對于加強社會福利服務機構檔案管理的思考

姜陽

摘 要：檔案管理是社會福利服務機構管理工作中的重要一環，然而現階段不少社會福利服務機構不夠重視檔案管理工作，尤其是現在簡化檔案管理、強化檔案利用的今天，社會福利服務機構更要引起足夠重視，筆者立足于社會福利服務機構工作實際，通過調查研究，分析社會福利檔案管理的基本內容、管理方法和意義，對加強社會福利服務機構的檔案管理提出個人意見建議，不足之處敬請指正。

關鍵詞：社會福利；服務；檔案；加強；對策

中國社會福利制度是指政府出資為那些生活困難的老人、孤兒和殘疾人等特殊困難群體提供生活保障而建立的制度。社會福利服務機構的檔案管理是對社會福利服務基層機構專門進行審核、審批等管理的服務性工作，用于檔案形式進行保存和記錄。其大體可分為社會救助檔案、社會福利養老檔案、殘疾人福利服務檔案、孤殘兒童救助檔案。檔案管理工作關系到社會福利團體的切身利益，其作用不容小覷。

1 社會福利檔案管理工作的意義

一是可為領導決策提供準確信息。目前我國社會福利檔案管理工作比較不規范，急需進行專業系統的梳理工作，才能提煉出有價值的檔案數據信息，為今后領導決策提供信息參考。二是可以推進服務民生的福利檔案管理工作，在加快和改進我國民生問題的基礎上，形成針對特殊困難群體的檔案數據記載，從而推進特殊人群信息管理的規范化，更好為促進民生服務。三是以開放的檔案管理體系，發揮社會福利檔案作用。當前的檔案管理工作不夠協調，結構層次相對不統一，整體功能無法優化，福利服務機構檔案管理應當擴大社會福利檔案面，進而推進其社會效益和經濟效益。

2 社會福利檔案管理的工作內容

社會福利檔案工作包括社會福利、救助管理、殯葬管理、收養登記、福利企業資格認定及年檢、相關單位的項目建設和一些臨時性的工作，工作對象參差不齊，涉及到許多政策法規，每項工作都獨立成塊。在這種情況下要做好工作，必須熟悉相關的政策法規，了解工作對象的特征，提高工作效率。

一是我們將所有的檔案資料進行規范分類，即直屬單位、國辦福利機構、民辦福利機構、福利企業、殯葬管理、救助管理、政策文件、項目建設和專項工作。每一個子類就是一個卷宗，主要保存該單位的工作情況資料、規章制度、得獎情況和上級對其指導檢查的情況等。二是做好收發登記工作，對收到的文件和本級下發的文件，按上述分類標準歸檔錄入，收文錄入的內容包括收文時間、發文單位、文件標題、文號、目錄號和案卷題名；發文錄入的內容包括發文時間、文號、文件標題、簽發人、目錄號、案卷題名、主送單位和抄送單位。目錄號就是分類中的大類，如直屬單位，福利企業等，案卷題名就是大類下面的子類。三是做好編制目錄。對于收（發）文錄入，我們是按照年度進行錄入的，即一個年度為一個文件名，每個大類（目錄號）下面的子類（案卷題名）中保存有哪些文件。同時，我們還建立了一份“卷內文件目錄”，卷內文件目錄中錄入了所有檔案資料的目錄內容，通過excel表格提供的搜索功能，可找到需查找的文件。另外，還應制作了《報送資料登記表》，對科室發出去的文件的報送時間、題名、接收單位、簽收人進行登記。《傳真記錄》和《重要電話記錄》對接（打）傳真和電話進行記載。

3 加強社會福利服務機構檔案管理工作的對策

1、高度重視社會福利服務機構的檔案工作

當前，我國一些社會福利服務機構，尤其是新建的一些社會福利院，沒有完全重視檔案管理的重要性，使我國的社會福利院檔案管理內容不齊全?；蚴侵恢匾晫t頭文件等的手機，完全不顧其他相關文件的收集和管理；或是只針收集上級部門發的文件，不顧其他文件，等等。總之，我國現階段在社會福利院檔案管理中存在很多不利因素，這就要求相關的檔案管理工作者注重檔案的收集，將檔案的管理工作與社會發展相融合，促進和推動我國的社會福利檔案管理工作，實現其社會價值。

2、強化對社會福利檔案的搜集和管理

作為社會福利管理服務機構的檔案管理工作者，首先要有思想上的覺悟，端正態度，檢討并分析當前檔案管理不齊的可能原因，落實社會福利檔案收集和管理，采取相應措施改善存在的問題。對于管理人員來說，要對自己的工作有高度的責任心，重視工作中的細節，明確自己收集到的文件材料，并進行整理，對發放的資料和文件要嚴格把關，對資料和文件進行查對和審核。對上級下發的文件，確保整個登記、審查、審批等過程嚴格進行。要制定相應的管理政策和制度，做好年度歸檔和移交進室工作，確保文件齊全。

3、擴大社會福利檔案范圍

目前，我國的福利院檔案管理工作者人數相對不足，因此，相應的檔案相關收集范圍也不是很大。由于社會的不斷進步，社會福利事務工作范圍越來越廣，對工作人員的要求也越來越多，需要收集的社會福利資料較多，基本包括社會福利事務、文書、康復教育以及專用檔案，而其中需著力加強的是社會福利事和專用檔案。由于資料收集的不完全，缺失的文件也較多，對于一些比較重要的檔案保存不夠完善，檔案室沒有總體的管理措施，都是以部門為主，導致一些有價值的檔案嚴重缺失?；蛴捎跈n案管理部門的人事變動，檔案收集和管理中間有間斷環節，最終導致一些檔案的缺失和不齊。因此，檔案管理工作的范圍要在原有的基礎上不斷擴大，充分利用網絡化技術和信息化技術，通過先進計算機的幫助，加快涉及社會福利服務機構相關檔案的搜集和管理，力爭做到管理齊全。

4 結語

傳統檔案是當時當事直接使用的文件資料轉化來的，并非事后不使用另行編制的，現階段我們必須看到信息化檔案和數字化檔案對我們管理工作帶來的收益，充分利用數據化技術可以提升我們服務水平。同時社會福利和社會事務工作需接待大量咨詢人員，此管理方法能迅速地查找到咨詢人所需的資料，也能為同類單位提供資料借鑒也是提高服務質量的表現。隨著我國社會福利事業的不斷發展，社會福利檔案管理工作的能力和水平也在不斷提升。社會福利檔案管理應以科學發展觀的形式，不斷提升管理模式，進行統一規范的管理，拓展管理領域，為我國的社會福利事業發展做出更大的貢獻。

參考文獻

[1]李沂濱；淺談民政社會救助檔案的管理體制與原則[J]；辦公室業務；2012年17期.

[2] 門鴻娟.對社會福利檔案工作的認識.黑龍江檔案.2011年第1期：95

[3]劉偉.對兒童福利檔案工作的實踐與思考.黑龍江檔案.2012年第3期：89