高校圖書(shū)館辦公室辦公效率的提高策略分析

陳文娟

摘 要：作為圖書(shū)館工作的重要部門(mén)之一，圖書(shū)館辦公室的工作效率與質(zhì)量對(duì)于圖書(shū)館的發(fā)展產(chǎn)生著直接性的影響。在當(dāng)前處于信息時(shí)代的發(fā)展背景下，圖書(shū)館的信息化與數(shù)字化、已經(jīng)成為了一種發(fā)展的趨勢(shì)，因此也使高校圖書(shū)館辦公室的日常事務(wù)產(chǎn)生了與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展變化。筆者經(jīng)過(guò)對(duì)高校圖書(shū)館辦公事務(wù)這一課題進(jìn)行深入的分析與研究，在本文當(dāng)中重點(diǎn)闡述了了如何提升高校圖書(shū)館辦公室辦公效率的策略。

關(guān)鍵詞：高校圖書(shū)館；辦公室；辦公效率；策略

高校圖書(shū)館作為一個(gè)由具有不同分工、提供不同服務(wù)形式的諸多部門(mén)所構(gòu)成的一個(gè)大的教學(xué)整體，能夠?yàn)楦咝５目茖W(xué)研究、日常教學(xué)、服務(wù)學(xué)生等各個(gè)方面提供一個(gè)良好的平臺(tái)。作為整個(gè)圖書(shū)館的最為重要部門(mén)的高校圖書(shū)館辦公室，其整體形象集中體現(xiàn)在工作的效率與質(zhì)量方面。而想要充分體現(xiàn)出圖書(shū)館的相關(guān)職能，就必須進(jìn)一步提升圖書(shū)館辦公室的辦公效率。

1 高校圖書(shū)館辦公室的職能

通常而言，以往傳統(tǒng)的圖書(shū)館管理模式注重于收藏與管理書(shū)籍，但是在當(dāng)前伴隨著全球信息化的發(fā)展趨勢(shì)，在人們的日常生活當(dāng)中網(wǎng)絡(luò)獲得了普及化的廣泛應(yīng)用，因此也促使了圖書(shū)館的氛圍方式了變化，圖書(shū)館全部的服務(wù)方式和以往相較已經(jīng)產(chǎn)生了巨大的變化。圖書(shū)館辦公室作為圖書(shū)館整體工作的核心領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)，也應(yīng)在此新的發(fā)展形勢(shì)下來(lái)對(duì)自身的各項(xiàng)工作職能做出科學(xué)合理的全新定位。

1.1 服務(wù)保障職能

圖書(shū)館辦公室應(yīng)積極主動(dòng)的上報(bào)給圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)層客觀全面、真實(shí)有效的相關(guān)數(shù)據(jù)與資料；這即是圖書(shū)館辦公室的服務(wù)保障的基礎(chǔ)職能，同時(shí)也肩負(fù)著提供給圖書(shū)館的各個(gè)部門(mén)后勤保障的職能；以及為進(jìn)館的所有的讀者提供相關(guān)的服務(wù)工作；為能夠較好的適應(yīng)當(dāng)前圖書(shū)館整體的管理與服務(wù)模式產(chǎn)生的變化形勢(shì)，圖書(shū)館辦公室應(yīng)在立足于傳統(tǒng)的服務(wù)工作的基礎(chǔ)上，確實(shí)轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，并構(gòu)建起整個(gè)圖書(shū)館的多元化服務(wù)保障體系。以此來(lái)更好的為圖書(shū)館的各項(xiàng)工作的順利推進(jìn)提供服務(wù)保障。

