論檔案信息化建設及其組織管理

王歡

摘 要：現如今，我國信息技術發展較為迅速，對于國家的發展產生了較為深遠的影響，這就對檔案管理工作提出了更高的要求。信息化為檔案事業的發展提供了新的挑戰，因此，加快檔案信息化建設，提升檔案信息服務水平。文章主要針對檔案信息化建設信息化的意義進行分析，并提出檔案信息化建設的方法，促進檔案信息化管理的順利進行。

關鍵詞：檔案信息化 建設 組織管理

引言

現階段，我國正處于經濟轉型的過程中，信息資源是二十一世紀最為重要的資源，為我國的經濟轉型提供了較大的發揮空間，成為了我國進入現代化的重要支持。信息化建設細化到我國檔案管理方面，就是對檔案的形式以及內容進行信息化轉變，促使檔案管理工作更具效率，實現檔案的優化共享。

1.檔案信息資源建設發展

1.1以電子文件管理為核心

從檔案數字化過渡到電子文件歸檔管理是未來檔案信息資源開發的發展方向。第一，應完善檔案數字化相關技術的標準，實現數字信息資源整合與共享。第二，應開展電子文件歸檔管理工作，盡早實現檔案工作與電子政務的融合，深化檔案信息資源建設。把電子文件歸檔管理作為檔案工作的重要內容，尤其是信息檔案部門在采購信息設備時，必須充分考慮設備存儲功能和存儲容量[1]。應明確電子文件歸檔與管理的標準，健全完善電子文件歸檔與管理的相關制度。

1.2高效整合檔案信息資源

首先，合理利用并整合檔案信息資源有助于充分發揮檔案信息的利用價值和深入檔案信息資源的開發。檔案信息化建設在信息資源開發時，應同其他相關部門聯合，促進溝通交流。政府部門應加強業務指導，規范檔案信息資源建設的相關標準，保證今后各地檔案管理部門的信息資源開發工作依據標準規范有序開展，促進區域資源共享。其次，利用 VPN 虛擬網合理有效地整合各地區檔案管理部門已建立的信息資源，最大程度地利用檔案館之間豐富的可靠的館藏信息資源，逐步建立起全國范圍的檔案綜合數據庫，為各檔案管理部門提供便捷、準確和安全的檔案信息資源。

1.3加強維權和信息安全意識

檔案信息資源在開發利用的過程中，應加強對著作權、發表權、公布權、公民隱私權、網絡傳播權等各種權利的維護意識。在檔案數據庫系統匯編作品時，往往會涉及到著作權的問題，應當使著作人權利在受保護的情況下加強知識與信息在更廣泛的流動與服務。信息安全問題深刻而直接地影響著檔案信息資源開發。因此，重視檔案信息內容的安全尤為重要，它涉及到個人隱私、商業秘密、國家安全等內容，關于這些，在開發利用時要特別留心。另外一方面是要數據庫信息和保障操作系統的安全，利用安全系數較高的操作系統，對數據庫信息進行備份，避免信息數據的丟失。檔案部門要提高檔案信息網絡安全意識，提高警惕，采用專業的訪問控制技術多網絡檔案實現全方位保護，并不斷對檔案工作人員進行信息的保密、安全教育，制定有效可行的信息管理制度和保密制度，增強檔案工作人員的信息安全意識。

2.信息法規體系建設發展

2.1出臺滿足需求的標準規范

由于地域差異使各地區檔案信息化的實際需求各異，地方人大或常委會可以自主制定地方性的相關法規和規章，出臺的標準規范可以從檔案信息化設施標準，檔案信息化工程建設規范，檔案信息化項目質量監控等方面出發，以適應本地區經濟發展的需要。依據國家立法的原則，出臺的法律規章要有強烈的針對性和可操作性，強化每一份規范的在實踐中的實際指導意義。

2.2普及全國性的法律法規

普及全國性的法律法規，有利于推動檔案工作信息化進程。然而我國許多地區的檔案組織管理缺乏對完整的而成熟的檔案信息化法規體系的認識，因此，普及全國性的法律法規已迫在眉睫。地方立法應緊緊抓住本地區檔案事業亟待解決的問題，做到“拾遺補缺”，集中力量解決制約地方檔案事業發展的重大情況，應抓住機遇，帶頭示范，由點到面，開展推廣試點，宏觀性和全局性的進行規范統一，推出符合現代檔案管理水平的地方性規范，積極配合國家檔案信息化法律法規的實施[2]。

3.檔案信息化建設的方式

對于檔案信息化管理來說，管理手段的現代化與保護技術的現代化是提升管理效率的主要途徑，加強檔案信息化建設應當做好下列幾項工作：

3.1加強橫向聯合

加強橫向聯合，有效的實現資源共享。檔案、圖書以及治療等都屬于文獻范疇，其共同工程了社會的信息服務體系。實現資源共享能夠使檔案與圖書之間分享自身的資源，方便使用者快捷的獲取更多有效的信息，且還能夠避免重復建設，節省了大量資源，更好的滿足社會的需求。

3.2加強管理團隊的建設

團隊的建設應當建立在正確的人才觀的基礎的上，部門的領導者應當有大局意識，在選定人才的過程中不能僅僅按照專業的知識掌握的情況決定，還應當考量人才的多重能力，選擇復合型人才。此外，在選定人才的過程中，應當按照個體的變化以及人才選擇標準的變化進行，要在變化中樹立“動態”意識，將人才的建設當做流動的過程[3]。除了加強選拔人才的建設外，還應當對在職人員進行培訓。對于檔案管理人員的“再教育”以及“再培訓”是檔案管理隊伍建設的關鍵之一，在職人員只有加強二次學習才能夠滿足檔案信息化建設的需求。對于在職員工的培訓通常包括實習培訓、專題討論以及知識講座等，培訓的過程一定要正規化以及程序化，還可將培訓的成績列入績效考核的范圍內，以此激發員工積極參與培訓。

3.3加強宣傳

隨著檔案管理法律法規的逐漸形成，信息化建設將會成為改變我國傳統檔案工作的新形勢，在建設檔案信息化的過程中，將會動用大量的財力物力，在建設的過程中也將會遇到各種各樣的問題。因此，相關部門應當做好充分的準備，采取相應的政府法規來對檔案信息化進行引導，加大宣傳力度，為信息化建設提供良好的環境。

3.4建立數據庫

數據庫通常是指依托先進的信息技術對于歸檔的資料進行合理的存貯。想要建立檔案數據庫就應當在前期做好準備，加強檔案的標準建設。檔案管理工作的標準化通常體現在基礎業務的建設中，假如基礎業務建設不達標，就會影響檔案數據庫的建立。因此，檔案管理工作人員應當做好基礎工作，將歸檔的標準以及規范進行整合，保證檔案數據的準確性。在建立數據庫的過程中，應當制定切實可行的計劃，避免盲目建設，可制定檢查驗收辦法以及工作流程等，保證數據庫的建設能夠有序的進行。

參考文獻

[1] 謝朝暉，袁樹青，張飛李，岳慶明.信息化建設推動檔案工作全面發展——全省檔案信息化建設現場會推介汩羅經驗[J]. 檔案時空. 2013，（12）

[2] 邵巖，高一坤，王瀟瀟，鄒飛.新時期推進高校檔案信息化建設的幾點思考[J]. 吉林工程技術師范學院學報. 2008，（11）

[3] 羅灤，傅榮校，楊樹剛，劉云飛.基于引文和內容分析法的我國數字檔案館研究綜述[J]. 浙江檔案. 2012，（02）