新時期檔案管理工作探究

王啟承

1 檔案管理工作面臨的現(xiàn)狀

一是檔案管理工作的重視程度有所提高。隨著現(xiàn)代計算機技術(shù)的應(yīng)用與完善，以及信息的便捷傳遞，各單位與部門的領(lǐng)導已認識到檔案管理工作的重要性。不僅在硬件的配置上而且在軟件的提升上都給予了充分的重視，同時對資源和專業(yè)人才的配備都給予了相對的傾斜。這給檔案管理工作的改進創(chuàng)造了必要的條件。二是檔案管理所需的現(xiàn)代化設(shè)備相對齊全。電腦、打印機、掃描儀、專業(yè)管理軟件、多功能保管柜（架）以及監(jiān)控設(shè)備等基本能正常配備?！扒蓩D難為無米之炊”，有了必要的設(shè)備，就為檔案管理的新常態(tài)提供了保障。比如，進行電子檔案的數(shù)據(jù)化錄入，紙質(zhì)檔案存儲區(qū)域安裝各種攝像頭等監(jiān)控設(shè)備，確保了檔案核心機密的安全性。三是檔案管理的信息化建設(shè)水平有了提升。無論是機關(guān)、事業(yè)單位還是事業(yè)單位都在向無紙化辦公邁進，檔案管理工作也隨著開始了信息化和數(shù)字化。各種檔案資料都通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫進行錄入和管理，方便調(diào)閱和查詢，使數(shù)據(jù)分析更準確和便利。有些單位開始將檔案管理系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)進行有效整合，從而提升了檔案管理的便捷性和高效性。四是有些人對檔案管理信息化認識不到位。檔案管理信息化作為一種新的檔案管理手段，在管理方式及管理理念上與傳統(tǒng)的檔案管理有一定的差異。在從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向電子信息化管理轉(zhuǎn)換過程中，一些人不能與時俱進改變認識，認為紙質(zhì)儲存才是檔案，電腦儲存失去了檔案的原始意義；另外，檔案管理搞信息化建設(shè)需要設(shè)備資金投入，錄入也會浪費大量時間和精力。這些不到位的認識會影響到信息化的進程。

2 基于人力資源管理信息化平臺制定目標和方案

1、制定人事檔案管理信息化的目標

事業(yè)單位在人力資源管理信息化平臺上，建立內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，讓人力檔案與資源管理相統(tǒng)一，使其變成一個供事業(yè)單位各部門查閱和參考的信息源，進而使人力資源管理部門的工作規(guī)范化、數(shù)字化。這樣可以為事業(yè)單位發(fā)展提供支持，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2、制訂人事檔案管理信息化的設(shè)計方案

事業(yè)單位要根據(jù)自身的實際情況，在人力資源管理平臺上，加入事業(yè)單位各部門的業(yè)務(wù)，填寫部門業(yè)務(wù)信息，建立管理體系。在這一體系中，員工的基本信息及工作崗位的調(diào)動，都是檔案管理的基本組成部分。這就要求人事檔案管理部門明確自己的工作，搜集各部門的人員材料，并對收集的材料分析、鑒別，從中找到有價值的信息進行整合，以紙質(zhì)或數(shù)字的形式保管，并在信息化的系統(tǒng)中增設(shè)檔案利用的服務(wù)，轉(zhuǎn)遞檔案、統(tǒng)計信息。同時，還要根據(jù)業(yè)務(wù)，在系統(tǒng)中設(shè)計數(shù)個模塊，為事業(yè)單位提供服務(wù)。

（1）檔案信息管理

收錄到檔案中的信息包括員工的基本信息，及相應(yīng)的檔案內(nèi)容。其中，基本信息包括員工的姓名、性別，在事業(yè)單位中設(shè)立的檔案標號，擔任的職務(wù)及名稱等。而檔案部門的工作人員收錄這些信息后，管理人員要及時根據(jù)員工信息的變化，加入新的信息，及時改正錯誤的信息，定期查看，排除積存的檔案，確保檔案的完整。

（2）收集材料歸檔

檔案管理部門要在系統(tǒng)中加入數(shù)個子菜單，其中包括材料送交、鑒別、歸檔等，為了解決材料送交出現(xiàn)的錯誤，還要設(shè)立一個材料送交還原功能。

