淺議資料復(fù)印件的有效性及注意事項(xiàng)

摘要：工程資料在收集整理過程中會出現(xiàn)大量復(fù)印件，這些復(fù)印件中很多是無效的或者是有缺陷的，有些看似不合格，但內(nèi)容齊全也可以列為合格資料。如何收集到或取得合格的復(fù)印件資料就需要資料員對收集到的資料細(xì)心審核。筆者從事多年資料檢查工作，本文便是經(jīng)驗(yàn)所得，也是對資料復(fù)印件是否真正有效所作的詳細(xì)說明，針對復(fù)印件的有效性問題列出了若干注意事項(xiàng)。

關(guān)鍵詞：工程資料；復(fù)印件；有效性；注意事項(xiàng)

工程資料在收集整理過程中會出現(xiàn)大量復(fù)印件是正常的，很多情況下原件只有一個(gè)，如資質(zhì)證書、學(xué)歷證書、執(zhí)業(yè)證書、規(guī)劃證、土地證、竣工備案書等。即便有的有副本如資質(zhì)證書也是所在單位只有一件。要在其他單位證明有這些證書，只能是復(fù)印件，一般都在給出的復(fù)印件上蓋上所在單位的公章，并注明原件存放地和經(jīng)辦人簽章、日期。但僅這種看似簡單的事情，實(shí)際做起來就未必簡單，如何使復(fù)印件合格有效就很有講究了。按照資料規(guī)程要求，合格證及檢驗(yàn)報(bào)告如果是復(fù)印件要蓋原件存放單位公章，并注明經(jīng)辦人、日期，但在收集過程中會發(fā)現(xiàn)很多復(fù)印件盡管蓋了公章，其合格、有效性還是存有疑問的。為了使資料能真正合格有效，在收集整理時(shí)就識別復(fù)印件的有效性而言應(yīng)注意以下若干事項(xiàng)：

第一，要認(rèn)清資料上蓋的是不是單位的公章，即是否是單位的行政章。一些便章、雜章都不具有公章的效用，有些資料蓋的是XX專用章，經(jīng)過工商行政部門備案的檢測單位的檢驗(yàn)專用章也是有效的。還有些蓋的是經(jīng)單位自行備案登記的部門章，但要注意的是部門章的級別，在收集資料中最好要限制在二級章的范圍內(nèi)，如某公司技術(shù)質(zhì)量部。章的級別越低或者是公司下屬部門層級越低，其有效性也會越低甚至無效，如某公司質(zhì)量部第一檢驗(yàn)處二檢驗(yàn)科專用章，從公司到部級再到處級再到科級，已是第四級，甚至有的章連自己公司都沒有備案登記。其有效性就大打折扣了。

第二，臨時(shí)用章不能代替公章，如某工程項(xiàng)目部的章，在工程施工階段對一些過程資料是可以用的，但在工程完工需要在竣工驗(yàn)收單上蓋章時(shí)，必須是單位的公章。因?yàn)轫?xiàng)目部是暫時(shí)的，一旦工程完工就會解散，其臨時(shí)用章也會上交公司封存，對永久保存的資料不能蓋臨時(shí)用章。另外也要注意公章是否還需要加其他附加章，如項(xiàng)目經(jīng)理簽字的單位工程驗(yàn)收單，不但要蓋公章還要加蓋項(xiàng)目經(jīng)理的執(zhí)業(yè)章，項(xiàng)目經(jīng)理簽署的來往重要證明文件，基本上都是要加蓋執(zhí)業(yè)章的。至于什么文件加蓋執(zhí)業(yè)章，國家建設(shè)部門有專門的規(guī)定，資料人員不得不知。

第三，注意原件存放單位名稱是不是和所蓋的公章對應(yīng)。如有的復(fù)印件上標(biāo)注的是原件存放A公司，但公章蓋的是B公司，造成章和說明不對應(yīng)的情況，給責(zé)任追索造成難題，這樣的資料是不符合要求的。還有的標(biāo)注是工地資料員寫的，經(jīng)辦人寫的也是資料員，一冊資料中多家單位的復(fù)印件，經(jīng)辦人都是填寫的資料員，這也是不符合要求的。一份復(fù)印件不應(yīng)該讓資料員進(jìn)行二次加工，資料員是收集整理的資料的，也沒有義務(wù)承擔(dān)這樣的責(zé)任和風(fēng)險(xiǎn)。各質(zhì)量檢查部門在檢查資料時(shí)，沒有對質(zhì)量證明文件那么嚴(yán)格，只要有公章，又有注明原件存放處以及時(shí)間，就給予通過，哪怕是在已經(jīng)蓋好的章面上標(biāo)注，也不管字壓章還是章壓字，都算合格，這已經(jīng)是比較寬松的檢查方法。嚴(yán)格來說，因該是先寫注再壓章，章壓字的程序是正確的，而字壓章的程序就可疑了。這樣后加上的一些注明甚至連蓋章的人也不明就里。嚴(yán)格來說字壓章的證明是有缺陷的。在工程建設(shè)上，一些大宗的材料對質(zhì)量證明文件有特殊的要求，也是需要注意的。如鋼筋，在北京地方標(biāo)準(zhǔn)或相關(guān)文件中，要求還要留有經(jīng)辦人的電話，這樣能更好的起到追溯作用。進(jìn)場量要反映在質(zhì)量文件上，要證明實(shí)際進(jìn)了多少量，而這個(gè)量還要與復(fù)試報(bào)告的代表量相吻合，鋼筋上相應(yīng)的標(biāo)牌還要復(fù)印后將復(fù)印件一同存放在資料中，其鋼筋批號也要與質(zhì)量證明書上的批號相符，即業(yè)內(nèi)所說的資料交圈。水泥也是大宗材料之一，不但要收集合格證，還要收集三天的試驗(yàn)報(bào)告，更要收集28天的試驗(yàn)報(bào)告，而三天的水泥試驗(yàn)報(bào)告和28天的水泥試驗(yàn)報(bào)告是互相關(guān)聯(lián)的，如果兩個(gè)報(bào)告編號不同、三天的試驗(yàn)數(shù)值不同，那就是有問題的資料。還有個(gè)別28天的水泥試驗(yàn)報(bào)告，在檢驗(yàn)數(shù)值上、日期上、編號上有明顯的改動痕跡或者字跡新舊粗細(xì)明顯的不同，這份資料就有偽造的嫌疑了。

