編制檔案管理信息化問題及對(duì)策

陳雁飛

摘 要：本文從編制檔案信息的數(shù)字化、編制檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化，以及編制檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，總結(jié)了在開展編制檔案信息化建設(shè)實(shí)踐的基礎(chǔ)上的幾點(diǎn)思考。

關(guān)鍵詞：編制檔案；信息化；網(wǎng)絡(luò)化；服務(wù)

1 當(dāng)前開展編制檔案信息化建設(shè)的主要不足

（一）軟件開發(fā)多頭現(xiàn)象還比較嚴(yán)重

存在以下現(xiàn)象：一是上級(jí)機(jī)關(guān)開發(fā)的軟件往往不能滿足下級(jí)機(jī)關(guān)的實(shí)際工作需要，單靠行政手段予以推廣，而下級(jí)機(jī)關(guān)為滿足本單位的工作需要自行開發(fā)軟件，其個(gè)性有余，共性不足，缺乏標(biāo)準(zhǔn)；二是一個(gè)單位運(yùn)用多套系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，技術(shù)上難以解決數(shù)據(jù)整合，造成操作人員重復(fù)勞動(dòng)，編制檔案信息收集整理困難重重。存在上述現(xiàn)象的原因：一是缺乏詳細(xì)明確的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施細(xì)則，使軟件開發(fā)工作混亂無(wú)序；二是缺乏權(quán)威機(jī)構(gòu)牽頭，造成軟件開發(fā)重復(fù)和浪費(fèi)。就編制檔案信息化建設(shè)而言，要圍繞全國(guó)編制檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和原則來(lái)開展工作，要嚴(yán)格遵照權(quán)威機(jī)構(gòu)的編制檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)開發(fā)軟件、建立數(shù)據(jù)庫(kù)。

（二）部門重視程度存在不平衡

業(yè)務(wù)部門對(duì)編制檔案信息化建設(shè)的態(tài)度還存在可有可無(wú)的想法，在軟件開發(fā)過程中部分同志還存在等和靠的想法，不肯在提供需求和測(cè)試中付出太多精力。技術(shù)部門的軟件開發(fā)隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，人力不充分，不能及時(shí)解決系統(tǒng)使用中發(fā)現(xiàn)的不足，及時(shí)加以完善。編制檔案管理部門因人員、經(jīng)費(fèi)等原因，只能忙于日常工作，難以在宏觀上積極引導(dǎo)。

（三）復(fù)合型人才不足

目前，既懂技術(shù)，又懂業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才不多，信息化建設(shè)往往需要人才合作才能完成，工作中由于溝通困難消耗精力比較大，影響工作效率。就編制檔案信息化建設(shè)而言，要選拔和培養(yǎng)具備精通編制檔案管理專業(yè)、熟悉本單位業(yè)務(wù)流程、掌握基本的計(jì)算機(jī)管理知識(shí)，能準(zhǔn)確提供軟件開發(fā)需求，與計(jì)算機(jī)專業(yè)人員能熟練溝通、有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和較強(qiáng)的事業(yè)心的編制檔案管理干部。

（四）編制檔案信息安全保障體系還有待完善

要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)編制檔案管理系統(tǒng)的管理，確保編制檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全；加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效；編制檔案信息要轉(zhuǎn)存到編制檔案專用服務(wù)器，實(shí)行物理隔離。要有數(shù)據(jù)異地備份。在利用編制檔案信息資源和信息化處理過程中，要提高信息安全意識(shí)，防止失密、泄密的發(fā)生。

2 對(duì)今后開展編制檔案信息化建設(shè)的展望

（一）總體規(guī)劃，分步實(shí)施

編制檔案信息化在我國(guó)是一項(xiàng)新事物，目前并沒有形成一套較完整的理論，沒有一個(gè)編制檔案現(xiàn)代化、信息化的指標(biāo)體系。國(guó)家檔案局2002年發(fā)布《全國(guó)編制檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中提出，檔案信息化是以資源建設(shè)為核心、信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)、信息法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)為保障的綜合體系，是一個(gè)很復(fù)雜的系統(tǒng)工程，絕非輕而易舉的事情，這既需要資金，又需要人才。我們要科學(xué)地進(jìn)行編制檔案信息化建設(shè)，首先必須對(duì)其有一個(gè)基本正確地的認(rèn)識(shí)，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時(shí)間等方面造成不必要的損失。我們要認(rèn)真分析研究，按照上級(jí)和院信息化總體目標(biāo)和階段要求，著手調(diào)研、制定未來(lái)的編制檔案信息化建設(shè)目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃，使編制檔案信息化與院信息化保持同步發(fā)展。同時(shí)，要清醒地認(rèn)識(shí)到編制檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細(xì)、周全的實(shí)施方案，分批分階段地實(shí)現(xiàn)。

