檔案信息化建設中的問題分析

王海鳳

摘要：本文對檔案信息化建設中的問題進行了分析，闡述了檔案信息化建設中遇到的問題，并提出了相應的解決措施，最后總結了檔案信息化建設中問題的重點和要點旨在找出科學的方法解決檔案信息化建設中的具體問題，促進檔案信息化建設的發(fā)展。

關鍵詞：檔案信息化建設；問題；措施

一、檔案信息化建設中存在的問題

（一）檔案信息化建設沒有受到重視

隨著科學技術不斷的發(fā)展，檔案的信息化建設也在不斷的推進，目前我國已經(jīng)要求檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展，但是在實際的檔案管理中檔案管理人員并不重視檔案信息化建設。許多企業(yè)并不重視檔案信息化建設，導致答檔案信息化建設沒有相應的資金支持和人才支持所以檔案信息化建設一直都不能順利推行。

（二）檔案信息化建設中沒有相應的軟件、設備支持

目前，各個企業(yè)在不斷的推行“無紙化”辦公，企業(yè)在辦公時主要使用OA系統(tǒng)，所有的資料都利用OA系統(tǒng)錄入電腦，但是企業(yè)使用的OA系統(tǒng)通常情況下對于文書檔案使用，但是檔案管理工作比較復雜，所以OA軟件不適合檔案的信息化建設。另外，大多數(shù)企業(yè)進行檔案管理時都沒有相應的設備，存儲檔案時一般是使用檔案室存儲，這是一種非常傳統(tǒng)的存儲方式。檔案信息化建設要求在檔案管理中應用電子設備對檔案進行管理。

（三）檔案管理信息化平臺不完善

在利用信息化的手段對檔案進行管理時，主要是通過信息化平臺實現(xiàn)的。但是，目前許多企業(yè)信息化平臺的建設并不完善，主要表現(xiàn)在以下兩個方面：其中一個方面是：檔案管理信息化平臺未完全投入使用，雖然在許多事業(yè)單位之中已經(jīng)建立起了檔案管理信息化平臺，但是大家對信息化平臺的使用率極低。這就會造成檔案管理信息化平臺空置，不僅浪費了一定的資源，還不能實現(xiàn)高效便捷對事業(yè)單位的檔案進行管理，最終導致檔案管理信息化平臺不能發(fā)揮其降低檔案管理資金的作用。另一方面是：檔案管理信息化平臺更新維護力度不夠，由于信息化的檔案管理方式還沒有在企業(yè)之中得到重視，所有在實際的檔案管理工作中，許多工作人員還是采用傳統(tǒng)方法對檔案進行管理，這就導致了大家不會去關注檔案管理信息化平臺，當然也不會對信息化平臺進行更新和維護。這會導致檔案管理信息化平臺不能獲得最新的數(shù)據(jù)，也不能得到相應的維護，容易發(fā)生故障，從而影響檔案管理工作。

（四）檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

在檔案管理信息化建設之中，并沒有強調(diào)高素質(zhì)人才的引入和培養(yǎng)，這就導致了檔案管理信息化建設缺乏專業(yè)的人才，這就是導致檔案管理信息化建設出現(xiàn)問題的人為因素。檔案管理人員素質(zhì)不高就會導致他們不能很好的應用信息化管理的管理方式對檔案進行管理。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，檔案管理人員的知識水平有限，不能適應信息化的管理手段，對計算機等基礎設施不了解。第二，檔案管理人員的專業(yè)技能不高，許多檔案管理人員的專業(yè)水平都很低，遠遠未達到業(yè)內(nèi)標準。第三，檔案管理人員工作態(tài)度不認真，檔案管理本來就是一項工作量較大的工作，又因為許多工作人員不會利用信息化的手段對檔案進行管理，他們的工作量就更大了，這難免會使檔案管理人員產(chǎn)生疲勞感，從而導致了工作態(tài)度的不認真。

二、促進檔案信息化建設的措施

（一）重視檔案信息化建設

檔案管理人員必須重視檔案信息化建設，加大信息化建設的資金投入，引進先進的檔案管理設備，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案經(jīng)常收集、分析和儲存，保證檔案信息的完整性，而且應用電子設備儲存檔案，便于檔案信息的查找。

（二）合理規(guī)劃檔案管理信息化建設

檔案管理信息化建設應該是逐步進行的，不是一蹴而就的，所以要對信息化建設進行科學合理的規(guī)劃。在信息化建設工作開展之前，要做好調(diào)研工作，同時為檔案管理信息化建設確定明確的目標，同時對檔案管理信息化建設成果進行預估，進而為事業(yè)單位檔案管理信息化建設作出科學合理的規(guī)劃，這樣才能保證檔案信息化建設順利推行。

（三）提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

檔案管理在信息化建設的過程中要注意對高素質(zhì)人才的引進和培養(yǎng)，同時對原有的檔案管理工作人員進行培訓，指導他們正確的利用信息化的手段對事業(yè)單位的檔案進行管理。同時，嚴格按照檔案管理工作人員具體標準招聘檔案管理工作人員，保證檔案管理工作人員的專業(yè)水平，從而促進檔案管理信息化建設的發(fā)展。

三、總結

隨著科技的不斷發(fā)展，對檔案管理的要求更高了，所以國家在大力推進檔案管理信息化建設的發(fā)展，但是，目前檔案管理信息化建設中還存在許多的問題：檔案信息化建設沒有受到重視、檔案信息化建設中沒有相應的軟件、設備支持、檔案管理信息化平臺不完善以及檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高等問題，所以在進行檔案管理信息化建設時要注意這些問題，對這些問題進行解決，保證檔案管理信息化建設的正常推進。

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