提高事業單位檔案文書管理的質量和水平

王啟承

摘 要：以事業單位文書檔案管理工作為題展開論述，首先分析了當前事業單位在文書檔案管理中存在的問題，然后在此基礎上結合實際的工作經驗，提出了解決的具體辦法和措施，希望可以使事業單位檔案文書管理更加正規化、合理化、科學化，進而提高檔案文書管理的質量和水平，最終保證事業單位的健康、穩定、快速和可持續發展。

關鍵詞：文書檔案；管理工作；公文管理；電子技術

隨著社會經濟的快速發展，我國事業單位的規模不斷擴大，并且取得了顯著的成績。與此同時，事業單位在檔案文書方面也投入了更多的精力，以此來保證事業單位決策的正確性。在新的發展形勢下，事業單位文書檔案管理工作越來越重要，已經與事業單位未來的發展不可分割。然而，由于各種因素的影響，當前事業單位在文書檔案管理中還存在很多問題，導致文書檔案管理水平低下，甚至給事業單位的發展帶來了阻礙。因此，對文書檔案管理工作進行探討非常有必要。

1 當前事業單位文書檔案管理中存在的問題

1、對文書檔案管理工作不重視

當前的市場經濟環境給事業單位帶了更多的機遇和挑戰。與此同時，也加劇了事業單位之間的競爭力。為了應對激烈的競爭，事業單位往往更重視產生的直接經濟效益。久而久之，日益忽略了文書檔案管理的重要性。除此之外，在新的發展形勢下，事業單位紛紛建立了現代管理制度，以此來提高內部管理的水平。此時，事業單位職工在很大程度上受到了新管理方式、新思想的沖擊，進而忽略了提供歷史經驗的文書檔案管理工作。

2、傳統文書檔案與電子版公文制作管理脫節

在傳統的文書檔案管理工作中，以紙質的公文為主，其內容龐雜，管理難度大，工作任務繁重。同時，給管理人員帶了很大壓力。近年來，網絡信息技術的發展不斷促進了電子檔案的發展。電子檔案實現了無紙化辦公，與傳統的手工作業相比，具有很大優勢。然而，由于目前傳統的文書制作還處于向電子檔案轉變的過程，在各方面還很不成熟。比如，事業單位檔案部在管理這些電子文書、資料時，往往缺乏設備，無法有效的保存電子檔案。其次，制作文書的部門不承擔檔案管理的職責。在這種情況下，很可能導致大量電子文書、檔案的丟失，最終給事業單位帶來很大損失。

3、公文管理與檔案工作失衡

當前，事業單位為了獲得更多的收益，往往采用精簡效能的辦法，不斷精簡辦公室文員的崗位。部分事業單位在文書檔案管理工作中，甚至沒有專門的負責人，而是臨時由其他部門的人員來兼顧。在這種情況下，必然導致文書檔案工作的不規范、不合理化。除此之外，檔案管理工作屬于二線崗位，與一線崗位的薪資相比，明顯比較低。所以，這些人的綜合素質也就比較低，缺乏責任感。同時，在專業知識、技能學習中，往往缺乏動力。工作人員在日常工作中，不能嚴格按照要求執行國家相關的歸檔文件制度。表現為：檔案管理不達標，電子、音像檔案缺失等。

4、文書檔案管理設備的滯后性

在現代事業單位文書檔案管理中，要求傳統的紙質文書、電力文書并存，數字與音像并存。為了滿足上面的要求，事業單位必須建立內部網絡，實現文書、檔案的電子檢索、保管等。然而，從實際情況來看，事業單位在配制設備的過程中，往往只重視一線自動操作系統，而將二線崗位需要的設備放在從屬地位。在這種情況下，由于網絡傳輸系統缺乏設備，導致文書檔案無法實現快速檢索、儲存、傳遞等。所以，與現代化的文書檔案管理要求存在很大差異，應該引起重視。

2 加強事業單位文書檔案管理中的措施

可以看出，當前事業單位在文書檔案管理中還存在很多弊端。因此，事業單位必須引起重視。本文在分析上述問題的基礎上，結合實際的工作經驗，提出解決的具體辦法和措施。包括以下幾個方面。

1、提高對文書檔案管理工作的重視度

事業單位領導層應該從長遠的發展角度出發，改變以往片面追求經濟利益的觀念，本著溪流長流的原則，提高對文書檔案管理工作的重視度，以此推動事業單位的可持續發展。具體來講，可以從這幾個方面著受手：①加大資金的投入，補充足夠的工作人員，不斷完善管理設備。同時，制訂有效的考核機制，對文書檔案管理人員進行嚴格的考核，充分發揮文書檔案管理工作在事業單位中的價值。②整理事業單位在生存、發展、改革中形成的系列文件，在此基礎上，總結經驗與教訓，然后將其運用到今后的工作當中，以此提高工作效率。③借鑒以往經驗，對事業單位未來的發展作出詳細的規劃，根據其發展的實際情況，對當前的經濟結構作出合理的調整，促進事業單位的深化改革。在此基礎上，為事業單位的發展增加更多的動力支持。只有這樣，才能充分發揮文書、檔案在事業單位發展中的重要作用和價值。

2、建立健全制度

無規矩不成方圓。在文書檔案管理工作中，事業單位需要建立完善的制度，規定各項工作的流程，明確人員的職責。只有這樣，才能促使文書制作、檔案歸檔、保管、調閱的規范化、標準化。一般而言，基于工作的需求，應該建立多種制度，包括文書制作制度、檔案歸檔制度、檔案保密制度、檔案借閱制度以及對管理人員的制度。除此之外，在事業單位日常管理中有效地納入文書檔案考核機制，定期對管理人員的工作能力、績效、態度進行評價。根據評價的結果，落實獎懲制度。針對表現優異、工作績效突出的人員，應該給予物質或者精神上的獎勵；對于工作業績差、應付差事的人員，要給予嚴厲的批評或扣除獎金。在必要的情況下，直接辭退。在此基礎上，提高員工的積極性。

3、利用電子技術實現文書檔案管理現代化

首先，在事業單位內部建立電子網絡系統，將各個部門辦公系統連接起來，便于進行文件、資料的傳遞、收集、借閱等。其次，依賴于計算機硬件系統加快電子檔案的建設，將傳統的紙質資料錄入到其中。再次，借助電子辦公系統快速地查閱、檢索文書與檔案。最后，安裝多樣化的電子監控設備，對室內的溫度、濕度進行控制，實現檔案管理的自動化。

3 提高檔案管理人員的綜合素質

當前，在文書檔案管理工作中，工作人員的素質普遍不高。因此，提高檔案管理人員的綜合素質，建立一支專業的檔案管理隊伍已經成為當務之急。只有這樣，才能保證文書檔案管理工作的順利開展，并落實各項工作。要積極引入專業能力強、工作經驗豐富的管理人員，充實到檔案管理部門當中，為該項工作的發展注入新鮮血液。除此之外，定期對文書檔案管理人員進行知識、技能的培訓，提高他們的思想政治素質和業務能能力，比如計算機網絡知識、文書檔案保管方法、電子檔案的制作等。

針對當前事業單位在文書檔案管理中存在的問題，然后提出了提高對文書檔案管理工作的重視度，建立健全制度，促進文書檔案管理的規范化、標準化，提高檔案管理人員的綜合素質，利用現在電子技術增強文書檔案管理的現代化等一系列加強事業單位文書檔案管理的辦法和措施，希望可以起到參考的作用。