高中貧困生檔案管理與利用的探究

摘 要：通過對過往高中貧困生檔案管理工作中存在的問題進行分析，探索了我校貧困生檔案管理與利用新舉措，以期促進高中貧困生檔案管理朝著規范化、制度化、信息化健康發展。

關鍵詞：高中；貧困生；檔案管理；新舉措

1 高中貧困生檔案管理與利用的必要性

我國教育改革和發展的一個焦點問題就是高中貧困生問題，不少高中都存在著家庭困難的學生，對于這些學生而言，學校的科學、公平的資助體系是為他們搭建繼續學習的平臺。而要想建立普通高中資助體系就必須重視高中貧困生檔案管理與利用。

2 我校過往貧困生檔案管理與利用的現狀

2.1 貧困生認定標準模糊，缺乏公平性和可操作性

貧困生認定標準模糊，存在缺陷。有些是班主任直觀判斷和班級民主評議或以主觀印象代替客觀考察，形式重于實際，流程散亂缺乏制度性，標準不統一，主觀性強，偏離了學生資助的本旨。此外，對因突發事件造成的家庭貧困需提供的證明材料沒有給予相關統一的規定，只憑借模糊的界定去審核材料，沒有規范統一的衡量標準。

2.2 貧困生認定材料核查困難，缺乏真實性

在貧困生資助工作中，由于高中檔案管理不合理，高中貧困生檔案工作未得到應有的重視，從而導致關于貧困生的各種第一手資料凌亂和不完整，缺乏真實性，這樣既不利于對檔案的查閱和對學生情況的了解，也不利于檔案工作順利開展。

2.3 檔案的管理和利用缺乏系統性和科學性

對于貧困生這一特殊群體的關心和政策在實踐過程中還存在一些問題。尤其在材料保存過程中，由于我校需要每一位高中貧困生每年9月份都要上交《高中學生家庭經濟困難情況調查表》、《高中階段學生家庭經濟困難學生認定申請表》、低保低收入證明材料及本人身份證和家庭戶口本復印件等材料，這些存檔的材料重復率高，不僅給學校存檔帶來巨大負擔，也會浪費學校資源和空間。

3 探索我校貧困生檔案管理與利用新舉措

3.1 提高對高中貧困生檔案管理的認識

為使師生了解資助工作要求，學校應注重業務培訓工作。首先，我校針對貧困學生，開展了兩次專題資助會議，通過宣傳、咨詢，使學生全面了解可以獲得資助的條件及相關政策及流程，使學生能夠詳細了解我省對貧困學生資助政策有關情況、操作流程、提交材料及相關注意事項，使學生不會上交無用材料或是錯誤材料，從而極大的減輕檔案歸類整理壓力。

3.2 貧困生檔案應客觀真實，采取動態的管理辦法

在全面開展貧困生檔案的建立之前，我校向全校學生公布建檔的要求及流程，并進行適當的宣傳，聆聽與收集學生的意見和建議，以達到公平、公正、公開的原則，增強學生的責任感和認同感，這樣不僅可以讓經濟有困難的學生清晰地了解貧困生檔案的意義和建立流程，同時也可對整個貧困生檔案建立細則與制度進行完善和修正。

3.3 利用現代信息技術，推動貧困生檔案管理信息化

促進現代信息技術運用到貧困生檔案信息管理中，通過計算機網絡擴大檔案資源的利用范圍和深度廣度。加強對于軟件的開發和利用，建立一個既方便又能控制利用的檔案信息網上查詢系統，使學校的局域網和國際互聯網相通，形成更大范圍的信息收集和利用，提高資源利用效率，讓檔案資料服務更多的人。

4 我校貧困生檔案管理與利用新舉措下的狀況

4.1 近年來我校檔案利用基本情況

從上表中可知我校檔案室2015至2016年圓滿完成了各項貧困生檔案接待利用工作，實現高效優質的接待利用服務。近兩年接待總量繼續保持增長態勢，相應調卷數、復印打印頁數也大幅增長，其中接待達1347人次、利用檔案2222卷、復印打印1238頁。近兩年貧困生檔案利用提高體現了人們越來越認識到檔案的各種用途及優勢，具體分為以下幾方面：

