加強儲備檔案管理數字化建設路徑探究

李靜丹

摘 要：當前，隨著互聯網信息時代的深入發展，各行各業已經逐步開始加強自身數字化建設。尤其是從文書檔案管理來說，數字化建設為儲備部門檔案管理開辟了新道路，使儲備部門檔案管理從傳統繁瑣式檔案管理模式中解脫出來，向規范化、科學化、信息化和數字化管理模式邁進。

關鍵詞：檔案管理；數字化建設；意義；路徑

各級儲備部門屬于國家戰略物資儲備管理機構，是保障國家軍事安全和經濟安全后備力量，優質高效的檔案管理對提高儲備部門管理效益來說至關重要。檔案管理主要是通過文字、圖表、音像等方式將具有重要價值的信息資料保存下來，以便于能夠結合以往資料信息作出正確的戰略性分析和決策。從當前科技發展現狀來看，儲備部門檔案管理加強數字化建設已經勢在必行。本文在此指出儲備部門實現檔案數字化管理的重要意義，并提出幾點加強檔案管理數字化建設的重要路徑。

1 檔案管理數字化建設的重要意義

（一）確保檔案管理規范進行

檔案管理工作繁瑣枯燥，傳統的手動式管理模式容易導致檔案信息出現雜亂、失真、缺失等問題，難以實現規范化、科學化的管理目標[1]。而檔案管理數字化建設則可以全面涉及管理工作中的方方面面，借助互聯網信息系統軟件對檔案各項內容實現規范化管理，大大提升了檔案管理的有序性，實現信息資源為經濟建設和社會發展提供更好地服務的目的。另外，通過加強檔案管理數字化建設還可以避免檔案信息資料被惡意撰改，提高檔案信息的真實性和全面性，這對檔案管理的規范化進行也具有重要意義。

（二）提升檔案管理工作效率

由于儲備部門檔案涉及內容繁多，在檔案管理上很容易出現錯誤，并且許多檔案內容要想查找，必須要將檔案“歸檔”后才能夠進行，而數字化建設后的檔案管理則可以利用信息技術準確呈現出當前檔案信息。通過加強檔案管理數字化建設還可以顯著提升檔案搜集、整理、歸類、分析及總結等流程效率，大大縮減工作時間，確保檔案能夠及時歸檔，讓檔案管理人員從傳統繁瑣的管理步驟中解脫出來，提升儲備物資管理局檔案管理工作效率。

（三）提高檔案內容開發利用

以往人工式檔案管理模式只能保證檔案的完整安全保管與單個文件的查找利用，實現檔案數字化管理后，各類檔案的電子文件集中存儲于計算機硬盤上，電子文件經立卷后，利用者通過檢索工具，可搜索到體現所需要信息的所有相關聯的電子文件，幫助利用者了解事情的來龍去脈，滿足利用者關于某一專題的深層次查詢需求，大大提高檔案內容開發利用效果。

2 儲備部門檔案管理數字化建設實施路徑

（一）增強數字化檔案管理建設理念

儲備部門領導及檔案管理者應增強數字化檔案管理建設觀念，加強對檔案管理數字化建設的認識，了解數字化建設必要性和緊迫性，并在系統內內展開宣傳，提高職員對數字化建設理解，從而促使系統內所有職工積極投身于檔案管理數字化建設當中。同時，儲備部門還應創新檔案管理理念，由以往靜態管理模式轉變為動態管理，結合系統內管理實際情況樹立正確數字化管理觀念。最另外，儲備部門還應從宏觀上將檔案管理數字化化建設納入自身發展戰略規劃中，在實踐中及時發現檔案數字化建設中存在的問題，準確把握問題產生的原因，，并從不同方位分析檔案管理數字化建設過程中還可能產生的弊端，盡早制定針對性解決措施。

