城市規劃檔案管理存在的問題分析及對策思考

劉雋伶

摘 要：城市規劃的檔案管理是城市整體規范管理中的重要一環。規劃檔案真實記錄了一個城市在建設中全部信息，從開始到正式建設再到完成，具有真實性、客觀性及權威性。規劃檔案不僅為城市建設各個方面提供重要依據，同時也為城市規劃提供有益的參考。規劃檔案憑借著自身獨特的特點以及重要的地位，在我國各大城市的發展中起著至關重要的作用。本文系統地分析規劃檔案自身的特點，梳理規劃檔案的管理工作中存在的問題，并提出合理性的建議。

關鍵詞：城市規劃；檔案管理；問題；對策

中圖分類號：G275.9；TU984 文獻標識碼：A 文章編號：1005-5312（2017）08-0264-02

一、前言

規劃檔案是在城市規劃部門進行各項業務活動時形成的，它是一種作為歷史性記錄而保存的以備將來查考的資料。做好規劃檔案歸集管理工作，可以為實施城市規劃、組織工程建設、進行維修改造、調處社會糾紛提供重要依據，能夠有效保證工程質量、保障城市秩序、維護公共安全、應對突發事件，更好地服務于城市建設和經濟社會的發展。此外，城市在開展城市建設時，可以借鑒檔案中的規劃信息。優秀的案例無疑為城市規劃提供了一條可選的捷徑，這為當地的城市建設提供了極大的便利。可見城市規劃檔案管理對城市的建設有著積極的重要意義。但目前城市規劃檔案管理工作仍存在一些弊端，阻礙了檔案管理的發展。本篇文章主要探討了城市規劃檔案管理工作中存在的一些問題及其解決辦法進行了思考。

規劃檔案是指在城市規劃、建設及其管理工作中形成的應歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。城建規劃檔案工作是城市規劃、建設和管理工作的重要組成部分，它是城市規劃、建設及管理工作的真實記錄。

凡在城市規劃區范圍內進行建設的各機關、團體、院校、企事業單位及個人，在基本建設中所產生的城建檔案均應納入城區規劃建檔案的管理范圍。規劃檔案的主要任務是：收集、接收和保管涉及全城規劃范圍的有保存價值的建設資料；對永久和長期保存的城建檔案進行科學的管理和必要的整理匯編；對產生城建規劃檔案的單位進行業務指導。

結合本人實際工作而言，在進行城市的規劃與管理當中，會產生非常多的規劃管理檔案。這也是我國城市的規劃管理部門進行規劃管理的最為真實、最為準確的記錄，在城市整體的規范管理中規劃檔案管理占據著非常重要的地位。

二、規劃檔案自身發展的特點

（一）內容廣泛、類型繁多

規劃檔案從其自身的范圍上看，它包含了規劃前期的整個準備過程中產生的文件材料，包括相關規劃項目的調查與研究、現場的查看、規劃的編制、規劃用地的用地許可證書、規劃建設時需要的建設許可證、選址意見書等；在規劃過程中又包含了規劃編制的具體實施、工程整體建設是否真正竣工、竣工的工程是否符合之前的規劃編制等。規劃檔案的具體內容需要包括文字材料、“兩證一書”、在實施的過程中需要形成的藍圖或者是彩圖、文書性質的資料、規劃檔案的專業內容等。

（二）歸檔內容聯系緊密

城市的規劃項目在形成時，盡管不同的階段的各類材料有著很大的區別，但是它們之間的內在聯系仍然是相互配套的。

例如：規劃項目的前期總體規劃、施工期的總體規劃、后期的總體規劃，這幾點反應了城市規劃的各個階段的整體全貌，切不可將其分割。而且任何一個規劃項目，無論是在哪一年申請辦理的“兩證一書”，在名稱、地點、范圍、面積的方面要保證統一，并且要按照獨立的年度進行編號，保證資料的質量，從而更好的為未來的管理打下基礎。

（三）歸檔內容涉及的部門眾多

城市對話的檔案在整個城市的發展中占據著重要的地位，可以說是整個城市發展變化的核心所在，它覆蓋整個城市，這就在某種方面決定了它自身的經濟性與社會性，而規劃檔案的本質應該是社會性。

從檔案規劃的外部上看，它包含了政府、郵電、土地管理、金融、電力設備、自來水發展、環境保護等部門；從內部上看它涉及的是總工辦、設計、規劃用地、建設等各個行業，這充分的體現了其社會性。另外，城市的規劃檔案除了這些特點之外，它還具有現實性、權威性以及嚴肅性的特點。

三、規劃檔案管理存在的問題

（一）檔案管理設施落后

城市規劃檔案管理設施落后是在全國范圍內普遍存在的一個問題，由于我國政府部門對城市規劃檔案管理工作的重視程度不足以及長期以來的計劃經濟體制的影響，致使對檔案管理工作上的資金投入嚴重不足，進而導致城市規劃檔案管理設施的老化。

在一些城市和地區，城市規劃檔案管理部門的資料存儲庫房陰暗、潮濕、封閉，缺乏基本的防火、防盜措施，造成了很多珍貴的檔案文件的發霉、蟲蛀等，嚴重影響了文獻頁面的美觀性和參考性，使很多資料和文檔發生了不可恢復的損害。

