淺談在整理干部人事檔案中的幾點體會

李生桃

摘 要：干部人事檔案是準確反映本人歷史，為組織人事部門選準人、用好人提供依據的重要基礎。是干部人事工作的重要組成部分，也是干部工作、人才工作的一項基礎性工作和重要環節。

關鍵詞：檔案整理；人事檔案；檔案管理；檔案審核

干部人事檔案是準確反映本人歷史，為組織人事部門選準人、用好人提供依據的重要基礎。是干部人事工作的重要組成部分，也是干部工作、人才工作的一項基礎性工作和重要環節。胡錦濤同志曾說過：“檔案事業是一項崇高的事業，是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面。借助檔案是我們能夠更好地了解過去、把握現在預見未來。”

我被州教育局抽調統一整理州直教育系統干部人事檔案，主要負責整理我校在職職工的干部人事檔案，從檔案的審核、材料的補充、整理、編輯目錄到裝訂工作歷時4個月，現將工作中的幾點體會淺談如下：

1 干部人事檔案審核工作是整個檔案整理工作的基礎

干部人事檔案審核是一項政策性強、業務量大、涉及面廣的重要工作。對加強干部檔案材料的收集，提高檔案管理人員的管理水平，推動干部檔案工作的信息化建設，具有重要作用。干部人事檔案整理工作的步驟主要包括審核、補充材料、具體整理、編輯目錄及裝訂等程序。在整個過程中審核是第一步，是整個人事檔案整理工作的基礎，也是不可缺少的一步。

在具體審核過程中，我翻閱了大量有關干部人事檔案整理的資料及條例、細則和規定，積累了一些關于檔案方面的理論知識，努力提高自身業務水平。在檔案審核過程中，一定要把“單項否決”（單項否決是指一本干部檔案中如果存在材料錯裝、涂改造假或1996年后任副科級以上職務的《干部任免審批表》不全的情況，則對整個檔案工作進行否決）和“三齡一歷”（三齡是指年齡、工齡和黨齡；一歷是指學歷）的內容作為重點，同時也要對其他內容認真審核。在審核中，要牢記分類標準，嚴格按照《干部人事檔案整理工作細則》分類，一般分為履歷類、考核類、學歷類、培訓類、黨團類、獎勵類、處分類、離任審計類、任免類、工資類、出國（境）材料、各級黨代會或人代會及其它代表材料等十四類。審核工作是一項長期、枯燥的工作，所以在此項工作中，做到細致、認真、專心、謹慎很不容易，只有做到這些才能保證我們高效準確地完成檔案審核工作。

2 干部人事檔案材料的補充是檔案工作的重要組成部分

補充檔案材料是推動干部人事檔案工作規范化、制度化和信息化建設的基礎性工作。因此檔案材料是否齊全、完整、真實是全面提升檔案利用價值的重要基礎，也是檔案全面、客觀地反映干部基本情況的根本保證。

在干部檔案材料補充過程中，我發現常有“三齡一歷”記載的時間及部分內容不一致現象。經請示上級部門有關工作人員，明確指出：出生時間根據2006年10月15日中組部、人事部、公安部聯合下發的《關于認真做好干部出生日期管理工作地通知》中的明確規定，對檔案中更改出生日期的材料，應有個人申請、調查報告、證明材料和上級批復。對參加工作時間不一致的，應嚴格按照人事部及中組部有關規定予以確認。入黨時間記載不一致的，有《入黨志愿書》的依照其中記載的時間確定。對檔案材料中對學歷學位記載不一致的，可通過省級以上教育行政主管部門協助認定，并將相關材料及時裝入本人檔案。

在檔案材料收集歸檔過程中，如有錯裝或混裝材料的情況，應及時糾正更改。補充材料時，要嚴格把關，認真審核、登記，確保歸檔的材料真實齊全，不屬于歸檔范圍的材料不應擅自歸檔。

補充干部檔案材料還是一項動態性的工作。隨著時間的推移，我們每個人的情況也在發生變化，所以檔案材料不是一成不變的。因此，我們檔案工作者的一項基本任務就是按照科學發展觀和正確政績觀的要求，將那些在干部成長過程中能夠真實反映其德才得表現和具有參考價值的材料及時補充到干部檔案中，以最新、最新、最全的材料反映干部的成長歷程。

3 干部人事檔案的整理工作是檔案建設的基礎工作之一

干部人事檔案的整理工作，是檔案建設的基礎工作之一。它是以個人為單位，將收集起來的干部人事檔案材料，進行鑒別、分類、排序、編目、技術加工、裝訂成卷，并在此基礎上，不斷對檔案進行補充工作。在干部人事檔案整理須做到“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”，通過整理要使每卷檔案達到完整、真實、條理、精練、實用。整理工作是一項要求保密、安全、真實的工作，并它具有權威和動態性。

檔案材料根據材料的內容或用途分為十類（履歷材料、自傳性材料、鑒定類材料、學歷及培訓材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、違紀材料、工資任免材料和其他材料）。

除第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第九類、第十類要按照時間先后順序排列外，第五類材料，結論或上級批復在前，其余材料按照時間順序先后排列在后；若為單獨的證明材料按時間先后排列。第六類材料，志愿書在前，申請書在后。第八類材料，上級批復，結論或處分決定，本人對結論或處分的意見，調查報告，證明材料，本人的檢查或交代材料等，其證明應根據每份材料所證明的主要問題相應集中排列。檔案材料的技術加工是整個整理過程的重中之重。在技術加工過程中，不能一味追求速度，一定要戒驕戒躁，克服急躁情緒，要以“細心+耐心+責任心”來整理每一卷檔案。對檔案材料載體變質或字跡褪色不清的，進行搶救；對檔案材料小于16開的，要用宣紙裱齊；有殘缺、破損、卷角、折皺的檔案材料要進行裱糊；材料包邊不能把檔案內容粘住，并把原來的裝訂包在白邊里。整理、編目、審核、裝訂是一個有機不可分割的整體過程，這就要求我們整理人員只有團結協作，才能提高效率，事半功倍。

4 制作好干部人事檔案目錄，使其更好發揮索引作用

所謂目錄，就是指將干部人事檔案材料按照固定要求整理排序之后，將相應的檔案材料逐份登錄記載，能如實反映干部人事檔案內容的干部檔案不可缺的一個重要組成部分。制作干部人事檔案除嚴格按照有關目錄制作外、本人通過目錄的制作發現還要特別注意在目錄制作中，一定不能怕麻煩，凡涉及到相關內容不能簡寫或縮寫，以致目錄說明不清或內容簡寫重復引起誤解的現象。

總之，將一本原本內容繁雜、參差不齊的干部人事檔案變為一本“目錄清楚、字跡工整、層次分明、整潔美觀”的現代化人事檔案是我們檔案工作者的最終目標。