1.2 綜合管理職能

在圖書(shū)館當(dāng)中辦公室與其他業(yè)務(wù)部門(mén)相較，由于其并不開(kāi)展實(shí)際的圖書(shū)館業(yè)務(wù)工作，僅是在日常工作當(dāng)中協(xié)助圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)來(lái)來(lái)進(jìn)行館內(nèi)的全面管理工作以及開(kāi)展業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。以此來(lái)體現(xiàn)其綜合管理職能。充分發(fā)揮圖書(shū)館辦公室綜合管理職能，是保障圖書(shū)館各項(xiàng)工作順利開(kāi)展的前提條件。而處于信息時(shí)代背景下的圖書(shū)館，已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)平面信息資源媒介轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊c網(wǎng)絡(luò)化的資源媒介，因此在圖書(shū)館辦公室充分體現(xiàn)出其綜合管理職能，并能夠適應(yīng)信息時(shí)代的趨勢(shì)。

1.3 溝通協(xié)調(diào)職能

溝通協(xié)調(diào)具體在圖書(shū)館的工作當(dāng)中，涵蓋了圖書(shū)館的領(lǐng)導(dǎo)與各部門(mén)工作人員、各部門(mén)工作人員與讀者彼此間產(chǎn)生的互動(dòng)交流；圖書(shū)館與館內(nèi)各個(gè)部門(mén)彼此間產(chǎn)生的互動(dòng)交流；圖書(shū)館與社會(huì)各個(gè)階層與各個(gè)單位彼此間產(chǎn)生的互動(dòng)交流；圖書(shū)館與圖書(shū)館彼此間產(chǎn)生的互動(dòng)交流。現(xiàn)今圖書(shū)館當(dāng)中的日常管理與服務(wù)，正在趨向于從圖書(shū)館內(nèi)部向社會(huì)進(jìn)行有效的延展，圖書(shū)館唯有開(kāi)展務(wù)實(shí)高效的各種溝通協(xié)調(diào)，方可充分體現(xiàn)出圖書(shū)館辦公室自身的重要連接作用，并在圖書(shū)館里開(kāi)展務(wù)實(shí)高效的各種服務(wù)。

2 有效提升高校圖書(shū)館辦公室工作效率的策略

2.1 構(gòu)建科學(xué)的管理制度

首先應(yīng)分析研究圖書(shū)館辦公室內(nèi)部工作的現(xiàn)有內(nèi)容與形式，并對(duì)辦公室的各項(xiàng)工作的具體的工作內(nèi)容、工作權(quán)責(zé)、工作量進(jìn)行深入細(xì)致的調(diào)研，并立足于掌握調(diào)研的第一手資料的前提下，來(lái)對(duì)每一個(gè)工作崗位的工作情況來(lái)進(jìn)行客觀全面的分析與研究，并提出具有針對(duì)性的工作考核管理辦法，重點(diǎn)考核工作績(jī)效完成落實(shí)的實(shí)際情況。依據(jù)實(shí)際工作要求，來(lái)制定出科學(xué)合理的《圖書(shū)館辦公室工作考核管理辦法》，對(duì)每一項(xiàng)工作流程都進(jìn)行合理的量化，并依據(jù)考核管理辦法當(dāng)中的考核標(biāo)準(zhǔn)對(duì)照落實(shí)，以此來(lái)提升工作推進(jìn)落實(shí)的實(shí)效性。

2.2 構(gòu)建起高效務(wù)實(shí)的溝通渠道

圖書(shū)館辦公室作為承上啟下的工作連接的紐帶，同時(shí)也是一個(gè)進(jìn)行互動(dòng)交流的有效溝通的渠道。因此圖書(shū)館辦公室應(yīng)與學(xué)校的各個(gè)職能管理部門(mén)構(gòu)建起良好的工作關(guān)系，以此在實(shí)際工作當(dāng)中，獲得全校各職能部門(mén)最為廣泛的支持。從而能夠構(gòu)建起學(xué)校良好的整體發(fā)展氛圍，圖書(shū)館辦公室在處理與館內(nèi)各個(gè)部門(mén)之間的關(guān)系時(shí)，應(yīng)進(jìn)行換位思考，充分考慮到其他部門(mén)的實(shí)際需求，讓館內(nèi)的整體工作能夠順利的推進(jìn)實(shí)施。

