關于處理好檔案成果利用與保密關系的思考

摘 要：檔案的管理在現階段的檔案工作中是重中之重，因此現階段的檔案管理人員和部門應該對檔案的管理工作加以重視。在現階段的檔案管理工作中，還有許多需要完善的方面，對于現階段檔案管理工作中存在的問題，已經有大量的有關文獻對其做出了評價和指示，因此本文在此不多做評述，本文只針對現階段的檔案成果利用以及保密工作的有效措施進行思考和探索。

關鍵詞：檔案成果利用；檔案保密；有效措施

如今隨著信息化社會的不斷發展，檔案的保密與利用工作在如今已經成為了業界人士所關注的話題。對檔案的成果利用以及保密工作進行分析和探討，有利于檔案工作的有效開展，同時也有利于保障機密檔案的安全性。因此現階段的檔案保管部門應該對檔案的成果利用以及保密工作給予足夠的重視。

1 檔案保密的重要性及現階段存在的隱患

1.1 檔案保密工作的重要性

檔案作為記錄組織或個人重要信息的載體，在人們的日常生活當中有著極為重要的作用。首先對檔案的有效保密能夠保證個人信息不被他人非法竊取[1]。個人信息的重要性現在已經被人們所熟知，一旦個人信息被他人竊取，他人就可以利用受害者的信息從事非法活動而自己能夠從中獲利，給受害人造成不可估量的損失。其次，企業或組織的檔案中所記錄的是企業或組織發展過程中的核心機密，一旦出現泄密的情況，就可能給組織或者企業造成不可估量的損失，輕則是企業或組織蒙受巨大的經濟損失，嚴重的甚至可能導致組織或企業的倒閉；最后，對于國家而言，機密檔案的丟失可能會威脅到國家的安全，一些重要的軍事或生物方面的科技一旦被其他國家非法竊取，可能會使國家的科技發展受到巨大打擊，從而威脅國家的安全穩定。綜上所述，檔案的保密工作無論對于個人、集體還是國家都有著至關重要的作用，因此現階段的檔案部門應該加強對檔案的保密工作。

1.2 現階段檔案保密工作中存在的隱患

如今隨著科技的發展，檔案部門對檔案保密工作做的也越來越好，但是在現階段檔案保密工作的發展過程中，還是存在著以下幾點問題：首先，隨著科技的不斷發展，網絡入侵系統也不斷升級，但是現階段的部分檔案部門的網絡安全防護還沒有進行全面的升級，這就是檔案管理部門所保管的機密檔案有著很高的安全隱患；其次，在當前階段，由于部分年分比較久的檔案是以紙質檔案袋的形式進行保管，這就導致在檔案的保管過程中可能會因為外界氣溫、濕度等變化使文件損壞，從而使文件失去了保密的意義；最后，在現階段的檔案保密工作中，由于部分檔案管理人員沒有經受過專業的培訓，這就是著這一部分檔案管理人員的安全意識以及崗位責任意識沒有得到有效加強，一旦檔案保管的網絡遭受到不明攻擊，可能就會出現檔案管理人員不能及時發現攻擊來源以及破解方法而導致檔案丟失的情況。

2 檔案保密的有效措施

2.1 做好開放檔案的審查工作

由于部分檔案由于年代或者其他方面的原因，已經失去了其保密的意義，因此需要對公眾進行開放。在這一過程中，檔案的有關管理人員應該對需要開放的檔案做好審查工作，確保所開放的檔案是已經過了保密時期的檔案[2]。因此，在開放檔案之前，檔案管理人員應該對即將開放的檔案進行嚴格的審查，確保沒有還處于保密期的檔案暴露在公眾的事業之下。例如，檔案保管部門應該建立完善的開放檔案審查體制，在所開放檔案的審查過程中應該建立“三重審查”，即首先有基層檔案保管人員對檔案進行初步審查，在審查的過程中基層審查人員應該做好相關檔案的審查記錄工作，隨后將檔案以及記錄表遞交上級的審查部門。上級的審查部門在接到基層工作人員送來的信息后，應該對照表格信息對檔案進行復審，并將基層工作人員再審查過程中出現的失誤進行彌補，隨后將整理好的檔案送交最高領導。最高領導通過自身對檔案信息的了解，對檔案進行最終的審查，并在表格上簽字蓋章后，該檔案才可以處于開放的狀態。通過這種三重審查的審核流程，能夠在最大程度上確保處于保密時期檔案的安全度，從而提升機密檔案的安全系數[3]。