（二）突出重點(diǎn)，務(wù)求實(shí)效

當(dāng)前編制檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)應(yīng)放在電子文件的管理上。國(guó)家檔案局局長(zhǎng)毛福民在全國(guó)編制檔案工作會(huì)議上指出：“檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)是加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，”這樣有利于把數(shù)字檔案信息資源建設(shè)前移至文件形成部門。對(duì)庫(kù)藏編制檔案的數(shù)字化要防止急于求成、片面追求結(jié)果、淡化過程、對(duì)困難估計(jì)不足的傾向。國(guó)家檔案局2002年發(fā)布《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》后，各地都在加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。因此，我們要立足工作實(shí)際，對(duì)于文書編制檔案、聲像編制檔案等通用性編制檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)，要在引進(jìn)成熟軟件的基礎(chǔ)上，主要做好與現(xiàn)有辦公軟件的數(shù)據(jù)接口工作。對(duì)于編制檔案的信息化應(yīng)用系統(tǒng)，要充分利用辦案軟件全市推廣的契機(jī)，進(jìn)一步做好需求調(diào)研工作，力爭(zhēng)在市職能部門的指導(dǎo)下，積極探索出基層業(yè)務(wù)編制檔案信息化的新路。

（三）規(guī)范流程，強(qiáng)化服務(wù)

編制檔案信息化首要前提是編制檔案管理工作自身流程的規(guī)范化。要結(jié)合市編制檔案工作手冊(cè)，對(duì)現(xiàn)有的工作進(jìn)行一次梳理。對(duì)于不適應(yīng)、不符合的堅(jiān)決予以整改。要引進(jìn)國(guó)際、國(guó)內(nèi)編制檔案管理的先進(jìn)方法，對(duì)照提高，保持大同市先行先試的活力。同時(shí)要轉(zhuǎn)變工作理念，從傳統(tǒng)的“保管”上升到“服務(wù)”的理念。明確信息資源關(guān)鍵在于利用，否則再好的信息化技術(shù)手段都是“擺設(shè)”。要先從服務(wù)內(nèi)部干警做起，充分發(fā)揮局域網(wǎng)的快速、便捷的效能，建立內(nèi)部的編制檔案應(yīng)用服務(wù)平臺(tái)；也要未雨綢繆，結(jié)合《電子簽名法》等相關(guān)法律法規(guī)的頒布，提前考慮編制檔案信息化的公眾服務(wù)等功能的設(shè)計(jì)，真正發(fā)揮編制檔案信息化的效應(yīng)。

（四）多方籌措，加強(qiáng)保障

1.機(jī)制保障。要將編制檔案信息化作為信息化領(lǐng)導(dǎo)小組工作會(huì)議的常設(shè)議題，進(jìn)行專項(xiàng)研究落實(shí)。要把編制檔案信息化工作的指標(biāo)要求納入文明處室的考核范圍，明確編制檔案信息化工作作為各部門業(yè)務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容，領(lǐng)導(dǎo)負(fù)第一責(zé)任，各方齊抓共管，共同推進(jìn)。

2.經(jīng)費(fèi)保障。要積極爭(zhēng)取財(cái)政支持，以財(cái)力立項(xiàng)、信息化資助項(xiàng)目等多種形式申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)。同時(shí)，在每年市信息化專項(xiàng)資金中，確定一定的比例投入編制檔案信息化工作，確保此項(xiàng)工作健康、穩(wěn)定、持續(xù)的發(fā)展。

3.人才保障。可充分利用大同市“人才高地”和我單位實(shí)行分類管理的優(yōu)勢(shì)，適時(shí)引進(jìn)編制檔案專業(yè)人才，為我們編制檔案信息化提供必要的人力資源和智力支持。

編制檔案信息化管理是編制檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，是全面提升編制檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的不可缺少的手段。但是編制檔案信息化是一個(gè)艱苦的、長(zhǎng)期的過程，對(duì)編制檔案信息化建設(shè)應(yīng)有理性的思考。編制檔案部門應(yīng)以編制檔案信息化為契機(jī)，進(jìn)一步加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，改革編制檔案工作管理體制與運(yùn)行機(jī)制，切實(shí)把編制檔案信息化建設(shè)落在實(shí)處。