淺析文書檔案管理存在的問題及對(duì)策探析

摘 要：作為文書檔案管理人員，需要不斷提升文書檔案科學(xué)管理水平，提高文書檔案管理的工作效率，從而在最終意義上實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的高效化、規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。本文就文書檔案管理存在的問題及對(duì)策進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：文書；檔案管理；問題；對(duì)策

1 引言

文書檔案主要是指單位發(fā)展中記錄人事管理、業(yè)務(wù)管理和財(cái)務(wù)管理等活動(dòng)的文件。通過文書檔案管理能夠?yàn)閱挝还芾碚咛峁┯行У男畔ⅲ龠M(jìn)單位科學(xué)決策。為此，文章在闡述新形勢(shì)下文書檔案管理特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，針對(duì)現(xiàn)階段文書檔案管理工作存在的問題，從文書規(guī)范管理、完善管理制度、提升人員素質(zhì)等方面就如何做好文書檔案管理工作進(jìn)行策略分析。

2 文書檔案管理中存在的問題分析

2.1 文書工作與檔案工作的銜接還不到位

在我國(guó)各行業(yè)不斷發(fā)展的情況下，文書檔案管理發(fā)揮的作用愈發(fā)重要。根據(jù)文書工作和檔案工作的開展情況來看，兩者之間有著一定的相互聯(lián)系，也有一些不同之處。因此，文書檔案管理工作的有序開展，必須正確處理兩者之間的關(guān)系，才能真正提高文書檔案管理工作的質(zhì)量。但是，我國(guó)文書工作與檔案工作的銜接還不到位，相關(guān)管理機(jī)制和制度還不夠完善，從而影響了文書檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性，給文書檔案管理工作水平全面提升造成了嚴(yán)重阻礙。

2.2 文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)不夠高

在新形勢(shì)下，文書檔案管理的重要性越來越明顯。因此，文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)必須有效提升，才能滿足各種工作需求。但是，很多單位的文書檔案管理人員都沒有達(dá)到較高的專業(yè)水平，基礎(chǔ)知識(shí)和綜合素質(zhì)都不夠高，從而給文書檔案管理的有效性造成非常大的影響。在實(shí)踐過程中，部分文書檔案管理人員無法熟練完成相關(guān)操作，致使文書檔案管理工作出現(xiàn)不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)的問題，給文書檔案的有效利用帶來極大影響。所以，隨著我國(guó)檔案管理工作的不斷改革和創(chuàng)新，全面提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)，對(duì)于促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展有著重要意義。

2.3 文書檔案管理工作尚未得到高度重視

在各單位的檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)必須充分發(fā)揮指導(dǎo)作用和監(jiān)控作用，才能真正保障檔案管理工作質(zhì)量。但是，很多單位的文書檔案管理工作都沒有得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，其主要原因是我國(guó)檔案管理工作發(fā)展時(shí)間不夠長(zhǎng)，從而無法引起社會(huì)的重視，并且大家對(duì)文書檔案資源的重要性也沒有比較全面的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而降低了文書檔案管理的實(shí)際效果。在實(shí)踐過程中，文書檔案管理的投入力度不夠強(qiáng)，由于無法為單位直接產(chǎn)生效益，從而得不到全面落實(shí)，以致最終影響到文書檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。

3 做好文書檔案管理工作的對(duì)策

3.1 完善制度，規(guī)范工作程序

制度是為使各項(xiàng)工作按計(jì)劃達(dá)到預(yù)期目的、需要人們共同遵守的一種行為準(zhǔn)則，規(guī)范著人們的行為。在進(jìn)行文書檔案管理工作時(shí)，企事業(yè)單位要始終以制度為規(guī)范，掌握檔案法等各類公文處理辦法，根據(jù)部門公文管理的實(shí)際，制訂出相應(yīng)的管理辦法，綜合以往規(guī)定，建立統(tǒng)一規(guī)范的一體化管理策略。同時(shí)要將文書檔案管理辦法納入單位部門規(guī)章，進(jìn)一步提高管理人員對(duì)檔案管理執(zhí)行程序的統(tǒng)一性，提高辦事效率和辦事質(zhì)量，減少工作復(fù)核量。制定出規(guī)范統(tǒng)一的文書檔案管理辦法，有利于使文書管理工作做到有據(jù)可依，有章可循。制定出相應(yīng)的文書檔案管理辦法后，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在文件形成之初，對(duì)文件進(jìn)行鑒定、分類和歸檔編號(hào)，完成檔案管理的相關(guān)工作，以減少重復(fù)工作量，保證文書與檔案的統(tǒng)一、協(xié)調(diào)；其次，檔案管理人員要全面普查案卷，剔除無用文件，重新整合案卷，盡量將存在某種聯(lián)系的文件整合在一起，使案卷規(guī)范化；最后管理人員應(yīng)規(guī)范題名，填寫時(shí)機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱時(shí)必須規(guī)范有效，以提高檢索資料的精準(zhǔn)性。在進(jìn)行文書管理工作時(shí)，完善的規(guī)章制度和規(guī)范的工作程序能使管理人員做到有章可循，規(guī)范文書管理，提高文書檔案管理的工作效率。