（二）加大檔案數字化基礎設施建設

加大基礎設施建設是確保檔案管理數字化建設高效進行的前提[2]。對此，儲備部門應首先提高財政支持，確保數字化建設資金到位，為具備檔案管理工作配備計算機刻錄設備，針對重要文件、數據、信息等進行刻錄儲存，且要注意刻錄格式的通用性。購入必要軟件設備，保證管理軟件能夠正常運行，防火墻、防病毒軟件應進行自動升級，借助軟件設備保障儲備部門檔案上傳、下載等環節安全。若資金允許，儲備部門還可以適當多購入硬件設備，包括路由器、存儲設備、數據庫服務器以及圖文影響掃描設備等。除此之外，還要重視硬件設備管理，創設良好設備保管環境，確保設備處于溫度、濕度、光線適宜環境，避免磁場或腐蝕性物質對硬件設備造成損壞。

（三）完善內部數字化檔案管理體系

制度體系是確保一切項目高效、有序實施的重要條件，因此檔案管理的數字化建設也應制定出相應的管理體系來確保建設的順利進行。數字化建設是檔案管理發展的必然趨勢，對此儲備部門應制定完善的數字化檔案管理體系，實現信息資源的共享，提高檔案的使用效率和單位的辦事效率，更好的服務群眾、服務社會。完善、有效的管理體系能夠確保儲備部門檔案管理數字化建設過程得到監督和制約，確保在其建設過程滿足國家相關法律法規及章程制度要求。此外，完善管理制度還能夠顯著提升檔案管理人員工作積極性、主動性和創新性，加快檔案管理數字化建設進程。儲備物質管理局應充分利用內部管理體系加強數字化建設的監督，及時準確地發現檔案管理數字化建設中可能出現的問題或潛在隱患，及時解決或解決，確保高效、安全檔案管理數字化系統的建設。

（四）制定檔案管理安全化保障制度

數字化建設雖說對檔案管理有諸多積極意義，但隨著數字化建設進程的加快，互聯網技術帶來的信息安全性問題也越來越明顯。數字化檔案管理存在使用權限問題，容易被黑客攻擊、病毒侵襲，或第三方入侵者惡意篡改或監視，安全問題難以得到保障[3]。因此，儲備部門在進行檔案管理數字化建設過程中，還必須要制定安全化保障制度，以此確保檔案管理安全性和保密性。在數字化建設中應嚴格依照國家及儲備部門相關法律法規及章程制度來進行，制定保障制度來提高管理人員安全防患意識，避免檔案泄密、失密情況的出現。另外還利用電子身份認證系統、防火墻技術、數據加密技術、殺毒軟件等防護技術保障檔案信息安全。

（五）注重數字化檔案管理人才培養

儲備部門內部檔案管理工作枯燥、繁瑣，且檔案管理工作者晉升空間則不大，晉升難度相對較高。再加上檔案管理人員數字化信息技術欠缺，也是阻礙檔案管理數字化建設一個重要問題。因此還需加強檔案管理人員自身專業技能和綜合素質的提升，努力培養與之相符的現代信息化、數字化、專業化檔案管理人才。一方面，儲備部門應重視對系統內現有檔案管理人員數字化專業知識的培訓，鼓勵其加強繼續教育，定期對其展開培訓，并且注重培訓工作的數字化針對性，結合管理人員自身實際情況制定培訓計劃。另一方面，儲備部門還可以引入具有數字化技術知識背景的檔案管理人員，提升檔案管理人員政策待遇、薪酬待遇，優化檔案工作環境，做到能夠“吸引人才、留住人才”。除此之外，儲備部門不僅要重視提高管理人員數字信息專業技術水平，更要重視檔案管理人員綜合素質的提升。

3 結語

總而言之，在互聯網信息化發展時代下，信息高速公路進一步拓寬，數字化檔案管理將成為檔案管理現代化的必由之路。儲備部門也應順應時代形勢，全面認識檔案管理數字化建設對系統內各項事物工作開展的積極促進意義，深入探索研究出與儲備部門實際情況相符的檔案管理數字化建設路徑，逐步推動儲備部門檔案管理數字化建設腳步，為保障局內各項工作的高效開展奠定基礎。

參考文獻

[1]田爽.事業單位數字化檔案管理現狀與優化對策[J].科技傳播，2016，（02）：52-53.

[2]杜文軍.檔案管理數字化中的信息安全風險及其控制[J].辦公室業務，2016，（09）：33+35.

[3]朱建興.試論檔案管理數字化建設中的若干問題[J].管理觀察，2015，（22）：61-62+65.