淺析文書檔案管理存在的問題及對策探析

摘 要：作為文書檔案管理人員，需要不斷提升文書檔案科學管理水平，提高文書檔案管理的工作效率，從而在最終意義上實現文書檔案管理工作的高效化、規范化、科學化發展。本文就文書檔案管理存在的問題及對策進行了探討。

關鍵詞：文書；檔案管理；問題；對策

1 引言

文書檔案主要是指單位發展中記錄人事管理、業務管理和財務管理等活動的文件。通過文書檔案管理能夠為單位管理者提供有效的信息，促進單位科學決策。為此，文章在闡述新形勢下文書檔案管理特點的基礎上，針對現階段文書檔案管理工作存在的問題，從文書規范管理、完善管理制度、提升人員素質等方面就如何做好文書檔案管理工作進行策略分析。

2 文書檔案管理中存在的問題分析

2.1 文書工作與檔案工作的銜接還不到位

在我國各行業不斷發展的情況下，文書檔案管理發揮的作用愈發重要。根據文書工作和檔案工作的開展情況來看，兩者之間有著一定的相互聯系，也有一些不同之處。因此，文書檔案管理工作的有序開展，必須正確處理兩者之間的關系，才能真正提高文書檔案管理工作的質量。但是，我國文書工作與檔案工作的銜接還不到位，相關管理機制和制度還不夠完善，從而影響了文書檔案管理的科學性和規范性，給文書檔案管理工作水平全面提升造成了嚴重阻礙。

2.2 文書檔案管理人員的綜合素質不夠高

在新形勢下，文書檔案管理的重要性越來越明顯。因此，文書檔案管理人員的綜合素質必須有效提升，才能滿足各種工作需求。但是，很多單位的文書檔案管理人員都沒有達到較高的專業水平，基礎知識和綜合素質都不夠高，從而給文書檔案管理的有效性造成非常大的影響。在實踐過程中，部分文書檔案管理人員無法熟練完成相關操作，致使文書檔案管理工作出現不規范、不標準的問題，給文書檔案的有效利用帶來極大影響。所以，隨著我國檔案管理工作的不斷改革和創新，全面提升文書檔案管理人員的綜合素質，對于促進我國檔案管理工作進一步發展有著重要意義。

2.3 文書檔案管理工作尚未得到高度重視

在各單位的檔案管理工作中，領導必須充分發揮指導作用和監控作用，才能真正保障檔案管理工作質量。但是，很多單位的文書檔案管理工作都沒有得到領導的高度重視，其主要原因是我國檔案管理工作發展時間不夠長，從而無法引起社會的重視，并且大家對文書檔案資源的重要性也沒有比較全面的認識，進而降低了文書檔案管理的實際效果。在實踐過程中，文書檔案管理的投入力度不夠強，由于無法為單位直接產生效益，從而得不到全面落實，以致最終影響到文書檔案管理的工作效率和工作質量。

3 做好文書檔案管理工作的對策

3.1 完善制度，規范工作程序

制度是為使各項工作按計劃達到預期目的、需要人們共同遵守的一種行為準則，規范著人們的行為。在進行文書檔案管理工作時，企事業單位要始終以制度為規范，掌握檔案法等各類公文處理辦法，根據部門公文管理的實際，制訂出相應的管理辦法，綜合以往規定，建立統一規范的一體化管理策略。同時要將文書檔案管理辦法納入單位部門規章，進一步提高管理人員對檔案管理執行程序的統一性，提高辦事效率和辦事質量，減少工作復核量。制定出規范統一的文書檔案管理辦法，有利于使文書管理工作做到有據可依，有章可循。制定出相應的文書檔案管理辦法后，檔案管理人員應當在文件形成之初，對文件進行鑒定、分類和歸檔編號，完成檔案管理的相關工作，以減少重復工作量，保證文書與檔案的統一、協調；其次，檔案管理人員要全面普查案卷，剔除無用文件，重新整合案卷，盡量將存在某種聯系的文件整合在一起，使案卷規范化；最后管理人員應規范題名，填寫時機構簡稱時必須規范有效，以提高檢索資料的精準性。在進行文書管理工作時，完善的規章制度和規范的工作程序能使管理人員做到有章可循，規范文書管理，提高文書檔案管理的工作效率。