4.2 檔案利用量大，利用目的多樣

從表中可知貧困生檔案查閱人次均超百人，由于檔案具有科學公正真實的特點，所以建立起的檔案能夠被各種教學研究所利用，因此檔案利用量非常可觀。首先貧困生檔案可以讓學校了解貧困生的基本情況、個性特征和心理健康狀況，從而采取有效手段幫助解決貧困生學習、生活及心理問題，也能讓各級政府和相關管理部門準確掌握經濟困難學生家庭情況，更好的制定資助政策，提高資助政策的運行效率，讓最需要幫助的貧困家庭學生有效獲得資助。其次貧困生檔案可以用在貧困生升學中，為貧困生升學鋪平道路。

4.3 貧困生檔案在社會方面的利用

高中貧困生檔案可以為管理服務、為學術研究服務，其中心理健康檔案可以被心理研究人員用作分析研究素材。高校人員能夠通過貧困生檔案看到其中的吃苦耐勞的優秀學生，有助于選拔優秀學生，也有利于促進貧困學生得到更好的教育資源。教育管理和研究人員可以用來研究貧困生的教育與管理，促進我國教育事業的發展。

4.4 檔案導向性作用強

檔案利用真實可靠。因為是通過科學規劃出的高中貧困生檔案建立流程，在定性標準、定量標準，及根據我市最低生活保障線及當前社會的消費水平及物價水平科學界定我校貧困生的劃分標準線的情況下，使檔案真實可靠。我校老師能夠通過貧困生建檔，實時了解學生的基本情況、學生經濟困難情況、貧困學生在校期間的學習、品行及成長記錄及貧困生接受資助的文件、心理變化的測試表、學習成績表、品行進步的證明、各種獲獎的榮譽證書等觀察學生的這些變化，對教學研究具有深刻的指導作用。

4.5 新舉措下取得的成績

4.5.1我校立足自身實際，使資助工作初見成效。我校與上級資助部門和社會團體積極協調好作用關系，加強對助學金的保存和保管，專款專用，使資金用對地方，用對人，用對方式，防止私人挪用和占用。通過拓寬思路利用各種形式籌措資助經費，填補了各方面的開支，保證學校良好運轉，為學生提供了良好的學習環境，也提高了學校的競爭力。

4.5.2我校進一步規范了學生資助工作檔案管理，極大的促進了學生資助工作檔案建設的效率和質量。我校切實執行我市制定的《學生資助檔案管理制度》，根據其中規定，明確內容，責任到人。通過把新媒體技術與傳統紙質歸檔相結合的形式正確地把有價值的不同形式和載體的歷史記錄分類歸檔，堅持資助檔案管理實事求是和集中統一原則，方便查閱和了解學生各方面情況。同時通過所有資助檔案都由專人負責收集、分類、裝訂、編號、保存等工作，加強了檔案的保密性和安全性，謹防遺失。

4.5.3我校將資助檔案管理納入了中學生資助考核項目，通過督促檢查，及時發現問題及時整改；每學期召開一次資助人員業務培訓會或現場會，在明確學生資助工作檔案管理重要性的基礎上，通過培訓負責人業務以及通過現場學習不斷提高工作能力。同時通過開展貧困生咨詢和幫扶工作機制，極大的促進了老師對自己班級學生的了解和溝通，促進了班級團結友愛良好風氣的形成。

5 結論

建立健全高中貧困生檔案的管理是高中資助工作順利開展的重要依據，是促進學校資助工作事半功倍的助推器，也是構建和諧校園關系促進社會和諧穩定的基本要求。

參考文獻

[1]張健.新形勢下高校學生資助與培養教育探析[J].安徽農業大學學報（社會科學版），2008年3月.

[2]張蕊.高校困難學生資助體系的探索與實踐[J].科技信息，2008年第15期.

作者簡介

李勝（1975-），男，廣東韶關人，本科，畢業于華南師范大學，高中教師，研究方向：德育管理。