA系統(tǒng)的集成方案，實現(xiàn)了公文的自動化處理。

關(guān)鍵詞：PDF417 OA 二維條碼

中圖分類號：TP319 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）02（b）-0130-02

為深入推動全區(qū)公文處理工作的科學(xué)化、規(guī)范化，提高公文流轉(zhuǎn)效率，自治區(qū)黨委辦公廳、自治區(qū)人民政府辦公廳在自治區(qū)機(jī)關(guān)辦文中推行使用公文二維條碼。要求各單位公文、簡報等文件資料交換的公文使用PDF417公文二維條碼。

根據(jù)要求，公文二維條碼要涵蓋14項要素信息（版本號、條碼編號、發(fā)文單位、公文種類或刊物名稱、發(fā)文字號或期號、主送單位、標(biāo)題、秘密等級、緊急程度、公文成文日期或刊物編印日期、發(fā)布層次、條碼編制單位、條碼制作日期、自定義字段），發(fā)文單位使用PDF417公文二維條碼軟件，生成規(guī)格尺寸為寬度不超過50 mm、高度不超過25 mm的公文二維條碼。收文單位通過PDF417公文二維條碼識讀設(shè)備自動讀取公文各要素信息，實現(xiàn)公文運轉(zhuǎn)信息化管理。

1 PDF417二維條碼

PDF417二維條碼歸屬于層排式二維條碼，在當(dāng)前普遍使用。組成條碼的每一個條碼字符由4個條和4個空共17個模塊構(gòu)成，故稱為PDF417條碼。由于PDF417二維條碼具備所能夠容納的信息數(shù)量大、每單位體積內(nèi)的質(zhì)量高、糾錯能力強、翻譯代碼可靠性高、不易泄密、印刷制作簡易等方面的特點[1]。PDF417二維條碼可表示數(shù)字、字母或二進(jìn)制數(shù)，也可表示漢字。一個PDF417條碼對于字符的存儲量可達(dá)到1 850個，二進(jìn)制數(shù)則為1 108個，數(shù)字是2 710個。它的錯誤糾正能力從0級到8級，隨著級別增高，糾正能力加強。正是強力的糾錯功能，使得損壞玷污的二維條碼也可以被正確識讀。以上優(yōu)勢使它可獨立于數(shù)據(jù)運行，跟隨文件進(jìn)行信息流轉(zhuǎn)，完成公文的自動化處理[2]。

2 公司公文管理的現(xiàn)狀

公司從2005年起開始建設(shè)自己的辦公自動化系統(tǒng)。經(jīng)過多年的不斷建設(shè)，已建成以應(yīng)用支撐平臺為基礎(chǔ)、以工作流為核心、以知識庫為依托、以用戶和事務(wù)為中心，實現(xiàn)了辦文、辦事、辦會、催辦督辦的核心功能需求，成為企業(yè)應(yīng)用部署范圍最廣、用戶人數(shù)最多、日常登錄使用時間最長的信息系統(tǒng)。使得員工辦公更加輕松自如，提高辦公效率，降低行政成本，規(guī)范管理，提升企業(yè)的組織運營能力[3]。

自治區(qū)推行公文二維條碼之后，如何確保收發(fā)文工作既滿足公文管理和機(jī)要信件交換的需要，又避免重復(fù)的手工錄入工作，成為提高公文運轉(zhuǎn)效率需要解決的問題。

