論人力資源檔案管理存在的問題及對策

江帆

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的高速發(fā)展，21世紀對于企業(yè)的競爭實際是人才的競爭，人力資源檔案管理是人力資源部門日常工作的重要內(nèi)容，有效地管理和利用人力資源檔案，為企業(yè)員工的崗位任免和晉升提供了科學(xué)的依據(jù)。目前人才的流動速度加快，對于人力資源部門來說科學(xué)合理的檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展和企業(yè)的人事改革至關(guān)重要。但目前企業(yè)在人力資源檔案管理上還存在的問題越來越多，本文就人力資源檔案管理存在的問題，以及相應(yīng)的解決對策進行研究和探討。

關(guān)鍵詞：人力資源；檔案管理；問題；對策

1 人力資源檔案管理存在的問題

1.1 企業(yè)對檔案管理重視程度不高，管理制度不完善

對于目前我國經(jīng)濟的高速發(fā)展，一些企業(yè)一味的注重企業(yè)的利益和經(jīng)濟效益，往往忽視人力資源的管理對于企業(yè)發(fā)展的重要性。對于人力資源檔案管理的認識不夠深刻，只要不影響公司的基本利益，確保企業(yè)員工的基本信息管理，不被泄露和丟失就認為是檔案管理的基本職責(zé)。但對于員工來說崗位的任免和晉升有至關(guān)重要的作用，能為其提供科學(xué)有效地數(shù)據(jù)，造成企業(yè)人才流失。企業(yè)對人力資源檔案管理的投入成本不足，多數(shù)企業(yè)的人力資源的檔案管理的硬件設(shè)施都過于陳舊，或者是設(shè)備不齊全。沒有單獨建立專門的檔案成列室。對于人力資源的檔案資料隨意堆放，導(dǎo)致紙質(zhì)的檔案材料損壞嚴重，對后續(xù)的檔案資料的查詢和利用造成了很大的影響。

1.2 人力資源檔案管理水平不高，管理技術(shù)落后

在很多企業(yè)的實際經(jīng)營中，對于人力資源的檔案管理工作基本不配備專職人員，一般都是其他崗位人員兼職的方式來處理此類問題，這樣一方面兼職人員不是專業(yè)的檔案管理人員，對于檔案管理的要求、資料的收集、整理、歸檔和裝訂等業(yè)務(wù)不太熟悉，或者因為專職人員因為本質(zhì)工作的繁忙或者崗位頻繁調(diào)動，導(dǎo)致在人力資源檔案管理的投入精力不足，由于企業(yè)員工的流動性較大，往往在對員工的資料收集的不能及時跟進，檔案管理是一個長期的工作，是企業(yè)每一位員工在企業(yè)成長和發(fā)展的歷史憑證，這樣容易導(dǎo)致檔案資料的缺失，對很多材料收集不全面，無法保證材料信息的真實又有效性。其次在檔案管理中對于企業(yè)員工檔案的調(diào)動，管理經(jīng)驗不足，往往都是反復(fù)調(diào)用原件，導(dǎo)致許多資料損壞。21世紀是信息化時代，對于計算機的應(yīng)有在各個領(lǐng)域較為廣泛，然而對于很對企業(yè)的人力資源檔案管理的信息化程度不高，無法有效地將計算機的技術(shù)手段充分發(fā)揮出來，在檔案管理中依然采用人工記錄這一原始的模式，嚴重影響了人力資源檔案管理效率。

2 人力資源檔案管理的對策

2.1 建立科學(xué)有效地檔案管理制度

企業(yè)對于人力資源檔案的管理，首先要建立科學(xué)合理的管理制度，嚴格按照《人事檔案工作條例》和《人事檔案管理工作制度》等規(guī)章制度實施管理，提高檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化水平，建立清晰的檔案收集、整理、和歸檔等流程，確保在檔案管理中每個環(huán)節(jié)的高效性，針對檔案管理中出現(xiàn)的漏洞和問題，及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。其次企業(yè)要提高對人力資源檔案管理的重要性認識，這是對每一位員工檔案管理的責(zé)任和義務(wù)，也有利于人才管理機制全面化。加大對檔案管理的投入成本，建立專門的檔案收集室，便于對查閱及檔案管理的完整。檔案管理是一份長期枯燥重復(fù)的工作，因此企業(yè)可以對于檔案管理過程施行獎懲制度，來提高管理人員的積極性。

2.2 加強檔案管理隊伍建設(shè)和信息化建設(shè)

首先加強檔案管理人員的對于建設(shè)，招聘專業(yè)的檔案管理專業(yè)類人員，同時加強對管理人員的培訓(xùn)，重點培養(yǎng)管理人員的業(yè)務(wù)知識，如何高效地管理檔案，對收集來材料，及時進行歸檔，檔案材料按屬性進行歸類、排列次序、編寫目錄和裝訂。對屬于入檔的材料依據(jù)性質(zhì)屬性進行分類，分類清晰，便于以后工作的查詢。在檔案的查詢管理上采用檔案轉(zhuǎn)遞單回執(zhí)的方式，對于檔案的調(diào)用明確到責(zé)任人，明確檔案資料去向，及時對借用部門詢問和索要，防止檔案的丟失。培養(yǎng)管理人員的責(zé)任心。加大對檔案管理的宣傳力度，提高管理人員對于檔案管理的保密意識，確保員工的基本信息不被泄露出去，維護檔案的安全和穩(wěn)定。加快企業(yè)人力資源檔案管理的信息化建設(shè)，增加對檔案管理的投入，相應(yīng)的和軟件和硬件設(shè)施等。建立信息化檔案管理平臺，對人力資源檔案資料的分類、內(nèi)容和格式上統(tǒng)一規(guī)范并進行信息化采集。針對每一個員工建立相應(yīng)的電子賬戶，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)信息共享，通過此方式將很對收集工作可以進行無紙化作業(yè)和數(shù)字化處理，也可以用于開展人才服務(wù)，發(fā)布人才供求信息等資源。同時定期對于檔案管理人員進行計算機培訓(xùn)，提高人力資源檔案信息化管理的效率。

3 總結(jié)

對于企業(yè)來說人才是企業(yè)發(fā)展和市場競爭中不可缺少的重要因素，因為對于企業(yè)人力資源檔案管理是企業(yè)對于人才管理的重要資源，科學(xué)合理地管理人力資源檔案成為了企業(yè)廣泛關(guān)注的問題，對于人力資源部門應(yīng)在日常的檔案管理中及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，在過程中改善管理，并參考國內(nèi)外對于人力資源檔案管理的模式和理念，不斷完善檔案管理機制，加強人力資源檔案管理，充分發(fā)揮人力資源在企業(yè)對人才管理的重要的作用，增強企業(yè)的發(fā)展活力和生命力，促進企業(yè)進一步發(fā)展。

參考文獻

[1]苗菁.《基于知識管理的企業(yè)檔案管理模式研究》[D].山西大學(xué).2010.

[2]張淯.《知識管理背景下民營企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究》[D].南昌大學(xué).2014.

[3]林艷鳳.《現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策》[D].山東大學(xué)2008.

[4]張靜怡.《信息化背景下供電企業(yè)檔案管理改革研究》[D].云南大學(xué)2013.