人事檔案管理存在的問題與對策

摘要：人事檔案是組織、人事、勞動等部門在人事管理工作中形成的，記述和反映個人品德作風、業務能力、工作業績、健康狀況，是歷史地、全面地考察、管理員工的重要依據。隨著我國社會主義市場經濟建設的不斷發展，各單位的規模不斷擴大，員工數量不斷增加，人事檔案管理中就出現了一些新的矛盾和問題。研究新情況、解決新問題，不斷加強和改進企業的人事檔案管理，已成為當前人事檔案管理部門的一個新課題。人事檔案工作的管理要逐步實現標準化、科學化，只有這樣才能在新形勢下為企業的發展發揮重要作用。

關鍵詞：人事檔案管理；干部；問題

1、當前人事檔案管理存在的問題

1.1檔案重視意識淡薄。

伴隨著經濟體制改革和人事制度改革的進一步深化，以“雙向選擇”為特征的人才流動日趨活躍，人才流動的結果打破了多年來不同所有制身份對人才合理流動的禁錮。部分人在重新擇業過程中追求自身價值的實現，認為人事檔案是組織政治化的產物，市場經濟適者生存，保存過去形成的人事檔案已失去現實意義，放棄舊的一切，才利于開創新的局面，于是就存在新招聘人員的檔案還長期滯留在原單位或人才交流機構，已解除勞動關系的員工檔案卻未能“檔隨人走”的現象。

另一方面，部分傳統觀念對人事檔案管理的認識不足，片面認為，人事檔案管理只是一項靜止、簡單的工作，沒有必要耗費太多時間與精力。因而，人事檔案管理往往一人多職，硬件設施不到位，管理不到位，致使檔案管理難以標準化、規范化。

1.2檔案管理規范缺乏

由于對人事檔案重視意識的淡薄，就存在著檔案內容不完整，信息材料不全面的不良現象，甚至員工與檔案難以“對號入座”，嚴重影響人事部門管理工作的開展。在目前的人事檔案中，大多只有以往形成的姓名、性別、年齡、民族、參加工作時間、入黨入團時間、文化程度、工作經歷等簡單材料，而對反映本人業績、態的材料收集歸檔不全，致使檔案內容不完整，不能客觀地反映一個人的全貌。尤其是一些員工的職務升降、工資待遇變動性很大，但其檔案材料還是原來的，更不用說有最新反映專業技術人員業績、能力、職稱評聘等方面的材料了。檔案形成的內容不完整，導致了檔案材料的收集歸檔不齊全，這就造成了人為的“斷檔”現象的發生。

1.3檔案管理隊伍削弱

由于受傳統觀念的影響，對人事檔案管理的認識不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁，因業務素質不高，難以勝任檔案工作。隨著當前各類型單位的規模不斷擴大，員工數量不斷增多，檔案數量也與日俱增，檔案管理難度增大，有關的管理措施未跟上。

1.4檔案利用價值不高

一方面，由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的

利用價值相對降低。不重視單位內部的實績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了人事檔案利用率的降低。

2、改進企業人事檔案管理的對策

2.1提高重視意識

無論是單位還是員工個人，都應該自覺更新觀念，提高對檔案的重視意識程度。在市場經濟條件下，單位業績的競爭最終還是靠人才，一個不重視人事檔案管理的企業，很難更好地管理和使用人才。因此，單位應該提高對人事檔案的認識，增強依法管檔的意識，建立健全規章制度，配備專業的人員設備，把人事檔案管理作為單位重要的基礎工作抓緊抓好，做到材料收集齊全、歸檔及時準確、管理規范有序。

其次，檔案管理人員要強化服務意識，強化市場意識，淡化行政意識和行政手段。找準人事檔案工作的切入點，把人事檔案工作延伸到單位內部，探索單位人事檔案管理的新途徑。要順應形勢發展，尋求單位人事檔案管理的新路子，針對本單位的特點，變管理為服務，加大指導服務的力度。在人事檔案管理軟、硬件方面，真正考慮到檔案工作的需要。

2.2增強硬件建設

計算機技術和網絡技術的發展，必然帶來檔案管理工作的變革。采用計算機技術進行檔案管理是檔案工作現代化的必要條件和重要標志，它使傳統的管理模式和操作方式得到了本質的改變，體現了管理的科學化和高效率。

使用計算機管理檔案可減輕勞動強度，提高工作效率，利用計算機管理，信息準確、可靠、檔案壽命延長。由于人事檔案的工資、職稱、學歷、崗位等動態信息是經常發生變化的，尤其是員工的職務、崗位變動大，人員的招聘、調出、退休等現象，以及社保、醫保參保情況等，這些信息，可以隨時輸入計算機。使人事檔案數據化、信息化。人事檔案材料的歸檔、統計、查閱等項工作實行計算機操作以后，不僅速度快、自動化程度高，而且計算精確、可靠，使用方便。同時還會大大減少檔案的磨損程度，使其長期保存、延長壽命。

2.3增強隊伍建設

人事檔案管理工作是一項保密性、政策性、專業性很強的工作，要促進企業人事檔案工作的發展，就必須提高檔案管理工作人員的素質。抓好隊伍建設，堅持不懈地對檔案管理人員進行職業道德教育以及現代科技知識的培訓，不斷提高業務水平和工作能力，更好地為單位服務。

2.4加大利用價值

人事檔案的價值是潛在的，只有通過利用才能得以實現。運用人事檔案信息資源，發現人才。一個單位在日趨激烈的市場競爭中，能否構建人事檔案信息網絡，有效地開發利用信息資源，在一定程度上決定著其競爭的成敗。所以應該逐層逐級建立人事檔案網絡化管理體系，加快檔案工作信息化建設。在人事檔案開發利用中，一方面要對已掌握的檔案材料歸檔整理，編輯有關人事資料，為領導準確選人用人，人才合理流動提供重要依據，同時又可以利用計算機技術做好檔案工作信息的綜合分析，為領導全面掌握人事整體狀況提供可靠的資料，當好領導的參謀。運用網絡技術共享計算機人事檔案的信息資源，不過要正確處理好檔案保密與利用的關系及檔案使用權和管理權的問題。發揮人事檔案在企業員工績效考核、人力資源管理方面的能動作用，當好人事檔案的“管家”。

3、結束語

總之，檔案管理工作內容極為豐富，是一門科學性很強的系統工程。新形勢下，人事檔案管理工作中出現諸多問題，沒有現成的經驗可借鑒，只有在實踐中健全檔案管理機制，提高檔案管理人員素質，創新檔案管理模式，才能不斷促進和推進檔案管理事業的健康發展。檔案工作者必須解放思想，克服因循守舊、求穩守成的思維習慣，克服知識更新的畏難情緒，改變知識結構，利用人事檔案管理反饋系統收集、整理各方面對檔案服務的意見和要求，制定出改進方案，不斷完善人事檔案管理創新機制，提高創新水平。進一步完善管理制度，保證人事檔案工作朝著正確的方向不斷發展，為單位與員工的發展做出新的貢獻。

參考文獻：

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