檔案數字化的質量和安全保密研究

郝莉莉

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）12-000-02

摘 要 本文首先簡要介紹了我國檔案數字化的現狀，在此基礎上，分別對檔案數字化的質量控制和安全保密控制的內容和手段進行重點闡述，以期為確保數字化工作的質量和安全保密性提供一定的參考。

關鍵詞 檔案數字化 質量 安全保密

檔案數字化是一項復雜的系統性工程，也是一項涉及多部門的綜合性工作，從最初的完成計算機輔助管理功能，到目前我國部分檔案館已初步實現信息資源共享，我國檔案數字化正在從成長期駛入快速發展期。在肯定其成績的同時，我國檔案數字化工作也暴露出了諸多不完善環節，尤其是作為重中之重的質量控制和安全保密控制環節，更應該做到立足全局、合理統籌、實事求是。

一、檔案數字化的質量控制

（一）質量控制的內容

1.優選數字化方案。在實際的工作中一定要首先制定一個科學合理的方案和整體的規劃，之后才能按照規劃中的內容進行逐一的執行，檔案數字化方案當中也包含很多方面的內容，一個是檔案數字化工作中應該遵循的原則，其次是技術路線和支持，再次是流程的重組和分配，最后一點就是操作的具體方法和步驟等等。

2.正確選擇數字化軟件。在檔案數字化管理的過程中所使用的軟件類型非常多，同時都有著不同的特點，在這一過程中也應該根據單位的實際情況選擇恰當的軟件類型。這也成為了保證檔案數字化建設的一個非常重要的環節，對后續工作的開展都會產生十分重大的影響。

3.人員的選拔和培訓。每一個實踐活動中，人都是一個決定性的因素，所以在檔案數字化建設的過程中應該對檔案人員的選拔和培訓引起高度的重視。選拔的人員一定要有強烈的責任感，同時能夠在實際的工作中認真的完成自己的任務，在人員培訓的過程中主要是給工作人員傳遞一些非常關鍵的工作制度和操作規范，同時還要教會工作人員熟練的使用各種現代化的設備和工作中需要使用的軟件。

（二）質量控制手段

1.明確分工和責任。不同的工作量、工作方案和單位類型在檔案數字化的工作中其自身的流程也是不同的，但是無論有怎樣的不同，其在工作的過程中都要做到分工明確，在各項細節的工作中都應該具體的落實到個人，在分工的過程中要更加的清晰合理，同時也要明確各個部門和各個人員的職責。

2.建立健全規章制度。檔案數字化是檔案信息化建設的一個非常重要的分支，所以在實際的工作中必須要建立一個統一的標準和規范，建立一系列比較科學和完善的規章制度，確保檔案數字化建設過程中相關資源的利用和共享，在建立了一些規章制度之后，我國的檔案數字化建設也有了一個切實的依據，在實際的工作中也能真正的做到有章可循。

二、檔案數字化的安全保密控制

安全保密工作是檔案工作的重要內容。檔案數字化的安全保密控制，就是要保障檔案實體、檔案信息和數據的安全，避免出現泄密問題。安全保密控制是檔案數字化過程中應優先考慮的問題。

（一）安全保密控制的內容

安全保密控制是指對檔案數字化實施過程中存在的不安全因素進行預先分析，并依據數字化工作中人、物、環境等因素的運動規律，從技術和管理上采取措施，有效控制泄密事故的發生。檔案數字化工作的安全保密控制主要包括：規章制度的建立，網絡和計算機安全方案的確立，場所的選擇和安防系統的建設，檔案實體的使用和保管，數據庫的維護、整理和數據備份。

1.規章制度的建立。進行數字化處理的檔案中包含涉密程度較高的信息，要保證這項工作能安全高效地進行，必須有一套行之有效的安全保密管理制度，通常包括：檔案數字化系統及設備使用的安全保密規定，數字化加工涉密人員選擇和管理辦法，數字化加工場所安全保密方案，檔案數字化設備的安全管理制度，參與人員身份識別管理制度，訪問控制規則設置的規定，密碼密鑰的保密管理規定，掃描員、系統維護員、掃描質檢員、系統安全員、檔案保管員、值勤警衛工作職責等。

