如何加強檔案管理工作

馮文芳

摘要：隨著社會經濟市場化的不斷發展，各行各業實現信息技術化成了必然趨勢，其中對于檔案的管理工作在新的時代下也產生了新的變化，在以前的檔案管理上主要依靠國家的政策干預，在很多檔案管理問題上工作做的不夠完善，而在新的時代下，由于信息化以及科學技術的介入，使得檔案管理工作更加科學、合理，本文從目前檔案管理的現狀出發，對新時代下如何加強檔案管理工作做了有關論述，旨在為做好檔案管理提供參考。

關鍵詞：新時代；檔案管理；現狀分析；管理特點

隨著現代社會的發展，各領域的發展信息技術和計算機技術的發展提供了條件和基礎。檔案管理是一種先進的科學管理方法，檔案管理在計算機技術和信息技術相結合所產生已成為主要的服務設施和服務基礎設施，目前在社會發展的過程中，完善檔案管理，是確保當前社會穩定發展前提。近年來，檔案管理，大力推進信息化的檔案部門，要盡量使檔案工作與社會發展同步。在目前的計算機技術的過程中被廣泛應用，對電子文件檔案管理逐步發展。在社會發展的過程中，傳統書寫的文件已陸續推出社會化的趨勢，隨著電子格式代替書面文件很快的辦公軟件，它不僅提高了辦公的速度，同時也節約了資源減少出現的環境污染。

一、檔案管理現狀分析

（一）檔案數量龐雜

我國的檔案不僅僅包含各種資源類檔案，還有很多個人的檔案等，可見我國檔案庫類型之多，類型十分復雜，個人檔案比如我國黨員的個人檔案，黨員是我國歷史使命的肩負者，所以他們的個人檔案想當重要，而中國共產黨作為世界第一大黨，黨員數量可想而知。還有我國豐富的資源檔案等等，我國檔案的數量之所以龐大就是因為他們的信息量大，這就需要管理人員對信息有很強的篩選能力，對有用的的信息保存好，對那些無關的信息要舍棄。但是我國檔案信息量的龐大是很難做到篩選的，因此這就給我國檔案管理造成了一個棘手的問題。這就說明如何做好檔案分類成了亟待解決的問題。

（二）集中檔案管理

我國在檔案管理方面的工作往往會有專門的部門負責，使管理檔案的權力集中在了以少部分人的手里，雖然這種模式可以提高檔案管理工作的效率，但是利大于弊，其反面影響使其他人無法干涉檔案管理的工作，使得各種信息比較混雜，不同信息的重要性也很難區分，這就給檔案管理的改革創新帶來了束縛，不利于檔案管理工作的發展。

（三）檔案管理效率問題

隨著社會的快速發展，不斷提高檔案管理水平的生產力的效率也將不斷提升和完善，傳統的檔案管理模式已經無法滿足日益增長的，與當前計算機技術的發展，電子文件的當前需求管理已成為由于歷史原因，在企業基礎差檔案館當前文件的主要發展，但。案卷質量不高，尤其是在各種文件的兼容性不強的書目資料，在目前，由于流程管理，不同類型的計算機軟件和計算機內存引起的各種矛盾的自動化文件管理流程，而不是標準的，所以在未來的發展過程中，電子信息文件還有待加強。

（四）檔案管理制度問題

現在，我國經濟發展想當迅速，一個嶄新的東方大國屹立在世界之林，但是我國的檔案管理體制卻沒有發生變革，還是處于以前相當落后的狀態，管理人員的管理思想也相對比較落后，，所以我國急需對檔案管理體制做適當革新。

二、新時代應如何加強檔案管理工作

（一）利用現代科技技術使檔案管理一體化

這是一個關于管理體制的問題，我們應該用一個發展的眼光，找到個事物之間的聯系，將文件管理和檔案管理相結合，使其管理體制系統化，在管理工作上相互借鑒，相互改進，這樣就有利于創新型管理模式的改進，不僅有利于檔案管理的效率，也有利于檔案管理對文件管理的監督，進而提高了檔案所管理部門工作的效率，所以我們要將文件管理與檔案管理相合并，建立一個管理一體化的檔案管理模式，提高檔案管理工作的工作效率，確保檔案管理工作的質量。

（二）創建新時代的檔案管理制度

隨著市場經濟的發展，檔案的所有權出現了多元化的改變，這就是說我們也要建立一個多樣化的檔案管理體制，在我國建國初期，我國的檔案管理體制是無論什么檔案都集中在一部人手里，而隨著現在社會的發展這種已經不適合現在的檔案特點，對于那些非國有企業的各種檔案，不需要統一由國家政府來管理，可以鼓勵他們建立自己的檔案管理體制，舍棄過去檔案管理的不利因素。或者采取分部管理代替集中管理，也可以分布管理結合集中管理同時進行的管理體制等。

（三）實現了檔案資源的共享

檔案管理隨著科學技術和不斷發展逐漸形成了一套系統化，管理制度的完整性。計算機信息技術為主要基礎和前提，檔案的開發過程中，對檔案工作發展奠定了堅實的物質基礎和思想狀況，未來檔案管理的主流趨勢必然是數據化和網絡化。

（四）對檔案管理人員要求更為嚴格

對于檔案管理人員的要求，需要他們嚴格遵守會計檔案管理規章制度，做到檔案不外借，能夠在需要時提供相關檔案的復印件，在檔案柜內不存放其他物品，保持存放環境的干燥，經常查看、打掃存放環境，使檔案管理做到安全、科學、標準。

三、結論

總的來說，做好檔案的管理工作是功在當代，利在千秋的工作，做好檔案管理工作對總結過去、指導現在、計劃未來都具有深遠的意義，我們要在不斷地工作實踐當中總結經驗，在新的時代背景下，不斷提高檔案管理工作。

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