2.2 做好檔案的解密工作

國家《保密法》為檔案的保密想作出了三個等級地劃分，即“絕密檔案”、“機密檔案”以及“秘密檔案”，由于三個等級檔案的機密程度不一樣，因此在實際的操作過程中，對檔案的保管措施也不盡相同。隨著時間的流逝，由于檔案的機密程度具有一定的“時效性”，因此在對檔案進行解密時要根據不同檔案的機密程度采取不同的解密手段，為了使檔案解密工作順利展開，在檔案的保管過程中，就應該對不同機密等級的檔案保存在不同區域，同時做好相關記錄，在解密時就可以根據不同檔案的機密程度送交不同的解密人員手中。例如，檔案管理部門可以開設三個等級的解密工作小組，同時在保存檔案的過程中對不同機密等級的檔案實施不同區域的保管，一旦檔案過了有效期，就可以根據不同機密程度的檔案送交相應的解密人員手中。通過這種方式，能夠有效提升檔案保管部門的工作效率，也能在一定程度上增加檔案在保管過程中的安全性。

2.3 強化有關人員的保密與崗位責任意識

檔案的保密與利用工作最終也要落實到具體工作人員的肩上，因此在現階段檔案保管過程中，應該對檔案部門工作人員的專業素質以及崗位責任意識進行加強和培養，確保在檔案保管的過程中，機密檔案始終處于安全的狀態。對于檔案管理人員的培訓，可以采取培訓班的模式，對檔案的保管人員進行相應專業知識的培訓，使其意識到檔案保管的重要性，從而使檔案在被保管的過程中有強有力的安全保障。例如，在檔案部門進行系統升級后，可以聘請專門的信息技術人員對檔案的保管人員進行培訓，提高檔案管理人員的安全責任意識，一旦檔案部門的信息系統遭受到黑客攻擊，檔案管理人員能夠及時做出應對，確保檔案的安全。

2.4 做好檔案利用前的準備工作

在檔案進行公開之前，檔案部門應該對檔案的利用做好相應的準備工作。所謂準備工作，其實就是在檔案進行公開之前，對所公開檔案進行備注、備份以及確認分類等工作，這一系列工作是保證檔案安全性的重要措施，因此檔案的保管部門應該對此加以重視。在當前的檔案利用前的準備工作中，最為重要的就是對檔案的分類保存以及備份工作。檔案的分類保存能夠是整個檔案管理部門的對檔案管理的系統性，而檔案的備份工作是保障檔案在利用過程中不會丟失的重要舉措，因此在現階段的檔案保管部門，有關部門應該加強對檔案的備份和分類工作。例如，檔案保管部門建立自身的數據庫，在檔案利用之前對所有已經無需繼續保密的檔案進行分類保存。同時要對即將轉移的檔案進行備份保存，以保障在今后的工作中如果還要使用該檔案，檔案部門能夠在最快的時間內將該檔案進行提取，以此來提升檔案部門的工作效率，保障檔案保管部門的工作質量。

3 結束語

隨著信息化社會的不斷發展以及大數據時代的來臨，檔案的安全性在一定程度上受到來自多方面的威脅，因此現階段對檔案的保管工作在現階段應該引起有關部門足夠的重視。如今檔案的管理方面還存在著很多的安全隱患，而檔案部門方面還在不斷發展中，因此現階段距離實現檔案的絕對安全看起來不切合實際，對此，檔案管理部門應該加強內部的管理以及優化檔案管理措施，從根本上確保所保存檔案的安全性。

參考文獻

[1]李志宏. 對檔案工作中正確處理保密與利用關系的思考[J]. 內蒙古統計，2014，03：49-50.

[2]劉曉玲. 談檔案利用與檔案保密[J]. 山東紡織經濟，2012，07：119-120.

[3]李財富，劉東紅. 略論檔案服務社會化的基本原則[J]. 檔案與建設，2013，11：4-7+14.

作者簡介

馮久龍（1976-），男，漢，黑龍江省哈爾濱市，副研究館員，本科，研究方向：檔案管理，檔案信息化建設。