（3）檔案轉(zhuǎn)遞

由于事業(yè)單位人事調(diào)動或是員工職務(wù)發(fā)生改變，其檔案會隨著人員的變動，轉(zhuǎn)移到另一個管理機構(gòu)，改變其所屬的部門，這就要求檔案管理部門使用檔案轉(zhuǎn)遞業(yè)務(wù)，實現(xiàn)檔案的轉(zhuǎn)移。但檔案傳遞菜單的功能不可以單一，而要根據(jù)不同的轉(zhuǎn)遞情況給出不同的業(yè)務(wù)。如新員工加入公司或事業(yè)單位內(nèi)部的人事調(diào)動、崗位調(diào)整等情況，可以設(shè)置檔案轉(zhuǎn)出、辦理轉(zhuǎn)遞兩個子菜單，把檔案變成轉(zhuǎn)入檔案，歸到轉(zhuǎn)入檔案的子菜單中，最后進行接收、查詢。但如果是員工離職，或不屬于集團的組織要求，只需三個子菜單即可完成，包括調(diào)檔申請、轉(zhuǎn)遞、查詢。

（4）查借閱

查借閱是檔案主要利用方式之一，檔案管理部門要設(shè)置查閱與借閱的子菜單，為社會和事業(yè)單位提供數(shù)據(jù)服務(wù)。因為大部分檔案已經(jīng)做了數(shù)字化處理，可以讓借閱人員在任何時間、任何地點借閱，支持在線遠程業(yè)務(wù)。查閱包括兩個子菜單，即申請和查詢，而借閱則是三個子菜單，分別是借閱、歸還與查詢。

（5）查詢統(tǒng)計

檔案管理人員在查詢統(tǒng)計的模塊，對各項檔案業(yè)務(wù)進行統(tǒng)計，比如信息綜合查詢、是否缺檔等。

3 新常態(tài)下完善檔案管理工作的有效舉措

1.提高對檔案管理工作重要性的認識。

檔案管理工作小到與我們每個人的工作和生活息息相關(guān)，大到關(guān)系國家方針、政策的制定和調(diào)整。檔案管理的信息化和數(shù)字化，可以對龐大的數(shù)據(jù)群體進行迅速分析，從而得出最科學的結(jié)果，應(yīng)用到國家的各項建設(shè)事業(yè)中去。所以，只有全社會都重視檔案管理的新常態(tài)化建設(shè)，我們的檔案管理工作才能有實質(zhì)性、突破性的跨越。利用電子計算機以及專業(yè)檔案管理軟件，可以有效提高檔案管理工作的效率，減輕檔案管理工作人員的勞動強度，在進行檔案管理的過程中，避免文檔的存積。檔案管理信息化可以方便對文檔的補漏，檔案管理人員僅僅需要對檔案進行歸檔，在計算機上對相關(guān)信息進行檢索，就可以方便地找出檔案管理中的問題，及時補漏。檔案的信息化管理可以有效實現(xiàn)信息的開放性及共享性，提高工作的效率。

2.加大檔案管理工作的投入保障力度。

在檔案管理工作中，人才、資金、技術(shù)、培訓等多方面的投入必不可少，沒有專業(yè)性人才，信息化工作就無從談起。而缺少資金的保障，就無法采購新設(shè)備、新技術(shù)。沒有信息化所需的技術(shù)，工作就會盲目，無從適應(yīng)數(shù)字化需要。如果沒有培訓保障，檔案人員就不能更好地接受新知識、掌握新方法、熟悉新技能。一切工作都是以人的因素為主導，調(diào)動人的積極性尤為重要，所以工作中的激勵機制同樣是做好檔案管理工作的有力保障。我們各級單位和部門，特別是各級領(lǐng)導要對檔案管理工作給予充分的重視與支持，尤其是人才的選拔和培養(yǎng)，檔案存儲場地和管理設(shè)備的配置等。

3.完善檔案信息化管理體系尤其重要。

開展各項工作都需要有一整套體系，保證所開展的工作完整、規(guī)范、良好地運作。建立完善的檔案信息化管理體系是開展檔案管理各項工作的基礎(chǔ)。一是要建立完善的質(zhì)量標準體系。對檔案信息化管理的工作標準及目標要求進行明確的規(guī)定，以保障檔案信息化管理能夠有方向性的指導和必要的約束。二是要建立完善的開發(fā)利用體系。對檔案資料的存儲及信息咨詢服務(wù)等一系列流程進行有效規(guī)范，開發(fā)有效的信息技術(shù)及檢索工具。三是要建立規(guī)范運作的制度保障體系。要確保工作規(guī)范有序開展，提高信息化管理的技術(shù)水平，從而在有效實現(xiàn)信息化管理的基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案的科學化管理。