論人力資源檔案管理存在的問題及對策

江帆

摘 要：隨著我國經濟的高速發展，21世紀對于企業的競爭實際是人才的競爭，人力資源檔案管理是人力資源部門日常工作的重要內容，有效地管理和利用人力資源檔案，為企業員工的崗位任免和晉升提供了科學的依據。目前人才的流動速度加快，對于人力資源部門來說科學合理的檔案管理對于企業的發展和企業的人事改革至關重要。但目前企業在人力資源檔案管理上還存在的問題越來越多，本文就人力資源檔案管理存在的問題，以及相應的解決對策進行研究和探討。

關鍵詞：人力資源；檔案管理；問題；對策

1 人力資源檔案管理存在的問題

1.1 企業對檔案管理重視程度不高，管理制度不完善

對于目前我國經濟的高速發展，一些企業一味的注重企業的利益和經濟效益，往往忽視人力資源的管理對于企業發展的重要性。對于人力資源檔案管理的認識不夠深刻，只要不影響公司的基本利益，確保企業員工的基本信息管理，不被泄露和丟失就認為是檔案管理的基本職責。但對于員工來說崗位的任免和晉升有至關重要的作用，能為其提供科學有效地數據，造成企業人才流失。企業對人力資源檔案管理的投入成本不足，多數企業的人力資源的檔案管理的硬件設施都過于陳舊，或者是設備不齊全。沒有單獨建立專門的檔案成列室。對于人力資源的檔案資料隨意堆放，導致紙質的檔案材料損壞嚴重，對后續的檔案資料的查詢和利用造成了很大的影響。

1.2 人力資源檔案管理水平不高，管理技術落后

在很多企業的實際經營中，對于人力資源的檔案管理工作基本不配備專職人員，一般都是其他崗位人員兼職的方式來處理此類問題，這樣一方面兼職人員不是專業的檔案管理人員，對于檔案管理的要求、資料的收集、整理、歸檔和裝訂等業務不太熟悉，或者因為專職人員因為本質工作的繁忙或者崗位頻繁調動，導致在人力資源檔案管理的投入精力不足，由于企業員工的流動性較大，往往在對員工的資料收集的不能及時跟進，檔案管理是一個長期的工作，是企業每一位員工在企業成長和發展的歷史憑證，這樣容易導致檔案資料的缺失，對很多材料收集不全面，無法保證材料信息的真實又有效性。其次在檔案管理中對于企業員工檔案的調動，管理經驗不足，往往都是反復調用原件，導致許多資料損壞。21世紀是信息化時代，對于計算機的應有在各個領域較為廣泛，然而對于很對企業的人力資源檔案管理的信息化程度不高，無法有效地將計算機的技術手段充分發揮出來，在檔案管理中依然采用人工記錄這一原始的模式，嚴重影響了人力資源檔案管理效率。

2 人力資源檔案管理的對策

2.1 建立科學有效地檔案管理制度

企業對于人力資源檔案的管理，首先要建立科學合理的管理制度，嚴格按照《人事檔案工作條例》和《人事檔案管理工作制度》等規章制度實施管理，提高檔案管理的規范和標準化水平，建立清晰的檔案收集、整理、和歸檔等流程，確保在檔案管理中每個環節的高效性，針對檔案管理中出現的漏洞和問題，及時發現問題，解決問題。其次企業要提高對人力資源檔案管理的重要性認識，這是對每一位員工檔案管理的責任和義務，也有利于人才管理機制全面化。加大對檔案管理的投入成本，建立專門的檔案收集室，便于對查閱及檔案管理的完整。檔案管理是一份長期枯燥重復的工作，因此企業可以對于檔案管理過程施行獎懲制度，來提高管理人員的積極性。

2.2 加強檔案管理隊伍建設和信息化建設

首先加強檔案管理人員的對于建設，招聘專業的檔案管理專業類人員，同時加強對管理人員的培訓，重點培養管理人員的業務知識，如何高效地管理檔案，對收集來材料，及時進行歸檔，檔案材料按屬性進行歸類、排列次序、編寫目錄和裝訂。對屬于入檔的材料依據性質屬性進行分類，分類清晰，便于以后工作的查詢。在檔案的查詢管理上采用檔案轉遞單回執的方式，對于檔案的調用明確到責任人，明確檔案資料去向，及時對借用部門詢問和索要，防止檔案的丟失。培養管理人員的責任心。加大對檔案管理的宣傳力度，提高管理人員對于檔案管理的保密意識，確保員工的基本信息不被泄露出去，維護檔案的安全和穩定。加快企業人力資源檔案管理的信息化建設，增加對檔案管理的投入，相應的和軟件和硬件設施等。建立信息化檔案管理平臺，對人力資源檔案資料的分類、內容和格式上統一規范并進行信息化采集。針對每一個員工建立相應的電子賬戶，實現企業內信息共享，通過此方式將很對收集工作可以進行無紙化作業和數字化處理，也可以用于開展人才服務，發布人才供求信息等資源。同時定期對于檔案管理人員進行計算機培訓，提高人力資源檔案信息化管理的效率。

3 總結

對于企業來說人才是企業發展和市場競爭中不可缺少的重要因素，因為對于企業人力資源檔案管理是企業對于人才管理的重要資源，科學合理地管理人力資源檔案成為了企業廣泛關注的問題，對于人力資源部門應在日常的檔案管理中及時發現問題，解決問題，在過程中改善管理，并參考國內外對于人力資源檔案管理的模式和理念，不斷完善檔案管理機制，加強人力資源檔案管理，充分發揮人力資源在企業對人才管理的重要的作用，增強企業的發展活力和生命力，促進企業進一步發展。

參考文獻

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