3 二維條碼與OA辦公系統(tǒng)集成

對于公文二維條碼的應(yīng)用部署，有兩種解決方案：一是通過單機(jī)版軟件實現(xiàn)條碼的制作、識讀和打印，也可以生成二維條碼圖片，制版時貼到指定位置上，進(jìn)行印制。使用這種方式，公司在對外發(fā)文時，秘書要在公文二維條碼系統(tǒng)中錄入公文的相關(guān)要素信息，系統(tǒng)根據(jù)文件的要素生成二維條碼圖片，保存在計算機(jī)指定的硬盤上。秘書再將圖片插入到Word中與文件一起編輯打印。收文時，要在OA系統(tǒng)中通過手工方式將文件的基本要素信息填入“企業(yè)收文”的登記欄目中，再在OA中進(jìn)行流轉(zhuǎn)。這些操作不但增加了秘書的工作量，還增大了人工操作出錯的幾率。二是可通過調(diào)用二維條碼接口控件，生成二維條碼，通過二維條碼打印設(shè)備打印條碼后粘貼在紙質(zhì)公文相應(yīng)的位置，也可將二維條碼嵌入到版式電子公文進(jìn)行制版印刷。

結(jié)合公司OA系統(tǒng)實際，利用二維條碼系統(tǒng)向OA系統(tǒng)提供的條碼識讀與生成接口，實現(xiàn)發(fā)文時直接在OA系統(tǒng)中自動生成PDF417公文二維條碼的圖形文件，加貼在公文或簡報正文的最后一頁版記下方右側(cè)。收文時可通過條碼識讀設(shè)備自動讀取公文要素信息，實現(xiàn)機(jī)要文件登記的電子化信息化管理。

3.1 確定條碼與公司OA收、發(fā)文公文字段的對應(yīng)關(guān)系

根據(jù)自治區(qū)黨委辦公廳、自治區(qū)人民政府辦公廳相關(guān)文件要求，公文二維條碼包括14項要素信息。梳理其與OA字段的對應(yīng)關(guān)系，以便于兩系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的傳遞。

收文時，OA需要獲取的字段與二維條碼系統(tǒng)字段對應(yīng)關(guān)系見表1。

發(fā)文字段對應(yīng)關(guān)系見表2。

3.2 條碼識讀接口功能

OA系統(tǒng)通過條碼識讀接口，識別讀取掃描設(shè)備（掃描槍）掃描出條碼中所包括的文件基本信息，實現(xiàn)信息的自動采集，而不需要人工輸入，提高工作效率。在OA中的應(yīng)用場景是，辦公室秘書點擊“二維碼收文”按鈕，并通過掃描槍掃描包含公文信息的二維條碼之后，系統(tǒng)識別出二維條碼信息，并利用此信息生成對應(yīng)的“收文”流程的過程。條碼識讀接口調(diào)用流程圖如圖1所示。

3.3 條碼生成接口功能

公文二維條碼系統(tǒng)為OA系統(tǒng)提供條碼生成接口，利用此接口OA系統(tǒng)可以自行制作文件條碼。控件從OA中得到14項相關(guān)信息后，自動生成二維條碼，并提供圖形化的供OA系統(tǒng)使用的條形碼，OA系統(tǒng)將此二維圖形放置于文件指定的位置上。減少了秘書要單獨在二維碼公文系統(tǒng)中手工錄入公文信息數(shù)據(jù)的工作量，在OA中的應(yīng)用場景是辦公室秘書在“公司發(fā)文”流程的“發(fā)文登記編號”環(huán)節(jié)，點擊“生成二維碼”按鈕，生成二維條碼，并將二維條碼插入公文正文的過程。條碼生成接口調(diào)用流程圖如圖2所示。

4 結(jié)語

通過在OA辦公系統(tǒng)中集成二維條碼技術(shù)，實現(xiàn)二維條碼信息的自動識讀和生成。發(fā)揮了二維條碼在對外收發(fā)文中信息承載的作用。有效減少人工工作量， 提高文件管理水平， 提高辦文效率。

參考文獻(xiàn)

[1] 錢軍.二維條形碼在機(jī)關(guān)公文管理中的應(yīng)用[J].科技廣場，2010（6）：82-84.

[2] 薛宏.電子公文二維條碼與歸檔關(guān)系思考[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2013（15）：207-209.

[3] 史冠卿，黃鶯.淺析OA系統(tǒng)在公文管理中的應(yīng)用[J].科技信息，2013（22）：261-263.