2.3 充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性

由于辦公室工作具有所涉及面較廣、事務(wù)繁多等特點(diǎn)，因此辦公人員必須具有高度的責(zé)任感，并具有為讀者提供人性化服務(wù)的奉獻(xiàn)意識(shí)。唯有充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，方可高效的完成各項(xiàng)工作任務(wù)，有效的提升工作效率與工作質(zhì)量。辦公室人員必須具有良好的團(tuán)隊(duì)精神，在實(shí)際工作當(dāng)中能夠在和同事一起團(tuán)結(jié)一致的開(kāi)展工作，

2.4 熟悉掌握計(jì)算機(jī)基本技能

由于圖書(shū)館辦公室的具有較多的工作職責(zé)，因此辦公室的工作人員必須熟悉整個(gè)工作流程，方能較好的做好本職工作。要熟悉整個(gè)辦公室工作流程，既熟悉涵蓋了辦公室的工作職責(zé)，同時(shí)也必須熟悉館內(nèi)其他部門(mén)的相關(guān)業(yè)務(wù)，唯有如此，才能在實(shí)際工作當(dāng)中和其他部門(mén)緊密合作，共同推進(jìn)工作的發(fā)展。在辦公室日常工作當(dāng)中，必須廣泛的應(yīng)用計(jì)算機(jī)開(kāi)展工作，因此辦公室工作人員必須深入學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)理論知識(shí)、掌握實(shí)際操作技能，并能夠在工作當(dāng)中熟練應(yīng)用辦公軟件的各項(xiàng)基本功能，并能夠熟練掌握與應(yīng)該圖書(shū)館系統(tǒng)管理軟件。借助于網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)來(lái)發(fā)布和獲取信息等，促進(jìn)工作效率與質(zhì)量的提升。快速上報(bào)給圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)合理、客觀全面的信息。讓圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)能夠明確的了解與掌控工作全局，進(jìn)行明確的認(rèn)知與了解，并依據(jù)科學(xué)的真實(shí)數(shù)據(jù)作為決策的重要參考。

2.5 有效利用辦公信息化系統(tǒng)

另外，為能夠高效的完成辦公室的各項(xiàng)工作任務(wù)，可通過(guò)應(yīng)用本校的信息化的辦公系統(tǒng)，將各項(xiàng)工作歸口于學(xué)校的各種管理軟件當(dāng)中，如此一來(lái)，即能夠有效的提升辦公信息化、自動(dòng)化的效率。例如：充分應(yīng)用校內(nèi)辦公軟件來(lái)錄入日常工作的實(shí)際完成情況，可從以下的整體工作思路來(lái)開(kāi)展實(shí)際工作：（1）接受上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排的工作任務(wù)；（2）立足于工作實(shí)際，來(lái)制定科學(xué)合理的工作實(shí)施計(jì)劃；（3）按照工作計(jì)劃來(lái)開(kāi)展實(shí)際工作；（4）跟進(jìn)落實(shí)工作完成情況；（5）分析與總結(jié)工作完成的具體情況，并分析工作當(dāng)中的不足，并在工作中進(jìn)行整改與落實(shí)；（6）累積工作經(jīng)驗(yàn)，充分體現(xiàn)出工作效率。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，圖書(shū)館辦公室作為一個(gè)具有較強(qiáng)綜合性與服務(wù)性的部門(mén)，開(kāi)展高效務(wù)實(shí)的辦公室工作，必須充分體現(xiàn)出所有工作人員愛(ài)崗奉獻(xiàn)、團(tuán)結(jié)一致的工作作風(fēng)。在當(dāng)前信息時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)下，唯有對(duì)圖書(shū)館辦公室職能進(jìn)行準(zhǔn)確定位，進(jìn)一步拓展工作思維，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)。并有效的提升工作效率與工作質(zhì)量，促進(jìn)高校圖書(shū)館高效的運(yùn)轉(zhuǎn)，方可在日常工作當(dāng)中較好的體現(xiàn)出高校圖書(shū)館的自身的職能作用。

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