2.網絡、計算機安全保密方案的確立。為了確保檔案數字化過程的安全性，應設計好網絡、計算機安全保密方案。首先，所有的操作必須在一個封閉的計算機網絡中進行，與所有的外網物理隔斷；其次，檔案數字化客戶端計算機及服務器必須存放安全，做到防火、防水、防震、防暴、防外來人員進行物理破壞和盜取，還要防止外界電磁場對數字化網絡系統各個設備的電磁干擾，防止由于計算機、服務器及其他網絡設備電磁輻射而造成的泄密事故，保證數字化加工工作在安全保密的環境中進行；第三，工作人員進入系統前必須進行身份鑒別，防止非法用戶的進入，這是保障數字化系統安全的第一道防線；第四，就是對參與檔案數字化工作的人員進行分類，區分出不同的任務群體，并對這些群體訪問系統資源的權限做出嚴格的界定，以阻止合法用戶訪問其權限以外的資源；最后，要防止電磁泄露，有條件的單位應在屏蔽的空間內進行檔案數字化工作，不具備此條件的單位應選擇低泄射的設備，加裝高強度的電磁干擾器。

3.場所的選擇和安防系統的建設。檔案數字化工作主要在檔案館內進行，但也有一部分外包給專業公司。數字化加工場所的選擇一般要遵循以下幾個原則：首先，要便于檔案實體的保管；其次，盡量選擇與檔案保存環境較相似的場所。加工場所必須配備安全系數高的安防系統，保證整個加工場所的安全防護。同時，安防系統分布要有所側重。

4.檔案實體的使用和保管。檔案數字化過程中要大量利用檔案實體，為了確保檔案在使用和保管過程中的安全保密性，必須有與之相配套的制度跟進。首先，對進入檔案庫房的人員實行雙人制，形成互相監督機制；其次，實行安全巡視制，即安排巡視員定期在檔案運送路線上巡邏，保證檔案不丟失；最后，臨時存放檔案的區域必須配備保密裝具和安全防護設備，并對該區域進行 24 小時不間斷錄像。

（二）安全保密控制的手段

1.加強教育，提高人員思想素質。檔案數字化過程中存在著許多不安全因素，其中，人的不安全行為是安全保密控制的重點。人的不安全行為是與人的心理特征相違背的、非理智的行為。為此，可通過加強教育來控制人的不理智行為。首先，應組織工作人員學習檔案安全保密的相關規章制度。其次，科學地設計檔案數字化工作流程，明確各個環節需要注意的安全保密問題和需要遵循的原則，從而提高參與人員的安全保密意識。第三，組織定期或不定期抽查，發現問題及時糾正，并對參與人員進行批評教育。

2.強化人員管理。人是檔案數字化工作的主體，強化人員管理，能為安全保密工作奠定堅實的基礎。為此，可從以下三個方面入手：第一，嚴把人員政審關。第二，明確參與人員的崗位和職責。第三，對工作人員的思想意識、工作質量等情況進行定期考核。

3.落實制度建設和安全系統建設。安全保密制度在檔案數字化工作開展之初都已建立，但其在貫徹執行過程中往往會大打折扣。這主要是由一些原因引起的，如錯誤地認為執行安全保密制度會影響工作效率，工作中麻痹大意等。為此，我們要克服錯誤認識，嚴查細究，對人為造成的泄密問題，要按照相關規章制度嚴肅處理，使安全保密工作受到應有的重視。

三、結語

綜上可知，數字化檔案信息管理模式在實施的過程中逐漸凸顯出安全系數較低等問題影響到了整體管理水平，因而在此背景下，檔案管理人員在實際工作開展過程中應注重對此問題展開行之有效的處理，且從強化人員管理、加強教育活動、加強質量管理手段等途徑人手來應對檔案數字化管理中突顯出的相應問題，達到高效率檔案管理狀態，同時避免不安全檔案管理行為的發生影響到檔案信息的安全性，并促就信息丟失問題的凸顯。