3.2 優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，提高人員綜合素質(zhì)

影響強(qiáng)化文書檔案管理工作的兩大因素分別為程序制度和隊(duì)伍素質(zhì)。一個(gè)單位檔案管理人員的素質(zhì)直接影響了該單位檔案管理事業(yè)發(fā)展的好壞，檔案管理人員作為檔案管理的基礎(chǔ)，如果其基礎(chǔ)良好，檔案管理水平自然而然就會(huì)比較高。因此，提高文書檔案工作者的素質(zhì)水平，是推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵點(diǎn)。檔案管理是一項(xiàng)繁瑣、復(fù)雜的工作，因此，對(duì)檔案管理人員要有相應(yīng)的工作要求。首先，檔案管理員要有較高的政治素質(zhì)與思想覺悟，作風(fēng)正派，責(zé)任心強(qiáng)；其次，檔案管理員要有一定的奉獻(xiàn)精神，能苦中作樂，在單調(diào)枯燥的工作中找到樂趣，同時(shí)單位要多關(guān)心、照顧檔案管理人員的生活，以提高其工作積極性、創(chuàng)造性；第三，單位在要求檔案管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷豐富自身管理水平的同時(shí)，要積極引進(jìn)一些具備專業(yè)知識(shí)、崗位技能的人才充實(shí)檔案管理隊(duì)伍。企事業(yè)單位還可以實(shí)行檔案管理人員系統(tǒng)內(nèi)的崗位輪換制，以提高檔案管理人員的綜合能力。檔案管理人員只有樹立現(xiàn)代化管理檔案理念，拓寬視野，不斷學(xué)習(xí)新的管理知識(shí)，才能推動(dòng)文書檔案管理向規(guī)范化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。

3.3 運(yùn)用先進(jìn)媒體手段，加強(qiáng)檔案的現(xiàn)代化管理

在過去，各機(jī)關(guān)單位、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位大都采取傳統(tǒng)式的檔案管理方法，但隨著科技的日益進(jìn)步，傳統(tǒng)文書檔案管理方法在一定程度上阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。不可否認(rèn)，傳統(tǒng)檔案管理方式在很大程度上保持了文件與文件之間的有機(jī)聯(lián)系，使單份文件不易遺失、磨損，保密性和安全性都能得到保障。但是，隨著計(jì)算機(jī)的普遍使用和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用推廣，傳統(tǒng)立卷方法的缺點(diǎn)也逐漸顯現(xiàn)出來——案卷質(zhì)量難以保證，影響檔案的利用、鑒定和銷毀工作，而且不適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的需要。因此，運(yùn)用先進(jìn)多媒體手段，加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理顯得十分必要。

在選擇軟件上，文書檔案管理人員應(yīng)選用適合本單位檔案管理的軟件，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行整理、立卷、編號(hào)，建立檢索和查閱利用的引擎，對(duì)接好OA系統(tǒng)軟件和檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的無縫對(duì)接，保證電子文件數(shù)據(jù)能順利進(jìn)入檔案系統(tǒng)。同時(shí)要做好紙質(zhì)文件與電子文件的對(duì)應(yīng)整理，保持信息的一致性。其次，提高檔案的檢索速度。檔案計(jì)算機(jī)檢索工具的多樣化，可以使檔案從文件級(jí)依次向案卷級(jí)、檔案專題等級(jí)發(fā)展，這樣多層次、多角度的檢索體系，能提高檢索工具覆蓋率，使檢索工具能迅速、準(zhǔn)確而系統(tǒng)地提供檔案，以提高檔案利用的工作效率。

加快文書檔案管理的信息化、現(xiàn)代化進(jìn)程，應(yīng)利用計(jì)算機(jī)建立起檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，規(guī)范化管理文書檔案，做到迅速、高效的檢索、統(tǒng)計(jì)和處理文檔資料。同時(shí)還可以利用檔案系統(tǒng)在不同的單位、部門進(jìn)行文件和資料傳遞和溝通，實(shí)現(xiàn)資源共享。

4 結(jié)束語(yǔ)

文書檔案管理工作能夠?qū)挝还ぷ髑闆r進(jìn)行真實(shí)的記錄，對(duì)促進(jìn)單位管理者的科學(xué)決策以及單位的良好發(fā)展具有重要意義。同時(shí)，文書檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、實(shí)踐性、嚴(yán)謹(jǐn)性很高的工作，對(duì)有關(guān)人員的工作能力提出了更高的要求。為此，需要文書檔案管理人員通過學(xué)習(xí)不斷提升文書檔案管理能力，在制度的支持下并充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文書檔案資料的共享和備份，做好文書檔案管理工作，促進(jìn)檔案事業(yè)的良好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

張茜（1988-），女，山東省威海市，本科，畢業(yè)于魯東大學(xué)，助理館員，研究方向：文書檔案管理。