（二）城市規劃檔案管理機構的體制落后

盡管我國進行了政府部門機構的調整和精簡工作，但是由于傳統政府組成部門龐大，政府工作人員眾多，使得檔案管理部門的機構體制和工作章程規定等仍然存在著很多弊端。

我國城市規劃檔案管理部門在各個地方一般都是自己設立章程，缺乏全國性的統一工作標準和章程，導致各個地方之間的檔案材料難以做到有效地交流和互通，使得檔案管理的工作效率低下，難以將有關的檔案資料進行有效的開發和利用。

（三）意識不強

城市規劃的檔案工作在城市中，占據重要地位，而且發揮著較大的作用，但是卻被人們忽視。盡管人們在建設中使用檔案，卻沒有管理的意識。

盡管有些檔案管理人員有著管理規劃檔案的積極性，但是這一部分人占少數，而且由于規劃檔案的地位不高，也使他們工作的積極性受挫，從而沒有形成很好的工作氣氛。甚至管理人員中，還存在著這樣的現象，私自占有一些重要的資料。

（四）檔案人員專業素質不足

在當前的檔案管理員在整體素質上偏低，知識結構單調、相關知識、理念沒有更新、缺少專業知識、不具備檔案管理從業的資質、專業知識老舊、仍按傳統方式管理檔案、分析鑒別的能力差等因素都嚴重影響了檔案管理的創新與發展。

（五）信息化建設緩慢

對于實施電子政務，不管是從流程、相關技術標準或是人員的素質等方面都未有充分的應對準備。

另外，檔案信息化的建設目前并沒有相關的行業規范標準，絕大部分只是引用了我國有關信息法律法規作為依據而展開工作，指導上受到限制，操作上有難度。

四、城市規劃檔案管理工作的發展與創新

（一）健全規章制度

由于制度的問題使我國的檔案規劃工作受阻，那么就要在制度上進行創新，用嚴格的制度來約束工作人員的工作態度以行為，因此各級的檔案管理部門都要完善規章制度，從而保證檔案管理工作的有效。

各級的管理制度在制定的時候，一定要切合實際，按照自身的情況合理的制定制度。制度要對工作人員的工作程序嚴格的要求，并且每個管理人員都要有相應的責任，在哪個環節出現問題，就會有人來承擔。這樣可以使工作人員有危機感，在工作中也能提高注意力。

（二）實行科學管理

首先，實施綜合管理。將各門類、各載體的相關規劃檔案都納入到集中、統一的管理范圍之內，以維護檔案完整性與安全性，提升工作效率，為檔案資源更深度的開發利用提供便利。

對城市規劃檔案加強保護工作，改變以往在檔案出現破損后才開始修復的工作模式，要以預防為主，防治相結合。與此同時，利用復印、掃描、微縮等現代化科技手段，實時的做好檔案備份工作，以減少原件損耗，從一定程度上延長相關檔案使用的壽命。其次，標準化管理。制定相關的管理標準，讓各個步驟，各道工序，各個環節都做到有章可循。

（三）加強檔案管理部門信息化建設

在提高檔案管理的效率時，政府要從政策上支持檔案管理工作。為提升城市規劃檔案的信息化水平，要投入更多資金，購置必備的硬件設施，推進檔案管理信息化建設。

要抓好城市規劃檔案館內部局域網、檔案數據庫及市政務網建設，充分發揮人才優勢，完善城市規劃檔案網站，這樣有利于提供更精確和可靠的城市規劃信息。

要將城市規劃動態和檔案管理有機結合起來，健全城市規劃檔案數據庫，不斷優化并整合城市規劃信息資源。

此外，為更好的服務于城市規劃工作，在連接外部因特網、開通內部局域網的過程中，還要加大對信息資源的安全防護，在正規廠家購置先進的硬件設備，并做好日常的更新與維護。

（四）提高人員素質

為在城市規劃檔案管理工作中更好的應用信息化技術，需要在整體上提升檔案管理者素質，讓檔案管理工作更加高效化和專業化。

其次，相關檔案部門必須堅持以人為本的理念，關心檔案管理人員的精神、物質各方面生活。依據部門與地區的實際情況，制定不同的相關激勵方法，營造良好的工作氛圍，調動員工的積極性，激發工作熱情。

再次，要重視檔案工作和其他專業滲透與融合，在提升業務水平的同時，重視計算機技術、信息技能學習，讓自身成為具有信息相關知識與網絡技能的綜合型、新型規劃檔案管理人員。

（五）加強對城市規劃檔案管理工作的認識

城市規劃檔案來源廣泛，涉及眾多部門。因此，在提高檔案管理的效率時，各部門要通力協作。不僅是要檔案管理人員意識到本職工作的重要性，同時需要加強各相關部門對規劃檔案管理工作的認識。

目前，規劃檔案在城鄉建設發展中已經占有一定的位置，而且正在被社會逐步認識和重視。但還不夠普遍，仍需要長時間的宣傳教育引導。

五、結語

城市規劃檔案是城市進行合理的規劃與擴建的重要依據與參考。但其管理工作中出現了不足，如對城市規劃檔案管理認識的不足，手段的落后，制度的缺陷等。

我們認為需要加強全社會對規劃檔案管理工作的認識，也要加強城建檔案的管理，提高城建檔案管理人員的綜合素質，滿足社會發展的需求。同時，在確保城建檔案起保障作用的同時，還必須對城建檔案的法律法規進行完善，讓城建檔案的管理變得更加科學、規范，從而促進社會和諧發展。

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