淺談職工檔案管理工作要點

摘 要：隨著“大數據與信息化”時代的到來，在信息技術飛速發展的今天，檔案管理工作手段變得越來越多樣化，其模式創新也是國家重點扶持研究對象。檔案管理的重要性不僅僅體現在國有企業、私有企業、行政部門三大方面，對于國防科技、軍事通信這樣特殊的行業來說，保持有序地檔案管理、減少安全隱患、加強數據保密與安全是第一要務。但是，隨著企業職工的頻繁調動與人事部門事務的增加，我國在檔案管理、數據保密與安全方面的發展情況卻始終不盡如人意。除了過程中遇到的不可避免的挑戰和困難外，監管手段不足、標準法律法規的缺失也是兩大痛點所在。本文首先闡述了企業職工檔案管理工作面臨的問題，從內部控制、監管手段、法律法規、科學技術等方面分析產生問題的原因，并在此基礎上針對職工檔案管理的工作要點，提出幾點建設性意見，以期能盡快加強企業檔案管理工作發展，建立有序高效的職工檔案管理體系。

關鍵詞：檔案管理；企業職工；工作要點；公司發展；規范化

隨著“大數據”時代的到來，信息技術以一種空前絕后的氣勢迅速在各大行業得到應用，不斷地改變人們的生活方式與思維模式。此時，面臨著社會上每天都能產生的難以統計的原始記錄與檔案調動的情況，以“文件記錄”為主的傳統檔案管理方式已不能滿足人們日新月異的需求。因此，將信息技術軟件與檔案管理工作相結合是未來不可避免的發展趨勢。在時代背景所造就的大環境下，市場經濟的發展推動了勞動合同制度的全面推行，這也為加強職工檔案管理工作增添了更多的挑戰和難關。如何抓準檔案管理工作的“痛點”、如何建設規范有序的管理流程、如何配備必要的檔案管理軟件、如何加強檔案管理監管手段，這些已經成為目前研究的主要課題。

1 當今企業職工檔案管理面臨的問題

職工檔案管理是企業人事部門一項非常重要工作。檔案中不僅包括了職工的個人履歷、個人學歷、工作經驗和工作能力，同時也是反映其思想品德的重要依據之一，是公司選拔人才不可缺少的參考物。因此，加強企業職工檔案管理工作，不僅可以為公司源源不斷地輸送人才、提升公司整體人員的技術水平，從長遠角度來看，還可以極大地滿足公司人才戰略發展需要、提升公司競爭力，在促進企業發展過程中起到推動作用。因此，仔細分析當今企業職工檔案管理的“痛點”所在，并從根本上分析造成痛點的原因，以此來抓住今后的工作要點，是促進企業良好發展必不可少的措施。從近幾年來看，我國在職工檔案管理方面的發展是十分有限的，其現有模式下存在的問題大致可以分為以下幾點：

第一，職工檔案管理不嚴謹，可能導致部分員工檔案分散、材料不完整、材料偽造等現象。隨著市場經濟的不斷發展，我國各大企業也在不斷壯大，越來越多的人員入職和人員調動大大增加了檔案管理的難度，職工檔案出現紕漏的現象屢見不鮮。比如說，對于部分中途跳槽的員工，他的檔案可能一直都分散在以前單位的檔案處，或者在轉交的過程中出現文件缺失、文件受損情況，對其日后的工作審批和退休審批造成嚴重影響；對于離職員工來說，一些企業為了省事，都讓員工自己帶自己的檔案去新單位，而不是按照法律規定寄過去。因為檔案管理“多頭”現象嚴重，有的職工在離職后甚至被迫選擇“棄檔”，使得自己的檔案長期存放在原單位，成為“無頭”檔案。而且，以文件方式記錄的檔案也存在偽造的可能性。職工利用某些不法手段刪減處分、降職等信息，并且在檔案中偽造對自己有利的內容。

