高校檔案的信息化

張芝慧

【摘要】 在信息時(shí)代，高校檔案信息將日益成為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展所不可缺少的重要組成部分。這給當(dāng)今的檔案工作帶來了非常大的變化，我們只有充分認(rèn)識(shí)到開展檔案的信息化建設(shè)對(duì)檔案工作的重要性，才能改變對(duì)檔案的傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，從根本上做好檔案的信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵字】 高校檔案 檔案管理 互聯(lián)網(wǎng) 信息化建設(shè)

高校檔案是高校在教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，歸檔保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像等各種形式的、歷史的原始記錄，是高校最寶貴的信息財(cái)富之一。檔案既是高校事業(yè)發(fā)展和教學(xué)等各項(xiàng)工作的真實(shí)歷史記錄.又是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、處理問題、改進(jìn)管理的依據(jù)。在信息時(shí)代，高校檔案信息將日益成為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展所不可缺少的重要組成部分。這給當(dāng)今的檔案工作帶來了非常大的變化，我們只有充分認(rèn)識(shí)到開展檔案的信息化建設(shè)對(duì)檔案工作的重要性，才能改變對(duì)檔案的傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，從根本上做好檔案的信息化建設(shè)。高校檔案應(yīng)建立健全檔案管理制度和機(jī)制，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，全面推動(dòng)高校管理信息化建設(shè)，為建設(shè)數(shù)字校園服務(wù)。

隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、教育改革的不斷深入，教育事業(yè)引來了大發(fā)展大繁榮，同時(shí)對(duì)教育軟硬件的要求提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)。一方面促使學(xué)校重視師資力量、教育硬件條件、生源的綜合素質(zhì)等外部客觀因素；另一方面，則更加重視對(duì)教育教學(xué)工作的管理，著眼于創(chuàng)造和形成學(xué)校的教育精神、人文精神、學(xué)術(shù)精神、科學(xué)精神等內(nèi)容為中心的校園文化。

學(xué)校檔案是歷史的鏡子，記錄著學(xué)校的過去和現(xiàn)在，承載著未來的發(fā)展方向。學(xué)校檔案記錄了學(xué)校的一切活動(dòng)，保存?zhèn)洳閷W(xué)校各種文字材料的總和，是學(xué)校建設(shè)的歷史證明和依據(jù)。學(xué)校的制度、文件和活動(dòng)內(nèi)容過程，就是學(xué)校在教育教學(xué)工作實(shí)踐中所形成的一種基本精神和行為準(zhǔn)則。通過學(xué)校檔案就能反映學(xué)校的教育教學(xué)管理風(fēng)格、組織結(jié)構(gòu)、工作方式、校園文化等內(nèi)容。學(xué)校檔案工作圍繞學(xué)校教育教學(xué)管理建設(shè)開展，促進(jìn)了學(xué)校管理模式的形成：

一、檔案管理中折射出學(xué)校的人文精神對(duì)學(xué)校整體和學(xué)校每個(gè)師生的道德價(jià)值取向及行為準(zhǔn)則起導(dǎo)向作用。檔案中記錄了學(xué)校優(yōu)秀的傳統(tǒng)、先進(jìn)教師和學(xué)生的事跡、多年教育教學(xué)工作的總結(jié)等等，學(xué)習(xí)這些內(nèi)容，可以起到承上啟下的作用，把學(xué)校管理經(jīng)驗(yàn)的成果傳承下去。

二、學(xué)校文化被學(xué)校全體師生共同認(rèn)可之后，會(huì)產(chǎn)生較大的凝聚作用。

三、學(xué)校文化建設(shè)的目的就是造就一個(gè)工作氛圍、工作環(huán)境，使全體師生從內(nèi)心產(chǎn)生一種情緒高昂、奮發(fā)進(jìn)取、互幫互學(xué)、相互尊重的效應(yīng)。

四、學(xué)校對(duì)每個(gè)師生的思想和行為具有約束和規(guī)范作用。學(xué)校檔案中記載了多年來學(xué)校形成的一整套規(guī)章制度，記錄了學(xué)校教育教學(xué)目標(biāo)、職業(yè)道德、工作守則、心理素質(zhì)、人際關(guān)系等無形的行為準(zhǔn)則，從而推動(dòng)著學(xué)校文化的發(fā)展。

五、學(xué)校文化建設(shè)的成果，是學(xué)校物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富的總和，學(xué)校文化具有對(duì)外輻射的育人作用。

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和高等職業(yè)教育事業(yè)的高速發(fā)展，高校檔案管理信息化的需求也日益迫切。從當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展現(xiàn)狀看，還遠(yuǎn)不能適應(yīng)檔案管理信息化的需要。尤其對(duì)于一些合并升格的高校來說，要想適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展，使檔案工作在學(xué)校工作中真正發(fā)揮積極的作用，就必須走信息化的道路，實(shí)現(xiàn)跨越式的發(fā)展，轉(zhuǎn)變觀念，從隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、軟硬件設(shè)備等方面提供必要的條件，推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。近幾年高校發(fā)展速度越來越快，規(guī)模越來越大，所形成的檔案數(shù)量和門類也越來越多，單以紙質(zhì)檔案為載體來記錄信息，在檔案整理過程中需要投入更多的物力、人力，而且會(huì)占用更大的儲(chǔ)存空間，浪費(fèi)庫(kù)房資源。同時(shí)紙質(zhì)材料也不易長(zhǎng)久保存。所以檔案載體類型必須要從過去的單一紙質(zhì)發(fā)展為以磁盤、光盤等多種磁性檔案為載體的檔案，結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化，只有這樣才能保證檔案的完整和安全，發(fā)揮檔案資料的作用。其次，高校信息網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，能將整個(gè)檔案系統(tǒng)和使用者之間有機(jī)的結(jié)合起來，在這樣新的檔案工作環(huán)境下，檔案使用者，無論在什么時(shí)間、在什么地方、只要有計(jì)算機(jī)并且能上網(wǎng)就能進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，查詢檔案信息。這樣使得檔案工作人員編研檔案，檔案使用者查閱檔案都變得極為簡(jiǎn)單、方便。同時(shí)這樣還保證了檔案的安全性，避免了紙質(zhì)過程借閱中所出現(xiàn)的不必要的磨損。

檔案管理在高校改革發(fā)展中地位與作用非常重要，其信息化發(fā)展是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的必然趨勢(shì)，也是教育信息化發(fā)展的必然要求，更是檔案管理這種特殊管理工作與時(shí)俱進(jìn)的需要。為此，高校檔案管理信息化作為檔案管理信息化的一個(gè)重要分支，已經(jīng)成為教育界、檔案界研究的熱點(diǎn)。高校檔案管理信息化是信息化時(shí)代發(fā)展的一個(gè)標(biāo)志，是檔案管理模式和方式、理念發(fā)展現(xiàn)代轉(zhuǎn)型的重要標(biāo)志，是高校檔案管理從管理實(shí)物實(shí)體檔案到管理數(shù)字檔案轉(zhuǎn)型的一個(gè)重要過程。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]《湖北檔案》.2013（9）：26-26

[2]《現(xiàn)代情報(bào)》.2007（6）：63-64

[3]《蘭臺(tái)世界》.2014（10）：112-113