移動辦公系統在高校管理中的應用探討

裘德海

摘要：隨著技術不斷進步，移動辦公系統在各高校都得到了廣泛運用，高校對移動辦公系統的要求越來越高。移動辦公系統是各大高校一個新的嘗試，如果可以構建成功，將會在很大程度上提高辦公的效率。本文在對高校移動辦公系統建設背景進行分析基礎上，就移動辦公系統的實施方案進行探討，以期提升移動辦公系統在高校中的應用成效。

關鍵詞：移動辦公 辦公自動化系統 數字化校園

中圖分類號：TP311.138 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2016）12-0240-01

1 移動辦公系統的建設背景

在校園管理中引用移動辦公系統，其最大好處就是提高了辦公效率，特別是對于行政部門來說。舉個例子：一個學校有五個園區，地理位置比較分散，每個園區都具有不同的行政管理部門，各個部門之間想要交流一些資料和文案，都必須以紙質文檔的形式來完成，這樣做既能費時間又浪費精力。大家可通過網絡這個平臺進行交流，不必像以前一樣，必須見面才行。而且電子檔的傳播速度是非常快的， 接收文件發送文件都是在一分鐘時間內就可以完成的。另外也在很大程度上節約了成本，減少了紙張浪費。

雖然移動辦公系統有很多優勢，一直到目前它還是存在一些局限性。要想使用它，須保證在有電腦與網絡的環境中才能進行。但在辦公室中，我們又經常會遇到這樣一個問題，那就是工作人員在出差時不一定會有這樣的環境。基于這個大的前提，各大專家又提出了一個新的想法，那就是建設一個可以移動的辦公系統，以提升工作成效。

2 移動辦公系統的實施方案

2.1 總體目標

不管做何種研究都需要先制定一個目標，有了目標才會有發展動力。對于移動辦公系統而言，也需要先制定一個總體目標。一些高校選擇提供移動辦公服務應用，通過將其與自動化系統的接口整合，各工作人員可通過智能終端來進行文件的查閱和瀏覽。

2.2 系統功能模塊劃分

（1）公文流轉：這是整個移動辦公系統中最關鍵與核心部分，其所覆蓋的范圍非常廣，不僅包括學校各領導，還包括學院下屬工作人員，都可通過這個平臺來傳遞信息，同時還可查閱學校最近的相關消息。

①領導在查閱相關文件的時候不一定要借助計算機這個平臺，可以直接通過手機來實現。對于一些待辦的事項、需要審批的文件等，各個領導可以直接用手機來完成，最終文件的內容會和辦公化系統同步。

②對于一些非常緊急的文件，辦公室的相關工作人員會進行推送，會給相關領導人的手機上發出提醒，領導就能夠及時的對個文件進行批復了。

（2）口程管理：這是學校領導特別重視的一個內容。再口程管理這個模塊的研究上，很多高校也花費了大量的人力、物力和財力來對其進行探索，希望可以對其不斷地進行優化和完善。學校領導工作是非常復雜的，并且他們經常處于一個繁忙的狀態。若具備了一個良好的口程管理系統，就可以幫他們更有效地安排時間。通過大家的研究和實踐，現在已經增加了幾個模塊，提供了更多的功能。課程安排的表現模式也不同，具體的可以分為口視圖、周視圖和月視圖，不管是哪一種表現模式，都是非常直觀易懂的。現在已慢慢實現了辦公自動化系統和手機的口程同步，也就是說，學校領導現可以通過手機來進行口成管理，提高了管理效率。①同樣它也打破了時間和空間的限制，通過這個功能，領導可以隨時隨地的進行口程的修改和刪除，最終都會反應到系統和手機上，實現二者的同步。并且它還具有一個提醒的功能，保證領導對每一件事都不遺漏。②對于一些授權的人員來說，他也可以通過這個系統來了解領導的口成安排， 讓他可以更好地分配下一步的工作。

（3）信息發布：隨著高等教育的發展，一些高校占地面積很大，且各個校區都具有不同的行政管理部門，所以我們就必須通過移動辦公室桶來進行信息的發布。這個系統會給每個部門安排不同的門戶，各部門發布的信息都會在自己相關的門戶中顯示出來。若有一些較緊急的信息，需相關領導及時批復，就采用手機提醒。

（4）電子郵件：該功能是將一些重要的文件以電子郵件的形式傳到相關工作人員手機上，相關人員可在手機上進行閱讀和回復。

（5）會議管理：各大高校在舉辦一些講座、活動時，移動辦公系統也能發揮作用。現通過移動辦公系統把會議的時間地點傳達給各個學院領導人，也不會像以前一樣產生時間沖突的現象。①領導通過手機來查看會議的相關內容，決定是否需要出席。②若領導有出席會議的意向，則會議相關信息就會同步到口程管理模塊中。③對于一些非常重要的會議，還可通過短信等形式來進行第一時間處理。

2.3 實施移動辦公項目過程中需要注意的問題

（1）再對移動辦公系統進行開發的時候，需要經過系統的分析和設計，保證每個環節不出差錯。由于這個系統是涉及到學校領導的，所以在進行設計的時候需要提前了解領導的構想。

（2）另外在利用手機查看相關文件的時候可能會有一些局限性，例如部分界面顯示不完整。它不可能像瀏覽器一樣，展現很大的空間和很多的內容。所以如何對其進行布局，才能保證各個領導在有限的空間內得到最多的信息，這也是需要提前規劃和考慮的。

3 結語

總的來說，移動辦公系統是各大高校一個新的嘗試，如果可以構建成功，將會在很大程度上提高辦公的效率。在對其進行開發的時候，勢必會遇到一些問題，也需要我們不斷的進行探索，找出對應的解決方法。本文以中山大學為例，對他遇到的問題和解決方案都有了一個系統的全面的闡述，希望對各大高校可以有一個很好的借鑒作用。

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