第二，監管手段缺失，部分企業未建立完整的檔案管理系統。現有的法律體系中，關于“職工檔案管理”的法律非常少，除了一份《企業職工檔案管理工作規定》之外，幾乎沒有相關可以保障職工合法權益的法律規定，這就造成了監管手段單一、檔案管理可有可無的現象。在這種情況下，部分企業甚至都沒有建立職工檔案系統，這對職工的合法待遇造成巨大損害。

第三，傳統的管理技術逐漸不再適用于信息時代，職工檔案管理缺乏先進的現代化技術。計算機網絡的一個重要的用途便是進行信息登記、信息交流與信息傳遞。目前，雖然有很多企業已經采用專門的檔案管理軟件進行職工的檔案管理。但是，大多數都僅限于簡單的檔案號的錄入和檢索，記錄存放檔案的地址，不對檔案內容的個人信息進行登記。這樣的做法并沒有發揮檔案管理軟件的作用，只是方便了檢索過程，翻看檔案還是要去檔案管理處查找原始記錄。所以，實現真正意義上的檔案管理信息化，增強檔案利用效率是非常必要的。在此基礎上，安全因素也是必須要考慮的因素。對于傳統檔案管理方式來說，需要做好檔案庫的安全管理；對于數字檔案管理來說，防止非法用戶繞過安全內核、竊取信息，防止數據庫被破壞和非法存取，確保服務器的安全性是重要工作。

本文將在下節從職工檔案管理工作中的問題點出發，抓住工作中的要點所在，并在這些分析的基礎上，提出一系列具體的解決方法。

2 職工檔案管理的工作要點及建議

（一）完善檔案管理相關法律法規，建立健全的監管體系。

針對檔案管理工作監管不足的現象，盡早推出完整的檔案管理法律法規、建立健全的監管體系顯得迫在眉睫。國家應發布完整的法律制度，明確規定應該如何進行檔案的登記、轉交，對所有的工作進行詳細闡述，全國統一與職工檔案工作有關的法規及業務標準，以避免各地各行其是、各行其政，這樣才能真正地解決監管不足的問題。

（二）加強對檔案管理人員的技能培訓，完善職工檔案管理制度，對每一份檔案進行規范化整理。

除去對監管體系的完善之外，企業內部也必須明確自己的職工檔案管理制度。首先，應該對企業全體職工普及檔案管理的重要性，讓他們知道這是與他們未來的退休審核、養老優待等事情息息相關的，是與自身的合法權益密切相連的，不可以因為一時的省事而對自己的檔案漠不關心；其次，需要加強檔案管理人員的技能培訓，部分企業里的檔案管理人員沒有受到過專業的培訓，對自己從事的檔案工作存在一些誤區，因此需要定期對企業檔案管理職工進行知識與技能的培訓，從檔案的整理、登記、檢索、傳遞、查閱、保管等方面進行技能評測，以達到檔案分類有序、目錄清楚、裝訂整齊的目的。

（三）與時代相契合，加快企業職工檔案管理信息化進程

上文中也有提到，網絡的快速發展使得所有的行業都在往信息化方向轉型，職工檔案的信息化管理成為未來發展不可避免的趨勢。因此，在完善現有的傳統檔案管理制度的同時，應該逐漸向信息化管理過渡，建立包含詳細信息的檔案管理數據庫，加強職工運用檔案管理軟件的能力，提高檔案部門的科學管理水平與安全保護措施，促進檔案規范化、信息化進程。

3 結語

雖然現在大多數企業已經有了自己單獨的檔案管理工作流程，但是，隨著信息時代的快速發展，現有的檔案管理措施可能明天就無法滿足公司需求。在提高核心技術的基礎上，仍然需要重視檔案管理工作的要點，減少操作中存在的漏洞，對重要的設施與系統配備必要的安全管理軟件，建立完善的職工檔案管理制度。職工檔案管理比起其他工作也許顯得較為枯燥和簡單，但是，它確是公司中不可小覷的重要工作。對于每一名檔案管理人員來說，都必須以最嚴謹的工作態度認真對待檔案管理工作，加強對公司人員流動與人才輸入的管理，促進公司快速發展。

參考文獻

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作者簡介

李曉（1992-），山西省呂梁市興縣人才交流服務中心。