淺談公路檔案信息化建設及有效管理

劉青

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）03-000-01

摘 要 伴隨交通事業迅速發展，公路檔案數量也隨之增加。在交通發展中，公路檔案發揮著重要作用，需要對其進行妥善保管，基于此公路檔案的信息化建設與管理非常重要。本文就公路檔案信息化建設的必要性和現狀進行分析，并提出建設與管理建議。

關鍵詞 公路檔案 信息化 建設 管理

伴隨現代科學技術發展，在公路檔案管理中信息化技術得到廣泛應用，其應用使傳統管理方式和手段發生改變，檔案管理進入信息化時代。在信息化管理公路檔案中，應注意信息資源的合理利用，通過有效途徑對資源進行協調，促進公路事業發展。

一、公路檔案信息化建設與管理的必要性

為適應現代社會發展，公路檔案管理應不斷革新管理模式，使服務能力得到提升。伴隨近些年電子時代蓬勃發展，信息化建設成為檔案管理的一種流行趨勢，而事實上紙質文件被電子文件取代需要一個過程，在此過程中不僅需要改變工作人員的認知思維，還要使其各方面能力進一步提升。現階段，在公路檔案管理中，通常為無紙化辦公，使用全自動化辦公系統，多數文件存在方式為機讀文件，對此需要準備充足的電腦空間分類存放各類文件，使檔案系統真實性和價值得到保障，為相關部門工作的有序進行提供便利。

二、公路檔案信息化建設與管理的現狀

首先，管理方式缺乏統一性。公路檔案管理分管部門之間存在較大差別，分類、整理以及標注等管理習慣存在差異，使檔案管理難以得到統一，增加了管理難度，使信息化建設受到影響。其次，管理模塊缺乏完善性。現階段，公路檔案管理工作基礎業務較差、管理質量不佳，類型與時期不同的檔案無法有效融合，在一定程度上影響著信息化建設。最后，歸檔意識有待加強。信息化管理公路檔案對工作人員的要求比較高，不僅要求其具備良好專業能力和基礎知識，還需要其具備良好素質，對信息化檔案管理的內容與形式能夠充分理解與掌握，使檔案管理工作的開展受到影響。另外，在實際工作中，有些管理人員習慣使用紙質文件，對信息化管理不適應，使文件管理的實效性和真實性降低。

三、公路檔案信息化建設與管理的建議

（一）形成信息化管理思想

針對信息化建設與管理，公路檔案管理相關工作人員首先應形成信息化管理思想，對以往的管理思想和理念需要徹底變革。信息化建設標志著公路檔案事業朝著信息化方向發展，應引起相關管理人員的高度重視，強化自身責任感和緊迫感，使思想認識進一步提升，充分認識到信息化建設對管理公路檔案的意義，將信息化建設提到管理工作日程中。公路檔案管理要求各級領導和工作人員都應形成信息化管理思想，使檔案管理從館藏式過渡到信息化。公路檔案管理工作人員應正確認識時代發展給檔案管理帶來的挑戰，使其工作責任感提升，通過現代科學技術實現檔案管理。

（二）建立檔案信息庫

信息化建設是以公路檔案的信息化改革為基礎，將以往紙質檔案向電子檔案轉換，同時形成公路檔案相關的數據庫，這樣才能使紙質檔案大范圍占用空間的問題得到解決，同時增加了信息儲存量，這與相關檔案應用需求相符合，使檔案應用及時性得到保障，使資源利用效率提升。數據庫的建立應做到第一時間補充并完善最新檔案資料，并定期維護和更新數據庫信息，使檔案資源的有效性和真實性得到保障。此外，管理人員應通過互聯網技術和信息技術在確保檔案信息安全的基礎上建設共享平臺，為檔案信息的實時共享提供支持，通過此種方式擴寬公路檔案獲取途徑，以促進檔案管理發展。

（三）統一信息管理標準

近些年，大部分公路管理部門已經著手建設信息化檔案管理工作，但就建設整體而言，其信息化水平仍無顯著提升，加上信息化管理標準缺乏全面統一，阻礙了檔案的信息化管理，給檔案信息共享帶來一定困難，因此為提供公路檔案信息的共享程度，可對檔案管理標準進行統一，在前期階段，檔案管理團隊應與實際檔案管理情況相結合，并認清公路管理的特點，以公路檔案相關管理規定和要求為依據，形成統一的管理標準，并在管理系統上增加投入力度，研究出具備較高適應性的軟件系統，形成系統、完善的管理平臺，再充分利用互聯網技術、信息技術、多媒體技術、微縮技術等，為檔案資源、網絡資源以及人才資源三方面的共享提供了技術支持，在一定程度上節約了財力、物力以及人力。

（四）強化管理人員業務素質

對檔案管理工作而言，管理人員業務素質直接影響著管理有效性，因此公路主管各級部門應重視管理人員業務素質，定期組織開展人員培訓工作，使管理人員在培訓過程中不斷豐富自身認識，吸收更多、更新的檔案管理知識，以不斷提升自身業務素質，對業務知識要求熟練掌握，使整體業務水平不斷提升，進而成為符合檔案管理工作要求的管理人員。伴隨自動化辦公系統的深入推行，電子文件形式盛行，給檔案管理工作帶來便利條件，而這需要管理人員熟悉和認識電子檔案相關知識，要求管理人員努力學習，緊跟社會發展步伐，樹立良好的企業形象，提升行業競爭力和影響力。另外管理人員應對電子文件進行鑒定，一方面是介質文件密級，另一方面是文件真實性和完整性，其中真實性鑒定是對文件背景、內容等與原始狀態是否一致的檢查；完整性鑒定是對文件背景、內容等完整程度的檢查。只有鑒定合格的電子文件才能進行歸檔和管理，以保證檔案真實、準確。

四、結語

伴隨社會經濟持續發展，在公路檔案管理方面的要求也隨之提升，基于此公路檔案管理應向信息化方向發展，落實信息化建設與管理。從信息化管理思想形成、檔案信息庫建立、信息管理標準、管理人員業務素質提升等方面著手，確保公路檔案有序管理，促進公路事業的穩定發展。

參考文獻：

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