3.2 優化管理結構，提高人員綜合素質

影響強化文書檔案管理工作的兩大因素分別為程序制度和隊伍素質。一個單位檔案管理人員的素質直接影響了該單位檔案管理事業發展的好壞，檔案管理人員作為檔案管理的基礎，如果其基礎良好，檔案管理水平自然而然就會比較高。因此，提高文書檔案工作者的素質水平，是推動檔案事業發展的關鍵點。檔案管理是一項繁瑣、復雜的工作，因此，對檔案管理人員要有相應的工作要求。首先，檔案管理員要有較高的政治素質與思想覺悟，作風正派，責任心強；其次，檔案管理員要有一定的奉獻精神，能苦中作樂，在單調枯燥的工作中找到樂趣，同時單位要多關心、照顧檔案管理人員的生活，以提高其工作積極性、創造性；第三，單位在要求檔案管理人員加強學習，不斷豐富自身管理水平的同時，要積極引進一些具備專業知識、崗位技能的人才充實檔案管理隊伍。企事業單位還可以實行檔案管理人員系統內的崗位輪換制，以提高檔案管理人員的綜合能力。檔案管理人員只有樹立現代化管理檔案理念，拓寬視野，不斷學習新的管理知識，才能推動文書檔案管理向規范化、現代化、網絡化方向發展。

3.3 運用先進媒體手段，加強檔案的現代化管理

在過去，各機關單位、社會團體、企事業單位大都采取傳統式的檔案管理方法，但隨著科技的日益進步，傳統文書檔案管理方法在一定程度上阻礙了檔案事業的發展。不可否認，傳統檔案管理方式在很大程度上保持了文件與文件之間的有機聯系，使單份文件不易遺失、磨損，保密性和安全性都能得到保障。但是，隨著計算機的普遍使用和辦公自動化系統的應用推廣，傳統立卷方法的缺點也逐漸顯現出來——案卷質量難以保證，影響檔案的利用、鑒定和銷毀工作，而且不適應計算機管理的需要。因此，運用先進多媒體手段，加強現代化檔案管理顯得十分必要。

在選擇軟件上，文書檔案管理人員應選用適合本單位檔案管理的軟件，利用計算機對檔案進行整理、立卷、編號，建立檢索和查閱利用的引擎，對接好OA系統軟件和檔案管理軟件，實現檔案系統和OA系統的無縫對接，保證電子文件數據能順利進入檔案系統。同時要做好紙質文件與電子文件的對應整理，保持信息的一致性。其次，提高檔案的檢索速度。檔案計算機檢索工具的多樣化，可以使檔案從文件級依次向案卷級、檔案專題等級發展，這樣多層次、多角度的檢索體系，能提高檢索工具覆蓋率，使檢索工具能迅速、準確而系統地提供檔案，以提高檔案利用的工作效率。

加快文書檔案管理的信息化、現代化進程，應利用計算機建立起檔案管理網絡系統，規范化管理文書檔案，做到迅速、高效的檢索、統計和處理文檔資料。同時還可以利用檔案系統在不同的單位、部門進行文件和資料傳遞和溝通，實現資源共享。

4 結束語

文書檔案管理工作能夠對單位工作情況進行真實的記錄，對促進單位管理者的科學決策以及單位的良好發展具有重要意義。同時，文書檔案管理工作是一項專業性、實踐性、嚴謹性很高的工作，對有關人員的工作能力提出了更高的要求。為此，需要文書檔案管理人員通過學習不斷提升文書檔案管理能力，在制度的支持下并充分利用現代信息化技術，實現文書檔案資料的共享和備份，做好文書檔案管理工作，促進檔案事業的良好發展。

參考文獻

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[2]王威.文書檔案管理工作中存在的問題及解決措施[J].黑龍江史志，2015（5）：148.

作者簡介

張茜（1988-），女，山東省威海市，本科，畢業于魯東大學，助理館員，研究方向：文書檔案管理。