現代企業制度下企業檔案管理研究

張穎

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）03-000-01

摘 要 隨著現代企業的改革與發展，企業內部的各項管理工作也發生了很大的變化。以往在計劃經濟時期企業所采用的檔案管理體制已很難適應現代的企業制度，無法滿足現代企業制度下的生產經營要求。所以，改革傳統企業檔案管理體制，建立符合現代企業需求的檔案管理體制乃必然趨勢。本文主要針對現代企業制度下企業檔案管理的相關問題進行了研究，希望對我國企業檔案管理工作的發展有所助益。

關鍵詞 現代企業制度 企業檔案管理 管理體制

隨著市場經濟的發展，現代企業對檔案信息具有了新的需求。如今的企業檔案管理工作已不同于過去的計劃經濟時代，過去企業多是依照固定不變的體制來進行檔案管理，而在新時期下，企業檔案管理必須要與企業的發展目標相一致。筆者根據多年以來的企業檔案管理工作經驗，對現代企業制度下企業檔案管理的原則、存在的問題以及相應對策進行了淺要分析，旨在對我國企業檔案管理工作的發展有所助益。

一、現代企業制度下企業檔案管理的原則

（一）真實性原則

企業檔案管理的目的是為了給企業提供有效的信息資源，以為企業決策提供科學的依據。因此，企業檔案管理的第一要務就是要保證檔案信息的真實性，也即記錄歸檔的所有檔案，都必須是在企業的生產經營活動過程中真實發生過的，不能是虛假的，這樣才能夠促使企業做出正確的決策。

（二）系統性原則

企業檔案管理是一項系統性的工作，所以在管理過程中必須要遵循系統性原則。也即是說，對于企業的各項文件、資料、檔案及信息等，都必須要分門別類地進行管理，要按照相關規范，清晰系統地將其記錄歸檔在案，這樣才能夠在需要時快速地尋找到需要獲取的信息和文件，從而提高工作效率。

（三）全面性原則

企業檔案是企業中最寶貴的資源，記錄著企業的發展歷史和真實的生產經營情況，只要是與企業相關的資料，無論是任何方面的信息，都必須要存儲到企業檔案當中，不能有所遺漏。因為只有保證了企業檔案管理的全面性，才能夠幫助企業更好地開展以后的工作。

二、現代企業制度下企業檔案管理存在的問題

（一）檔案管理意識薄弱

雖然隨著我國企業制度的改革，對企業檔案管理工作提高了一定的重視，但從總體上來看，相較于企業內其他工作而言，檔案管理工作仍舊是最邊緣和最落后的一項內容。之所以會出現這種現象，主要是由于我國企業的檔案管理意識較為薄弱，缺乏對檔案管理工作的重視。尤其是隨著市場經濟的發展，企業領導層愈發重視企業的經濟效益，而對于檔案管理這類表面看起來對企業的經濟效益作用不大的工作有所忽視，加之很多檔案管理人員也未意識到自己工作的重要性，只認為檔案管理是一項簡單的事務性工作，因此管理過程中有所懈怠。

（二）檔案管理人員問題

企業檔案管理工作是一項專業性和機密性都較強的工作，所以必須要由專業的檔案管理人員來負責。但是，由于缺乏重視，所以大部分企業未曾吸納太多這方面的專業人才，加之我國的檔案管理專業人才本來就稀缺，無法滿足現代企業的檔案管理工作需求。很多企業都只一味追求經濟效益，所以只重視吸納生產經營類人才，并不重視檔案管理人才，以及有的企業根本沒有設置專門的檔案管理人員，而是由其他人員兼職這項工作，導致了企業檔案管理效率非常低。

（三）檔案管理設備落后

現階段，我國企業在檔案管理建設上投入的資源明顯不足，很多企業的檔案管理設備都還比較落后，有的甚至在管理檔案資料時仍舊在應用傳統的手工編輯、手工檢索等方式，而對一些現代信息技術設備的應用較少。很多人工疏漏、錯誤，都是由此而來，甚至會在人工記錄的過程中不慎丟失一些重要的資料，極大地影響了企業的工作。

三、企業檔案管理中存在問題的對策

（一）提高檔案管理意識

現代企業的領導應當要以身作則，重視檔案管理工作，帶頭深化全員對檔案管理工作的認識。提高檔案管理意識的途徑是多樣的，而最重要的途徑莫過于加大宣傳力度，通過各種各樣的宣傳方式，例如電視媒體、宣傳單、宣傳畫報、集體講座等，向企業全體員工科普《檔案法》，宣傳檔案管理工作的重要性。其次，要動員大家一起參與到企業檔案管理工作當中，鼓勵員工的檔案管理積極性，使檔案管理工作得到最基本的普及。

（二）加強人員建設

前文說過，企業檔案管理工作必須要由專業的檔案管理人員來負責，所以當前企業必須要加強人員建設，大力招聘專業檔案管理人員，吸納更多的專業性人才來到企業當中，參與企業的檔案管理工作。而對于現有的檔案管理人員，企業則要加大培訓力度，給予其更大的學習和發展空間，不斷提高檔案管理人員的綜合素質與業務能力，以使其滿足現代企業制度下企業檔案管理工作的需求。總而言之，企業只有打造一支專業的檔案管理人才隊伍，才能夠保障檔案管理工作的高效開展。

（三）建設現代化檔案管理模式

隨著科技發展與信息網絡普及，現代企業檔案管理工作也有了新的發展機遇。當前企業應當要重視技術革新，積極利用現代信息技術和工具，建設現代化檔案管理模式。通過用電子檔案替代傳統人工檔案，不但能夠提高檔案管理工作效率，同時還極大地保障了檔案信息的準確性和完整性。

四、結語

綜上所述，在現代企業制度下，企業檔案管理是一項重要的工作，是企業決策的重要依據和未來發展的基礎依托。只有重視企業檔案管理工作，并利用科學化的手段不斷提高檔案管理工作效率，才能夠促進企業的長遠發展。

參考文獻：

[1] 孫莉.現代企業制度下企業檔案管理探析[J].科技經濟市場，2016（02）：155-156.

[2] 趙永國.現代企業制度下企業檔案管理研究[J].黑龍江史志，2013（17）：103.