第四、掃描件不等于原件。這種資料也使得彩色掃描儀派上了用場，這種資料最容易造成以假亂真，掃描效果好的，往往容易使收集到這些資料的人以為是原件，或者知道是彩色掃描件而當(dāng)原件使用，也會使資料的效力大打折扣，這一點(diǎn)只要資料員在收集資料中稍微注意就不難分辨真假。對于是否是原件，并不在于資料是不是彩色。對于掃描件應(yīng)視同復(fù)印件，按復(fù)印件要求的方法處理。還有的單位在發(fā)出原件時(shí)，在原件上加蓋了“復(fù)印無效”字樣，經(jīng)銷商在發(fā)出復(fù)印后加蓋了自己的公章，如果追溯到經(jīng)銷商，經(jīng)銷商把原件丟失或找不到，這樣的文件其有效性也就難以確定了。

第五、要注意原件存放單位的章是否真實(shí)，如有的項(xiàng)目部對沒有蓋章的復(fù)印件，加蓋了所在項(xiàng)目部的章，注明原件存放在自己的所在項(xiàng)目部，而項(xiàng)目部卻提供不出原件，這種為了應(yīng)付檢查而用的方法是不正確的。再者還有加蓋的公章，其章的單位與產(chǎn)品的供應(yīng)鏈不搭邊，如電梯合格證上蓋的是某小賣部的章或者某食品店的章就有點(diǎn)南轅北轍了。再者還要注意，如果真是原件就不要在原肩上再注明原件存放單位，這種現(xiàn)象就是畫蛇添足了。

第六、原件和復(fù)印件同時(shí)存在或者同時(shí)收集到，怎樣歸檔也是需應(yīng)斟酌的。筆者認(rèn)為，如果只有一份原件，又有協(xié)議要求讓總包方代交城建檔案館資料的，應(yīng)先滿足城建檔案館的要求，如果是有移交建設(shè)單位的資料或給監(jiān)理單位的資料，原件應(yīng)先滿足總包單位，將來一旦遇到訴訟，施工方就是相對弱者的一方，再加上效力不足的資料，施工方就更被動了。有的項(xiàng)目部把僅有的一份原件給了監(jiān)理單位是不妥當(dāng)?shù)模梢宰尡O(jiān)理看原件，看完后或者審核完后隨即收回。因監(jiān)理銷毀、丟失的可能性更大。更何況工程有了質(zhì)量問題時(shí)，用戶首先想到的是找施工單位問責(zé)，施工單位如果沒有完善的資料是可想而知的。或

另外，資料員還要練就一手識別假資料的能力，在實(shí)際工作當(dāng)中，假資料并不少見，不合格的或偽造的資料可出現(xiàn)在各個(gè)單位，但最多的是進(jìn)貨商的合格證明文件，一些進(jìn)貨商為了少花錢，應(yīng)該需要監(jiān)測的材料不去監(jiān)測，就弄一份假的監(jiān)測報(bào)告來應(yīng)付是常有的事，這些資料都是資料員重點(diǎn)注意鑒別的。其次就是各分包單位，假資料也是很多的，而且類型龐雜，如合格證、檢驗(yàn)報(bào)告、資質(zhì)文件、技術(shù)資料等都有可能是偽造的，這就需要收集資料的人員在審核中加倍認(rèn)真了。假資料危害很大，出了問題追溯起來容易形成扯皮現(xiàn)象，責(zé)任難于分清，且偽造的資料對以后的責(zé)任追究、工程維修、檔案查閱等造成無法彌補(bǔ)的損失，同時(shí)這些資料也成為名副其實(shí)的垃圾檔案。

總之，一份具有追溯性的合格復(fù)印件，標(biāo)注和蓋章都正確，就能起到代替原件的作用，與原件具有同等效力。當(dāng)然，前提是處在一個(gè)合法有效的時(shí)空段，如果一家工廠早已倒閉多年，采購員卻剛剛進(jìn)了一批這個(gè)廠的材料，出廠日期還是最近的，這就是明顯的假資料。因此在資料收集整理過程中，對復(fù)印件資料還是要認(rèn)真審核，確保收集的是符合要求的資料。

作者簡介：于五星，男，博士，教授級高級工程師，任職單位：中國新興建設(shè)開發(fā)總公司一公司。長期從事工程資料檢查和工程評優(yōu)申報(bào)工作。