財務檔案管理中存在問題及對策探析

張玲玲

摘 要：財務檔案是反應企業財務相關的工作和內容的重要表現形式，是企業進一步發展和有效運行的重要基礎，對于企業的健康發展有著重要的借鑒意義。在企業財務部門的工作過程中，不僅要求相關的財務檔案的管理人員需要具備切實有效的工作技能和素質，同時也需要財務檔案管理人員轉變工作意識、創新工作方法、改變工作模式，切實有效的提高財務檔案的管理成效。本文筆者就當前企業財務檔案的管理現狀，結合自身對檔案管理的一些想法，談談如何有效的開展企業財務檔案管理行為和活動。

關鍵詞：財務；檔案管理；問題；對策；發展；工作

1 引言

亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。整個檔案管理系統及其子系統在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現代化的發展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現檔案管理系統整體功能而發揮各自的作用，同時也相互關聯、相互制約。例如價值鑒定工作有時與收集、整理工作結合進行，甚至在文件立卷歸檔時就進行初步鑒定。財務檔案是記錄和反映公司經營全過程的重要經濟史料和憑證，是公司檔案的重要組成部分。為加強財務部財務檔案的管理，規范財務檔案管理過程中所涉及環節，妥善管理財務檔案，避免由于管理不善而導致公司遭受損失，財務檔案管理人員必須嚴格按照相關的管理措施和規范，提高財務檔案的管理成效和水平。

2 當前財務檔案管理的現狀

2.1 思想意識相對淡薄，重視程度不夠

隨著企業的不斷發展，部分財務檔案管理人員的思想意識卻沒有進一步的提高和轉變。很多財務檔案的管理人員，在工作上態度相對懶散、思想意識相對淡薄，對于財務檔案管理的重要性缺乏一定的認識，這就導致了財務檔案管理工作在企業的發展中常常處于不良的工作狀態和氛圍。

2.2 財務檔案管理的制度性規范相對缺乏

很多企業中雖然對財務管理制度有著明確的制度規范，但是在財務檔案管理崗位的職責和職能中卻沒有一個充分的、清晰的說明和條款。很多企業中，其財務檔案管理的規范是沿用著財務管理內容來開展的，其針對性和專一性相對較為。有些企業雖然有明確的財務檔案管理制度，但是由于其規范性較弱，約束力不強的原因，也導致了很多企業的財務檔案管理崗位不能充分的發揮其職能性和主觀能動性。

2.3 信息化程度相對較低

隨著信息化時代的不斷發展，企業財務檔案管理崗位也充分享受了科技發展的紅利。但是在實際的工作中，企業尤其是中小企業對于財務檔案管理信息化的進程和重要性認識相對較低，很多檔案管理工作依然沿用著傳統紙張檔案管理的模式，工作成效相對較低。

3 與時俱進，財務檔案管理的幾點想法

3.1 轉變工作態度，提高工作積極性

提高財務檔案管理成效，首先的就是要提高財務檔案管理人員的思想認識和工作態度，提高其工作的積極性和有效性。只有充分的提高和約束好檔案管理人員的思想，才能積極的鼓勵和引導他們落實到實際的工作過程中去。所以企業在崗位的職能和職責書上，需要進一步的對相關的工作人員進行思想教育和崗位流程落實。

3.2 加強信息化與數字化檔案管理建設

信息化和數字化帶給財務檔案管理的改變是幫助企業的檔案管理，從傳統紙質、繁雜、低效率的檔案管理成效中走出來，通過信息化與數字化的檔案管理模式，積極的推動企業財務檔案管理工作成效的推進。比如傳統的財務檔案管理中，公司需要調閱某一年、某個部門的檔案管理，需要工作人員花費很長的時間去尋找。而通過數字化和信息化的手段，財務檔案管理人員只需要在電腦的檢索頁面，輸入相關的限定信息，然后把檢索的頁面通過E-mail或其他信息途徑即時的傳輸給相關請求的人員，工作效率提高的層次是呈比例的上升。當然，這一切都需要前期的紙質檔案數字化的存儲過程。

3.3 提高企業的重視度，加大檔案管理設基礎設施和用具的投入

很多企業在財務檔案管理信息化的過程中，還需要進一步的加大對其基礎設置和辦公用具的投入。通過提高預算、加大投入、優化部門結構等形式，切實的提高相關財務檔案管理部門的工作積極性和成效性。

3.4 科學的設置對財務檔案管理人員的考核和評價

考核和評價是企業對員工和部門進行科學和細致化評判的依據。但是現階段很多企業在財務檔案管理的考核和評價中，考核內容相對較為寬泛，不能充分的體現財務檔案管理部門的工作特殊性和系統性，考核的結果也沒有進一步的與企業職工的福利、職稱、晉升等有效的結合在一起。所以企業應該在不斷的完善考核內容的基礎上，細化考核的標準和條款，并且把工作人員的工作態度、工作過程、工作流程、工作心得、工作跟進、信息化技能等等有效的結合在一起，提高檔案管理考核和評價的公平、公正。

4 結語

總之，切實的提高企業財務檔案管理對于企業的進一步發展有著重要的保障意義。作為企業財務檔案管理的人員，需要進一步的立足財務檔案的實際情況，結合本企業的發展現狀，行之有效的開展相關的財務檔案管理工作。此外，作為現代化的財務檔案管理人員，應該與時俱進，通過不斷的提高自身的檔案管理素養和技能，為企業的檔案管理發展做出自己的貢獻。

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